• 保育料請求を行う前に準備する事

    毎月の保護者への保育料請求を行う前に以下の事前準備を行う必要があります。

    ①園の保育料をコドモン上に登録します

    園の保育料設定をコドモン上に反映させます。
    設定方法は「初期設定-11.保育料の設定」を参照下さい。

    ②園児ごとの保育コースを設定します

    園児毎に階層設定や月極延長保育料の申込状況などを設定します。
    設定方法は「園児台帳-園児毎の保育料の設定方法」を参照下さい。

    ③登降園時刻を記録します

    コドモンレコ」を使って園児毎の登降園時刻を記録します。
    https://www.codmon.com/functions/manual/manual_cat/attendance#manual_post454

    記事公開日:2017年4月2日
    最終更新日:2018年7月31日

  • 請求管理の流れ

    準備ができたら、毎月の保育料の自動計算・請求業務をコドモンで行うことができます。

    ①ダッシュボードより、「請求管理」をクリックします

    請求額の確定や請求書の発行を行うページに移動します。

    ②請求の自動計算

    請求管理ページに移動すると、園児名と請求額の一覧表示がされます。
    「スポット延長保育料、一時保育料計算の締め日」の設定に基づいて自動的に請求原案(前月の各園児の登降園時刻データや保育コース設定から延長保育料やその他請求金額を自動的に算出した原案)が作成され、請求管理画面で確認ができるようになります。
    ※スポット延長保育料、一時保育料計算の締め日の設定方法は「基本情報の登録」をご参照ください。

     

    ①請求月 請求対象月です。◀ ▶で月を移動できます。
    ②請求総額 請求金額の総合計および項目ごとの小計が表示されます。
    ③請求状態
    (未作成)
    対象園児の保育コースが未設定の場合、または請求情報が作成されていない状態です。「作成する」ボタンをクリックすると、請求情報を作成できるようになります。
    ④請求状態
    (未確定)
    前月の延長保育料等が自動計算された状態です。
    ⑤請求状態
    (確定済)
    ④の未確定の状態から、確認・修正の上、「確定する」をクリックすることで当月請求額を確定された状態です。

    ③請求明細を確認・修正する

    次に各園児毎の請求額が正しいかどうかの確認を行います。各園児の名前をクリックすると、請求金額の詳細が表示されます。

    ①請求履歴 過去の請求履歴を確認することができます。
    ②請求明細 該当月の請求の明細を確認することができます。
    ③確定ボタン 請求額に問題がなければ「確定」ボタンをクリックします。
    ④編集 請求額に間違いや、単価費用(都度発生する食事代など)があれば、「修正」ボタンをクリック、請求内容を編集します。

    編集画面では、単価や数量を自由に設定できます。
    「項目を追加」ボタンをクリックすると、あらかじめ設定されている項目以外も追加することができます。
    修正後、「保存」または「確定して保存」ボタンをクリックすると修正内容が保存できます。

     

    請求明細は、園児個別に修正するほか、一括でも修正が可能です。

    右上の「一括編集」をクリックします

    この画面では、表計算ソフトと同じように、コピー&貼り付けや、オートフィル機能が利用できます。

    「項目を追加」ボタンをクリックすると、その月だけでしか発生しない様な請求項目を追加する場合ことも可能です。

    ※金額を一括で入力したくない場合には、金額欄を空欄のまま追加してください。入力欄のみが新たに追加されます。

    備考の編集も可能です。対象の請求項目を範囲選択すると、その項目に対して備考を一括で追加・編集・削除を行えます。

    名前左端にチェックをいれると、対象園児様の請求情報を「確定済」・「未確定」を一括で設定することも可能です。
    また、前月までの未払金がある場合には、その金額を今回の請求に載せることができます。

    請求原案の再読み込みについて

    例えば、請求の自動計算後に、登降園打刻の時間を修正したり、園児の保育料設定を変更した場合、変更内容をもとに計算された保育料を表示させるには、請求原案の再読み込みが必要です。

    請求原案の再読込は、下記より操作できます。

    請求管理 > 右上の請求原案の再読込 ・・・全員の請求を再読み込みします

     請求管理 > 個人の請求詳細 > 右上の修正> 右上の請求原案の再読込 ・・・選択している園児のみ請求を再読み込みします

    請求原案の再読み込みには、下記の2種類があります。

    ①部分的再読み込み:園児台帳で設定されている下記の項目のみ再読み込みされます。(請求管理画面で、手動で設定した単価項目などは変更されません)

    ・月極保育料
    ・月極延長保育料
    ・スポット延長保育料
    ・一時保育料
    ・月極割引
    ・習い事受講料
    ・バス送迎費用
    ・その他月極料金

    ②全データ再読み込み:全てのデータが再読み込みされます。(請求管理画面で、手動で設定した単価項目などもクリアされます)

