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請求管理の初期設定
[初期設定について][請求管理][機能・操作について]

請求管理のオプションを利用するには、施設の月極保育料や延長保育料、その他の請求パターンをコドモンに登録する必要があります。それぞれの登録方法を確認しましょう。

※登降園打刻に基づく保育料の自動計算を行うには登降園管理で打刻を開始している必要があります。

 

月極保育料/月極施設利用料

月極保育料/施設利用料の設定を行います。施設の種類によって設定方法が異なりますので、施設種別ごとにご案内します。

 

認可保育園/認定こども園/小規模保育所の場合

設定 > 保育料 から設定を行います。

 

「設定」をクリックします。

 

「保育料階層表の選択」より、該当の市区町村を設定します。
また、保育標準時間、保育短時間(認定こども園の場合は1号認定保育時間も)を設定します。
※保育料を施設で徴収しない場合にも、延長保育料の計算に必要になりますので、必ず設定してください。

 

「保育料階層表の選択」で自治体を選択すると、自動で月極保育料名が反映されます(変更も可能です)。右下の「保存」を押したら完了です。

 

認可外保育園/幼稚園/企業主導型保育園/学童/小学校/
塾/習い事/中学校/その他の場合

設定 > 保育料/施設利用料 から設定を行います。

 

週回数コース
週の利用日数、利用時間が固定の契約の場合は週回数コースで設定を行います。保育時間を入力し、利用日数/年齢ごとの料金を表に入力します。

 

月間利用時間コース:
1か月の保育時間ごとに料金設定がある場合には月間利用時間コースで設定を行います。(180時間〇円など)

月間の利用時間を入力し、年齢ごとの料金を表に入力します。
右下の「追加」ボタンを押すと、時間の枠を追加することができます。

※1ヶ月の保育時間が基準時間を超えた場合、スポット延長保育料が発生します。
例)基準保育時間:180時間、1ヶ月の総保育時間:182時33分の場合、2時間33分がスポット延長保育対象となります。
※保育時間は「降園時間」-「登園時間」で計算されます。

 

日利用時間コース:
1日の保育時間ごとに料金設定がある場合には日利用時間コースで設定を行います。(打刻してから〇時間)

週の利用日数を設定し、日の利用時間を入力し、年齢ごとの料金を表に入力します。
右下の「追加」ボタンを押すと、時間の枠を追加することができます。

※1日の保育時間が基準時間を超えた場合、スポット延長保育料が発生します。
例)基準保育時間:10時間、1日の保育時間:10時17分の場合、17分がスポット延長保育対象となります。
※保育時間は「降園時間」-「登園時間」で計算されます。

 

月極延長保育料/月極延長利用料

月極の延長がある場合に設定をします。施設の種類によって設定方法が異なりますので、施設種別ごとにご案内します。

 

認可保育園/認定こども園/小規模保育所の場合

設定 > 保育料 > 月極延長保育料 右側の「追加」をクリックします。

 

市区町村の階層を利用する場合:
「市区町村の階層」の利用するにチェックを入れると、自治体の選択ができます。
自治体選ぶと下部に階層が表示されるので、階層ごとの延長料金を入力します。

 

施設独自の延長保育料を設定している場合
「市区町村の階層」のチェックを外すと、下部に延長時間単位ごとに料金入力欄が表示されるので、それぞれ料金を入力します。

 

年齢ごとに延長料金が変わる場合は「年齢一律」のチェックを外します。また、ある日数以上延長を利用した場合は別の料金体系になる場合などは、「日数の上限」にチェックをいれます。

 

認可外保育園/幼稚園/企業主導型保育園/学童/
小学校/塾/習い事/中学校/その他の場合

コース名他、表示されている項目の設定を行います。設定に応じて、下部の料金入力欄が表示されるので、それぞれ料金を入力します。

「延長時間2」は朝と夕の両方に延長がある場合などにご利用ください。

 

更に「追加」を押すことで、複数の月極延長保育料パターンの設定をすることも可能です。

 

スポット延長保育料/スポット延長利用料

スポット延長保育料とは、通常の保育時間を超えて打刻があった場合にかかる延長保育料を自動計算するものです。

 

設定 > 保育料/施設利用料 よりスポット延長保育料の右側の「追加」をクリックします。

 

まず設定するスポット延長保育料のコース名に名前を付けます。

 

「課金単位」「延長最大料金」「税区分」などを設定します。
「延長最大料金」の設定が特にない場合は未記入のままで構いません。

 

