• 6-1 コドモンの請求管理の流れを確認しよう!

    ①今までの請求管理との違いを確認する


    今までの請求管理は手計算など、手作業が多く、手間がかかる、ミスが発生するリスクも高いものです。


    コドモンではこれらを自動化することで手作業を大幅に削減します。

    ②請求管理の流れ


    初期設定を完了すれば、その後は打刻をするだけで自動的に保育料が計算されます。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日

  • 6-2 園の月極保育料を設定する

    ここからコドモン設定の肝、 保育料の設定に入っていきます。
    まずは園の月極保育料を設定していきましょう!

    ①保育料設定ページをひらく


    (1)コドモン管理画面より『設定』をクリックします。


    (2)左側のリストより『保育料』を選択します。

    ②月極保育料の設定をする


    (1)『月極保育料』の項目の右側にある『設定』ボタンをクリックします。


    (2)新しい画面が開きます。『保育料階層表の選択』より自治体を選択します。


    (3)クリックすると選択肢が表示されるので、該当自治体を選びましょう。
    ※自治体名が表示されない場合はお問い合わせください。
    自治体の追加にはおよそ1週間程いただいております。


    (4)コース名は階層を選ぶと自動で入力されます。


    (5)右側にある『料金表を表示』を押すと料金表が確認することができます。


    (6)『料金表を表示』の下に階層と料金表が表示されます。
    確認が終了したら、再度『料金表を表示』をクリックすると料金表が閉じます。
    ※料金表の金額が間違っていたり、新年度で更新などされた場合はお手数ですが、お問い合わせください。


    (7)『保育標準時間』や『保育短時間』には各区分ごとの保育時間を入力していきます。


    (8)時間の部分をクリックするとすぐ下に入力フォームが表示されます。
    時間を変更して枠外をクリックすると入力ができます。


    (9)『保存』をクリックしたら、設定完了です。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日

  • 6-3 園の月極延長保育料を設定する

    次は園ごとの月極保育料を設定していきます。

    ①保育料設定のページを開く



    (1)コドモンの管理画面より『設定』をクリックします。


    (2)左側のリストより『保育料』をクリックします。

    ②月極延長保育料を設定する


    (1)『月極延長保育料』の項目の右側にある『追加』をクリックします。


    (2)この月極保育料設定の名前を任意に入力します。


    (3)『市区町村の階層』は各自治体ごとの階層で料金を設定される場合はチェックをいれます。階層を使わない料金設定をする場合はチェックを外します。


    (4)『年齢一律』は年齢ごとに金額が変わらない場合はチェックをいれてください。年齢ごとに金額が変わる場合はチェックを外すと、下部の入力フォームが年齢ごとに入力できるようになります。


    (5)『日数の上限』には月極延長保育料に上限がある場合はチェックをいれてください。
    ※(例)10日以上利用した場合はスポット延長料金を適用する など


    (6)『課金単位』では何分(何時間)ごとに課金するかを設定します。


    (7)料金をそれぞれ入力していき、右下の『保存』を押したら完了です。


    (8)『月極延長保育料』の欄に設定した項目が追加されたら完了です。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日

  • 6-4 園のスポット延長保育料を設定する

    ここでは園ごとのスポット延長保育料の設定をしていきましょう。
    スポット延長保育料とは、設定した月極保育料の保育時間を超えた時間に対して発生する料金を設定する項目です。