    ④請求の確定と請求書の発行

    ③の手順で請求明細の確認を行い、請求を確定させます。すべての園児について「確定」となれば、最後に帳票出力で、請求書の発行を行います。

    「帳票出力」をクリックし、出力したい帳票を選択すると、EXCELでダウンロードできます。

    なお、確定された請求は、保護者マイページでも公開がされます。

    ⑤請求情報をロックする

    ※請求情報のロックは、統括権限を持つ職員のみ操作可能です

    請求情報および入金情報を上書き禁止(ロック)とすることが可能です。ロックすることにより、過去の請求金額を誤って変更してしまうことを防いだり、複数園を管理しているお客様に経理管理上の「締め」作業を行うことができるようになります。また、ロックがかかっている請求情報は「請求原案の再読込」機能の対象から外れます。

    請求一覧の上部「一括ロック」をクリックすると、請求情報がロックされます。
    ロックがかかっている請求情報は状態欄に「鍵マーク」が表示されます。

    ロックを解除したい場合には、請求情報一覧の状態欄にある「ロックを解除する」ボタンをクリックします。
    ※園児ごとの明細ページにある「ロックを解除する」ボタンからも同様に解除が可能です。

    記事公開日:2017年4月8日
    最終更新日:2018年8月17日

  • 未払い金の計上

    前月までの未入金額がある場合に未払い金を自動で計上することができます。
    ※未入金額を正しく算出するためには、入金管理で入金処理を行っていただく必要があります。

    未払い金振替の設定

    設定 > 保育料 > 未払金の振替 で、未払い金をどのように処理するか設定を行います。下記3パターンの設定が可能です。

    (1)自動で次月に振り替える

    コドモンが毎月1日に行う請求金額の自動計算のタイミングで前月までの未払金額を算出し、自動でその月の請求金額に計上します。

    計上結果は請求管理画面のトップページより確認できます。

    (2)未払者を請求管理に表示する

    コドモンが毎月1日に行う請求金額の自動計算のタイミングでは前月までの未払金額を算出はしますが、自動でその月の請求金額には計上しません。

    未払金額は(1)同様請求管理画面のトップページより確認し、そこからその月の請求に計上するかどうかを選択することができます。

    (3)何もしない(初期設定ではこちらの設定になっています)

    今まで同じく請求管理をご利用いただけます。未払金の計上は手動で行うことができます。計上方法は「未払金計上方法の(2)(3)」をご参照ください。

    未払い金計上方法

    (1)請求管理画面のトップページより計上する

    未払金の振替の設定を「未払者を請求管理に表示する」を設定している場合、下記の方法で未払い金を計上できます。

    未払者が発生した場合、請求管理画面のトップページにこのように表示されます。こちらに表示される詳細から「今月の請求に計上する」ボタンをクリックすると、その月の請求に計上することができます。

    (2)各園児の請求明細ページより未払金を計上する

    園児の明細より修正ボタンをクリックすると、一番下の項目「未払金」項目が表示されます。こちらに未払金額が自動入力されますので、こちらのチェックをいれることで、その月の請求に計上することができます。

    (3)請求管理の一括編集画面より一括で未払金を計上する

    一括編集画面より計上したい園児をチェックをいれ、その後「チェックしたものを > 過去の未払金額を追加する」をクリックすることで対象園児に未払金がある場合にのみ、その月の請求に計上することができます。計上金額を確認の後、「保存」ボタンを押してください。

    運用上の注意事項

    ・正常な未払金を算出するためにはコドモンの「入金管理」画面を利用していただく必要があります。

    未払金の算出は入金管理画面の入金額のデータを元に算出しています。正しく未払い金を算出するためには、入金管理画面の入金データを入力していただき、各年度の累計残高を0もしくは正確な未払金額を表示されるよう調整してください。

    入金データの入力には各月の紙幣アイコンボタンの「全入金」ボタンもご活用ください。請求額と同額が入金されます。

    ・未払金の再計算を行うためには?

    入金管理画面で調整を行うなどをし、再度未払金の再計算を行いたい場合には「請求原案の再読込 > 部分的再読込」により未払金の再計算を行います。

    請求原案の再読込を行うと、未払金の再計算の他に延長料金なども同時に再計算されますのでご留意ください。

    記事公開日:2018年7月31日

  • 口座振替データの作成

    コドモンでは、園児別の請求金額を口座振替データファイル(全銀フォーマット)で出力することができます。口座振替データファイル(全銀フォーマット)とは、毎月の保護者請求を口座振替にて徴収する際に、園児別の請求金額をネットバンキングやファクタリングサービスに対して一括で送信するために用いられるデータ形式です。

    ①園で契約されている金融機関の情報を設定します

    設定>保育料>保育料の振込口座 にて、下記の設定を行います。

    ①契約されている金融機関の情報を入力します。

    ②口座振替データ形式を選択します。
    「口座振替データ(全銀)とは?」をクリックすると、現在対応している金融機関の一覧と、選択パターンが表示されます。こちらを参考に設定を行ってください。
    ※ご利用の金融機関が一覧にない場合は、全銀データの仕様書をご用意の上、コールセンターまでご連絡ください。対応可能かお調べいたします。