課金単位ごとに料金が一律の場合(例:1時間の延長あたり一律100円など)は、「全時間帯一律」にチェックをいれ、「単価」の部分に金額を入力します。

※認可外保育園/幼稚園/企業主導型保育園/学童/小学校/塾/習い事/中学校/その他 の施設種別を選んでおり「月間利用時間/日利用時間コース」を選んでいる場合は「全時間帯一律」にチェックをいれないと延長料金が正しく計算されません。

 

時間帯によって延長保育料が変わる場合は「全時間帯一律」のチェックを外すと、時間帯ごとに金額を入力できるようになります。

 

設定が完了したら、「保存」を押して完了です。

 

一時保育料/一時利用料

一時保育料は登園予定が設定されていない曜日に打刻された場合に、料金を算出するための設定です。

 

設定 > 保育料/施設利用料 より一時保育料の右側の「追加」をクリックします。

 

コース名をつけます。

 

税区分の設定をします。
年齢ごとに料金が変わる場合は、「年齢一律」のチェックを外します。

 

課金単位を選択します。時間単位にした場合は「全時間帯一律」のチェックを外すと時間単位ごとに設定することも可能です。「保存」をクリックしたら完了です。

 

月極割引

月極で割引がある場合に設定をします。

 

設定 > 保育料/施設利用料 より月極割引の右側の「追加」をクリックします。

 

割引の名称や割引金額を入力しましょう。
割引金額が1000円の場合は「-1000」というように、頭に「-」をつけて入力します。
入力したら「保存」を押して完了です。

 

その他の月極項目

「バス送迎費用」や「その他月極料金」や「習い事受講料」などの項目がありますが、設定方法は同じですので、あわせてご案内します。

 

設定 > 保育料/施設利用料 より設定したい項目右側の「追加」をクリックします。

 

設定したい項目名と金額を入力し、「保存」を押したら完了です。

 

都度請求項目

月極項目は、園児台帳に紐づけることで毎月の請求に自動で反映される項目でした。

「都度請求項目」は定期的に発生するものではなく、おむつや文具などのように消費した時に請求するものを登録しておく項目です。前もって「項目名」と「金額」を登録しておくことで、生じたタイミングに数量を変更するだけで請求ができるので非常に便利です。

 

食費

「都度請求項目」では「昼食」「おやつ」「夕食」の単価を登録することができます。食費が月単位で定額の請求の場合は「その他月極料金」に登録し、園児台帳へ登録しましょう。

 

設定 > 保育料/施設利用料 より食費の右側の「追加」をクリックします。

 

税区分を設定し、利用する食費項目を設定したら右下の「保存」をクリックして完了です。

 

消耗品など費用

食費以外の消費・登録ベースで登録しておきたい都度請求する項目を登録しておきます。

 

設定 > 保育料/施設利用料 より消耗品など費用の右側の「追加」をクリックします。

 

項目名と金額を入力し、保存を押したら完了です。

 

未払い金の振替

前月までに入金管理上で未入金額がある場合、未払い金として計上する/しないなどの設定をすることができます。
※未入金額を正しく算出するためには、入金管理で入金処理を行っていただく必要があります。

 

設定 > 保育料/施設利用料 >  未払金の振替 より未払い金をどのように処理するか設定を行います。下記3パターンの設定が可能です。

 

①自動で次月に振り替える

コドモンが毎月1日(締め日の翌日)に行う請求金額の自動計算のタイミングで前月までの未払金額を算出し、自動でその月の請求金額に計上します。
計上結果は請求管理画面のトップページより確認できます。

 

②未払者を請求管理に表示する

コドモンが毎月1日に行う請求金額の自動計算のタイミングでは前月までの未払金額を算出はしますが、自動でその月の請求金額には計上しません。
未払金額は①同様請求管理画面のトップページより確認し、そこからその月の請求に計上するかどうかを選択することができます。

 

③何もしない(初期設定ではこちらの設定になっています)

「何もしない」を選択した場合、未払金が発生しても自動計上はされず、その月の請求額は未払金を含まない金額で算出されます。
この選択肢を選んだ場合でも、未払金を計上したい場合は、手動で計上することができます。計上方法は下記の「未払金計上方法」をご参照ください。

 

請求書テンプレートの管理

ここでは請求書・明細書・領収書のテンプレートの管理が行えます。

あらかじめコドモンで用意したテンプレートが設定されておりますので、そのままご利用いただくことも可能です。変更方法の詳細はこちらをご確認ください。

 

請求書に延長保育や一時保育の明細(延長した日や時間)を表示したい場合はそれぞれチェックをいれます。

 