    ①保育料設定ページをひらく


    (1)ダッシュボードより『設定』をクリックします。


    (2)左側のリストより『保育料』を選択します。

    ②スポット延長保育料の設定をする


    (1)『スポット延長保育料』の項目右側にある『追加』をクリックします。


    (2)このスポット延長保育料設定の名前を任意に入力します。


    (3)『課金単位』では何分(何時間)ごとに課金するかを設定します。


    (4)『延長最大料金』には『1日あたり』/『月最大の料金』の設定がある場合はそれぞれ入力します。最大料金の内容がない場合は特に入力する必要がありません。


    (5)『税区分』は『内税/非課税』か『外税』より選択します。


    (6)『料金区分』が時間帯に関係なく一定の金額の場合は『全時間帯一律』にチェックをいれます。『単価』の部分に料金を入力し、右下の『保存』を押したら完了です。

    ③延長保育料金が時間帯毎に変わる場合の設定


    (1)『料金区分』の『時間帯一律』のチェックを外します。


    (2)下部に時間帯毎の入力フォームが表示されるので、時間帯毎に保育料を入力し、右下の保存をクリックしたら完了です。

    ④土日保育がある場合

    園の基本情報』で『土曜保育』や『日曜保育』にチェックを入れた場合の設定です。チェックを入れていないとこれらの項目は表示されません。



    (1)『土曜保育』にチェックをいれると、下に『単価』の入力フォームが表示されますので、土曜日の料金を入力します。


    (2)右下の『保存』をクリックしたら完了です。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日

  • 6-5 園で設定した保育料を園児に登録しよう!

    ここまでは園全体の保育料の設定でした。 それらの設定を各園児に紐づける必要があります。 園児台帳から設定していきましょう!

    ①園児の保育料設定を開く


    (1)ダッシュボードより『園児台帳』をクリックします。


    (2)設定したい園児名をクリックし、『保育料/登園時間』をクリックします。

    ②園児毎の保育料を作成する



    (1)『保育料を設定する』をクリックします。

    (2)右側に『変更履歴』という項目が表示されるので、
    保育料設定を適用させたい月を選択し、『作成』をクリックします。

    ③月極保育料を登録する

    ここから各保育料の設定を行っていきます。まずは月極保育料を園児に設定します。


    (1)『保育料(月極)』をクリックします。


    (2)設定してあるコースから、該当するコースを選びます。


    (3)『年齢』を選びます。


    (4)『区分』を選択します。『年齢』と『区分』を選択すると、『階層を選択』が表示されるので、チェックをいれます。


    (5)下部に階層が表示されるので、該当階層の金額をクリックします。


    (6)割引がある場合は『割引方法』の『%』か『』を選択します。
    ※第二子、第三子の割引などがある場合はこちらから設定します。


    (7)『%』を選んだ場合は割引方法の詳細が表示されます。『無し』『半額』『全額免除』にチェックをいれるか、記入欄に任意の割引率を入力します。
    割引が複数ある場合は『割引2』に記入し、 ない場合は『割引2』は未記入のままで


    (8)『』を選んだ場合は記入欄に割引金額を入力します。入力が完了したら右下の『保存』をクリックします。


    (9)『保育料(月極)』に設定した内容が表示されたら完了です。

    ④月極の延長保育料を設定する

    次は月極の延長保育料を設定していきましょう。


    (1)『延長保育料(月極)』をクリックします。


    (2)設定で登録してある月極コースが表示されますので、適用するコースを選択します。


    (3)該当部分の料金をクリックします。


    (4)割引がある場合は『割引方法』の『%』か『』を選択します。
    詳細な割引の設定方法は月極保育料の設定方法と同じです。
    入力が完了したら右下の『保存』をクリックします。


    (5)『延長保育料(月極)』欄に設定した項目が表示されたら完了です。

    ⑤スポット延長保育料を設定する

    月極保育料、月極延長保育料(設定をしている場合)の保育時間を超えた場合に適用する延長料金がスポット延長保育料です。


    (1)『延長保育料(スポット)』をクリックします。


    (2)設定で登録してあるスポット延長保育料のコースが表示されるので、適用するコースを選択します。


    (3)割引がある場合は『割引方法』の『%』か『』を選択します。
    詳細な割引の設定方法は月極保育料の設定方法と同じです。
    入力が完了したら右下の『保存』をクリックします。


    (4)延長保育料(スポット)欄に設定した項目が表示されたら完了です。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日

  • 6-6 園児毎の登園パターンを設定しよう!