    ③委託者コードを入力します。

    ④引落し月日を設定します。当月/翌月の何日、という設定が可能です。

    ⑤全銀データ顧客番号の入力有無を設定します。

    ②園児台帳で、引落口座を設定します

    園児台帳>各園児の基本情報で、金融機関情報欄に各園児ごとの引落口座を設定します。

    ※金融機関コード、支店コードも設定してください。
    ※口座名義はカナ・半角英数字・記号で入力してください。
    ※全銀データ顧客番号は、金融機関によって有無が異なります。必要時のみ入力してください。

    ③請求管理で請求金額を確定します

    請求管理画面で、請求金額を確定します。

    園児台帳で引落し口座を設定しており、かつ確定している請求が引落しデータの対象になります。口座設定が完了している園児は、名前横にカードのマークが表示されています。

    ④口振振替データを出力し、金融機関に送信します

    必要な請求の確定処理がおわったら、右上の「帳票出力」→「口座振替データ(全銀)」より、口座振替データを出力します。

    金融機関指定の方法で、口座振替データを送信してください。

    記事公開日:2018年7月31日

  • 入金の管理方法

    入金の管理もコドモン上で行うことができます。

    入金の管理は
    「請求管理」 > 「入金管理」 より行います。

     

    ①手入力で入金を管理する方法

    (1)「入金情報」のセルをクリックすると、「入金情報の編集」という画面が表示されますので、

    ・「入金額」
    ・「入金日」
    ・「入金種別」

    ※「入金種別」は「銀行振込・口座振替・手渡し・修正」より選択できます。
    ※「修正」はデータ管理上整合性をとる際などに使用ください。通常は使用しません。

    を入力・管理することが可能です。

     

    ②全銀データ形式の入金データを利用して管理する方法

    (1)「請求管理」 > 「入金管理」
    より「振替結果インポート(全銀データ形式)」をクリックします。

    (2)振替結果情報のインポート(ファイルの選択)をクリックし、全銀データ形式の入金データをインポートします。

    (3)正しくインポートされると振替結果が画面の下部に表示されます。
    振替の内容を確認し問題なければ、振替日を設定し登録するをクリックすると、入金管理に振替結果が反映されます。

    ※インポートで入金データを登録した場合、「入金種別」は「振替」が自動で選択されます。
    ※「振替日」のデフォルト値は入金データ内の振替日です。

     

    ③口座振替オプションを使用している場合の入金の管理方法

    (1)その月の口座振替処理が完了すると
    「請求管理」の上部に「口座振替処理が完了しました。こちらより入金内容を確定してください。」というリンクが表示されますので、クリックします。

    (2)振替結果が画面の下部に表示されます。
    振替の内容を確認し問題なければ、振替日を設定し登録するをクリックすると、入金管理に振替結果が反映されます。

    ※インポートで入金データを登録した場合は、「入金種別」は「振替」が自動で選択されます。
    ※「振替日」のデフォルト値は入金データ内の振替日です。

    記事公開日:2018年10月31日
    最終更新日:2018年10月30日

  • 振替結果インポート時のステータスとエラーメッセージ一覧

    処理項目が「支払」の場合

    正常に振替処理も行われ、入金管理に入金できる状態です。

    処理項目が「支払済」の場合

    正常に振替処理は行われていますが、既に入金管理で入金済の状態のため(入金管理に既に金額が登録されている状態)、新たにデータを登録できない状態です。

    処理項目が「エラー」の場合

    エラーには複数の内容があります。
    大きく分けると「振替エラー」と「振替はできているがコドモンに登録されている情報と相違によるエラー」の2種類です。

    〇振替のエラー(振替ができていない)

    1.資金不足

    口座に振替金額分の資金が預けられていなかった場合のエラー。

    2.取引なし

    園児台帳に登録されている口座情報が間違っている際のエラー(存在しない口座情報)。

     

    3.預金者の都合による振替停止

    保護者側が該当口座を振替停止設定した場合のエラー。

     

    4.口座振替依頼書なし

    園児台帳に登録されている口座情報が口座振替依頼できていない場合のエラー。
    提出は済んでいても振替処理の段階で口座振替登録が間に合っていない可能性などがあります。

     

    5.委託者の都合による振替停止

    弊社(コドモン)側が意図的に振替を停止した場合のエラー。
    (通常は起こりません。)

    6.(上記のエラー)+ 該当する園児がいません

    全銀データ上の口座情報とコドモンの登録されている園児の口座情報とどれも一致せず、かつ振替処理が失敗している場合のエラーです。

    〇振替はできているがコドモンに登録されている情報と相違によるエラー

    7.該当する園児がいません(振替処理は正常に完了しております)

    全銀データ上の口座情報とコドモンの登録されている園児の口座情報とどれも一致しない場合のエラーです。ただし振替処理は正常に実施されています。

    8.振替金額が一致しません

    全銀データ上の振替金額と入金管理画面の請求確定金額が一致していない場合のエラーです。振替処理は正常に実施されています。

    記事公開日:2018年11月19日
    最終更新日:2018年11月29日