職員をコドモンに登録することで、職員ごとに画面の表示/非表示や編集の可否などの設定が行えるようになります。

まずは職員の登録から行ってみましょう。

 

職員の登録方法

職員の登録方法

「設定」　＞　「職員管理」　＞　「職員を追加」　をクリックします。

 

職員の名前を入力するフォームが表示されますので、職員名を入力し「登録」をクリックします。

 

職員の登録ができました。

 

詳細情報の編集

編集をクリックします。

 

まずは「役職」を選びましょう。

 

「所属期間」とはその職員の施設への在籍期間です。
『入社日』から『退職日』（退職日は基本的に未入力。退職や転園などが決まった場合だけ入力します）まで　を設定します。

所属期間外はIDとパスワードを入力してもログインできません。
※開園前などで職員に入社前にコドモンを使用させたい場合などは所属期間を前倒してご利用ください。

また、職員が退職した場合に、アカウントの削除を行ってしまうとその職員に関係する全てのデータ（作成した帳票や出退勤データなど）が消えてしまいます。
決して削除はせずに所属期間で管理をしましょう。

職員がコドモンにアクセスするための「ログインID」と「仮パスワード」が自動発行されます。仮パスワードには発行から1週間の有効期限があるので、期間内にログインし、IDを再設定するよう、職員にお伝えください。

クラスを受け持っている場合は「担当クラス」を設定します。
担当クラスを設定しておくと、該当アカウントでログインした際に、
担当クラスが選択された状態が初期表示となります。

また、シフト管理オプションを利用している場合は、
担当クラスを設定した職員のみが必要配置数の対象となります。

右上の「保存」をクリックしたら完了です。

記事公開日：2019年12月16日
最終更新日：2019年12月19日

職員は一括でも登録することができます。
所属する職員の人数に応じて一括登録をご利用ください。

 

職員の一括登録方法

職員の一括登録をする時は「特権ユーザ」の権限をもったアカウントでログインします。

 

「職員一括登録・編集」をクリックします。

 

注意事項を確認した上で、「既存職員情報のCSVエクスポート」をクリックします。

 

CSVファイルのダウンロードが開始され、ダウンロードが完了すると画面の左下に上記の画像のような表示がでます。該当部をクリックしてファイルを開きます。
※Googlechromeの場合の表示です。その他のブラウザの場合、表示が異なります。

 

こんなファイルが開きます。

 

1行目の項目を確認しながら、必要情報の入力をしていきます。
最低限「名前」「権限種別」「加入日」を入力しましょう。

 

※権限種別とは役職名です。コドモンの役職管理登録されている役職名と完全一致している必要があります。
例）クラス担任：〇　くらす担任：×

※上記に必要な役職が不足している場合は、役職の追加も可能です。役所管理の操作方法については次の項目で詳しくご説明します。

 

編集が完了したら、
左上の　「ファイル」　＞　「名前を付けて保存」　＞　「参照」　から
ご自身のわかりやすい場所に、わかりやすいファイル名をつけて保存をします。

※後から「保存場所がわからない・・」となる方が多く見受けられます。保存場所はしっかり確認しておきましょう。

 

コドモンの管理画面に戻ります。先ほどCSVをエクスポートしたページです。
「職員情報をインポート（ファイルの選択）」をクリックします。

 

ファイルの選択画面が表示されますので、先ほど保存したCSVファイルを見つけて選択します。

 

上記のようなプレビュー画面が表示されます。
「処理」の欄を確認し、「エラー」の表示がなければ問題なく情報の登録ができていますので、左下の「登録する」を押し、表示に沿って「OK」を押していったら完了です。

エラーの場合は何らかの入力ミスや、入力規則に沿っていない可能性があります。
プレビューの右側にエラーの内容が表示されますので、
CSVファイルを再度確認・修正して再アップロードしましょう。

 

▼「処理」に表示されるステータスと意味
追加：新規で登録される職員です。
更新：既存の情報から更新がある職員です。更新部分には色がつきます。
エラー：何らかの問題があり登録ができない職員です。エラー内容が右側に表示されます。
無し：は既存情報から特に更新のない職員です。

 

職員が追加できました。

 

 

記事公開日：2019年12月16日
最終更新日：2019年12月19日

役職ごとに権限設定をすることで各機能ごとに表示/非表示や、編集の可否などの設定を行うことができます。これにより、一般の職員には
請求情報を見せない/出退勤打刻の変更は園長のみ可能
など園の運用にあわせて詳細な設定をしていくことが可能です。

 

役職ごとの権限変更方法

「設定」　＞　「職員管理」　＞　「役職管理」　を開きます。

 

編集したい役職の行をクリックします。

 

上記のような画面が表示されます。
左側に各種機能名が表示され、右側がその機能を該当の役職においてどのような権限を与えるかという設定部分になっています。

 

例えば「請求管理」は現在「非表示」になっています。
「非表示」の場合、該当役職のアカウントでログインした場合その機能自体が表示されません。

 

該当機能の情報を変更する権限を与えたい場合は「編集可能」にします。
権限は右に行くほど強く、多くの作業を行えます。

 

各機能ごとの権限編集を終えたら右上の「保存」を押します。

 

権限の変更ができました。

 

×：非表示	該当機能へのアクセスが出来なくなります。
△：閲覧可能	該当機能へのアクセスは出来ますが、編集ができなくなります。
〇：編集可能	該当機能へのアクセスや情報の更新は可能ですが、更新時は必ず承認者による承認処理を持って完了します。
◎：承認可能	該当機能へのアクセス／編集／承認を行えます。
DL：ダウンロード可能	該当機能へのアクセス／編集／承認を行える他、園児情報などについてはCSVによるダウンロードを行う事ができます。

各種ステータスごとの詳細と記号の意味は上記の通りです。

 

役職の追加方法

「副園長」など施設によって初期値で登録されている役職で不足がある場合、
新たに役職を追加することができます。

※初期値で登録されている役職の削除や名称変更はできかねますのでご了承ください。

「役職を追加」をクリックします。

上記の画面が表示されますので、「表示名」に登録したい役職名を記入します。

作成したい役職の権限を設定し、保存します。

新たな役職を作成できました。

 

STEP2 クラスを設定しよう  |   STEP4 園児/児童の情報を登録しよう

記事公開日：2019年12月16日
最終更新日：2019年12月19日