    園児の保育時間や登園予定を設定していきましょう。

    ①通園パターンを設定する前に保育料の設定を済ませておく


    通園パターンは保育料の設定を反映して作成されますので、
    保育料設定 ⇨ 通園パターン の順で作成しましょう。

    ②保育時間を設定する



    (1)【保育開始/保育終了】の意味

    月極保育料で設定した保育時間 + 月極延長で設定した保育時間
    の合計を記入します
    例)・月極保育料で設定した保育時間 7:00 ~ 18:00
    ・月極延長保育料で設定した延長保育時間 19時まで1時間延長
    の場合は 保育開始:7:00   保育終了:19:00となります。

    保育開始〜保育終了の時間枠を超えた場合、
    設定してあればスポット延長料金の課金対象となります。


    (2)『保育開始』『保育終了』の時間を変更したい場合は、『保育時間を修正』にチェックを入れると保育時間の修正ができるようになります。

    ③登園/降園時間を設定する


    (1) 【登園/降園】の意味
    登園/降園の予定時間です。
    こちらの時間は飽くまで予定となり保育料の請求などには影響しませんが、
    デイリーボード等に予定として表示されます。
    例)保育時間は7:00〜19:00だが、
    登園予定時間は7:30、降園予定時間は18:30という場合。

    保育開始7:00 登園7:30 降園18:30 保育終了19:00』となります。

    わからない場合は保育時間と同じ時間に設定しておきましょう。


    (2)保育時間よりも登園/降園時間の方が長い場合、注意アラートが表示されます。 間違っていなければそのままでも大丈夫です。
    間違っている場合は正しい時間に修正します。 保育時間と登園/降園予定時間が同じ場合は『登降園予定時刻を保育時間に揃える』 をクリックします。



    (3)『登降園予定時刻を保育時間に揃える』をクリックしたら、登園降園時間と保育時間が同じになり、注意アラートが消えます。


    (4)『編集終了』をクリックして設定完了です。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年9月25日

  • 6-7 請求金額を確定しよう!

    請求処理の完了まであと少しです!請求金額を確定し、保護者マイページに請求金額の反映をさせるまでの作業を確認していきましょう。

    ①請求金額を確認する


    (1)ダッシュボードより『請求管理』をクリックします。

    ②保育時間を設定する


    (2)園児ごとの保育料設定や前月の打刻を元に、毎月1日に自動計算された請求金額が反映されます。

    ③園児ごとの請求明細の確認と修正をする


    (1)園児名をクリックします。


    (2)『備考』欄には前月のスポット延長保育や一時保育を利用した日時が表示されます。


    (3)内容の修正をする場合は右上の『修正』をクリックします。



    (4)「設定 > 保育料」で設定した項目が表示されます。
    項目の追加』をクリックすると新たに請求項目の追加を行えます。
    金額や数量、項目を有効可する場合などの修正もこちらから行います。


    (5)修正が完了したら右上の『保存』をクリックして完了です。

    ③請求情報を確定する

    請求情報の確定をすると、保護者マイページに請求情報が反映されるので、しっかりと確認して確認処理を行っていきましょう。確定処理は3か所から行うことができます。


    (1)内容に間違いがないか確認し、『確定する』をクリックします。


    (2)確定は園児一覧ページの名前の右側にある『確定する』からも操作可能です。


    (3)複数人まとめて確定させたい場合は、該当園児の名前の左側にあるチェックボックスにチェックを入れ、『チェックした請求を一括確定』をクリックすると、まとめて請求確定することができます。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日

  • 6-8 請求書を発行しよう!

    コドモンの請求管理を使った請求書の発行方法をご案内していきます!

    ①『請求管理』を開く


    (1)ダッシュボードから『請求管理』をクリックします。

    ②請求書をダウンロードしよう


    (1)
    請求管理画面右上の『帳票出力』から請求書 』をクリックします。


    (2)請求書のダウンロード画面が新たに表示されます。『Excel形式』をクリックします。


    (3)コドモン上からパソコンにExcelファイルがダウンロードされます。
    左下にダウンロードしたファイルが表示されるので、確認してみましょう。
    ※ダウンロード時の表記は端末によって違う場合があるので、ご注意ください。


    (4)請求書以外にも『帳票出力』から明細書、領収書、一覧データ、口座振替データ(全銀)のなどもダウンロードすることが可能です。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日

  • 6-9 口座振替で請求する場合の操作を確認しよう!