保育料の振込口座

振込口座

設定 > 保育料/施設利用料 > 保育料の振込口座より口座を登録します。

請求書の振込先に指定したい口座を登録します。また、金融機関と直接契約をし、全銀データをコドモンで作成・出力して金融機関に提出する場合にも、全銀データを作成するために口座の登録が必要となります。

コドモンの「口座振替代行」オプションをご利用の場合で請求書を使用されない場合、この設定は不要です。

 

口座振替データ形式

金融機関と直接契約をし、全銀データをコドモンで作成・出力して金融機関に提出する場合に設定が必要です。全銀データに必要な情報になりますので、ご契約の金融機関に情報を確認して入力をお願いいたします。

 

園児の保育料設定

園の保育料や請求内容を登録したら、それを各園児に設定していく必要があります。

 

保育料設定

「園児台帳」を開きます。

 

園児/児童名を選択し、「保育料/登園時間」をクリックします。

 

「保育料を設定する」をクリックすると、「変更履歴」という箇所が右側にあらわれますので、設定を開始したい年月を選択し「作成」を押します。

 

月極保育料の設定(階層表を使用する場合)

保育料設定画面に表示が切り替わりました。
「保育料(月極)」の左側の鉛筆マークをクリックします。

 

設定した月極保育料が表示されるので、選択したい該当の項目をチェックします。

 

年齢と区分を選択します。

 

「階層を選択」にチェックをいれ、該当階層の料金を選択します。

 

第二子など割引がある場合は、割引方法にチェックをいれます。
割引方法は30%引きなど割合で割引する方法と、1000円引きのように金額を直接入力する2つの方法があります。割引がない場合は特に設定しません。設定出来たら「保存」を押します。

 

月極保育料が設定できました。

 

月極保育料の設定(独自の月極保育料設定の場合)

「保育料(月極)」の左側の鉛筆マークをクリックします。

 

設定した月極保育料を選択します。

 

該当保育料を選択し、曜日にチェックをいれます。
(「月間利用時間」を使用している場合は曜日の選択はありません。)

 

割引がある場合は、割引方法を選択して割引内容を入力して、「保存」を押します。

 

登録できました。

 

その他の月極料金の設定

その他の月極料金も同様に項目の左側の鉛筆マークから設定していきます。

延長や一時保育の対象となる時間に打刻をしたとしても、「延長保育料(スポット)」や「一時保育料」を設定していない場合は延長料金は自動計算されません。自動計算をさせたい園児/児童には上記の2項目の設定を忘れないようにしましょう。

 

園児の登園時間設定

設定したい園児を選択し、「保育料/登園予定」より「編集」をクリックします。

 

「保育開始」「保育終了」には月極保育料で設定してある保育時間が自動で反映されます。「保育開始」と「保育終了」の時間の幅から外れた打刻があった場合、スポット延長保育料の計算対象になります。

 

保育時間を変更したい場合、「保育時間を修正する」をクリックすると、「保育開始」「保育終了」の時間を修正できるようになります。

 

時間をクリックすると上記の様な画面が表示します。
変更したい時間を設定し、「他の曜日にも適用」をクリックすると他の曜日にもまとめて時間の変更を適用することができます。適用したい曜日にチェックをいれて、「設定」をクリックします。

 

「登園」「降園」は延長など料金の計算とは関係のない項目です。該当の園児/児童の登降園の予定時間を登録しておく箇所ですので、通常は保育時間と同じ時間を入力します。

 

保育時間は7:00~18:00ですが、月曜日だけは7:30に登園する場合などは「保育時間」は「7:00」のままにしておき、「登園」のみ「7:30」にしておくことで、該当の園児/児童は月曜日だけ7:30にくるということを職員で共有できます。

※ここで「保育開始」を「7:30」にしてしまうと、7:30以前の打刻が全て延長料金の計算対象になってしまうので注意しましょう。

 

「登降園時間が、保育時間の範囲を超えています。保育時間を超えないよう設定を見直してください。」というエラーメッセージは保育時間より登園時間が長い場合に表示されるエラーです。

前もって保育時間を超えることが定期的にあるとわかっている場合は、月極延長保育などを適用することが多いので、エラーを表示しています。設定に問題ない場合はこのままで大丈夫です。

 

「登園」と「降園」を保育時間とに併せてしまっていい場合は、「登降園予定時刻を保育時間に揃える」をクリックします。

 

エラーメッセージが消えて保育時間と登降園時間が揃いました。

 

登園しない曜日がある場合は、曜日をクリックすると登園予定をなくすことができます。

 

完了したら画面右上の「編集終了」を押して設定完了です!