    口座振替を行うためには2つの方法があります。
    A.集金代行会社に全銀データを送信する
    B.コドモン口座振替オプションを利用する(有料)
    それぞれについて説明していきます。

     

    【A.集金代行会社に全銀データを送信する運用の場合】

    ①保育料入金口座を設定する


    (1)ダッシュっボードから『設定』をクリックします。
    (2)左側の一覧から『保育料』をクリックします。


    (3)『保育料』を開くと上記のような画面が表示されるので、ページを下の方まで移動しましょう。


    (4)『保育料の振込口座』より振替した保育料の園の振込口座を設定していきます。
    ・『口座振替データ形式』とは園で使用している集金代行会社によって選ぶ必要がございます。ご不明な場合はお問い合わせください。
    ・『委託者コード』は集金代行会社から発行されるコードです。
    ・『全銀データ顧客番号』は園児ごとに顧客番号が提供されている場合はチェックをいれます。チェックを入れた場合は、『園児台帳』の口座情報欄に項目が追加されます。


    (5)入力が終了したら『口座情報を保存』を押して完了です。

    ②各園児の口座情報を入力する


    (1)『園児台帳』をクリックします。


    (2)設定したい園児を選択し、右上の『編集』をクリックします。
    (3)ページ下側に移動していただくと、右側に口座情報の入力フォームがあるので、口座情報を入力していきます。
    (4)右上の『保存』をクリックしたら完了です。

    ③請求を確定して全銀データを出力する


    (1)『請求管理』をクリックします。


    (2)引き落としの対象となる請求を全て『確定済』にします。
    ※請求金額があり、『確定済』の請求は全て引き落としの対象となります。引き落としの対象としたくないものは、『未確定』のままにしておきましょう。


    (3)右上の『帳票出力』をクリックし、『口座振替データ(全銀)』をクリックします。
    (4)全銀データがダウンロードされ、左下にダウンロードしたファイルが表示されます。
    ※端末によって表示が違う場合があります。

    <全銀データに反映されないケース>
    1.園児台帳で口座登録がされていない、もしくは口座情報の登録に不備がある
    (請求管理の名前の右側にカードのマークが表示されていない状態)
    2.請求が未確定
    3.金額が「0円」で確定している場合


    (5)出力したファイルを金融機関に送信しましょう。
    ※引き落としが完了後は入金結果ファイルをアップロードし、コドモンに反映させることもできます。

    【コドモン口座振替オプションを利用する(有料)】

    口座振替オプションを利用していただくと、
    1.引き落とし口座を保護者自身が保護者マイページから登録いただけます。
    ・園での煩わしい口座情報の登録作業がなくなります。
    ・口座振替依頼書類不備による確認作業がなくなります。
    2.毎月の全銀データの送付~入金結果の反映までコドモンが処理します。
    ・最初の登録作業を済ませてしまえば、毎月請求情報を確認して確定するだけになり業務負担を大きく減らすことができます。

    ④保護者の口座登録の方法


    (1)保護者マイページにログインし『サービス』をタップします。


    (2)『口座振替のご登録』をタップします。
    ※保護者マイページへの『口座振替のご登録』を表示させるタイミングはご相談ください。


    (3)『口座名義人』と『生年月日』を入力し、『口座振替登録を開始する』をクリックすると各金融機関のページに移動するので案内に沿って口座の情報を入力していきます。
    金融機関ページで情報を全て入力すると『収納機関へ戻る』(※表記は各金融機関によって違う場合があります)というボタンをタップし、確実にコドモンのページに戻ってから終了するようにしてください。

    ⑤口座振替のおおまかなスケジュール


    (1)上記は毎月の大まかなスケジュールです。
    ※毎月1日に当月の振替の正確なスケジュールが、園の基本情報に登録されている『お知らせ受信メールアドレス』宛に送られますので、ご確認をお願いします。

    記事公開日:2018年5月15日
    最終更新日:2018年6月30日