毎月の保護者への保育料請求を行う前に以下の事前準備を行う必要があります。
大まかな流れを下記にご案内いたします。

 

1.施設の保育料をコドモン上に登録する

施設の保育料設定をコドモン上に反映させます。
操作方法については保育料設定をコドモンに登録するをご確認ください。

2.園児/児童ごとの保育料設定や登園予定を設定する

園児/児童毎に階層設定や月極延長保育料の申込状況などを設定します。
操作方法については園児に保育料/登園時間の登録をするをご確認ください。

3.登降園時刻をコドモンで記録する

「コドモンレコ」を使って園児/児童毎の登降園時刻を記録します。
設定や登降園打刻の開始方法などについてはこちらのマニュアルをご確認ください。

4.実際の請求までの流れを確認する

登降園打刻や設定した保育料設定に基づいて請求内容が締め日の翌日に自動生成されます。内容を確認・修正し、請求内容の確定作業や請求書を用いて請求するまでの流れはこちらからご確認ください。

5.全銀データの作成方法

施設独自に金融機関と提携して口座振替等を行われている場合、
コドモンでは作成した請求情報を元に全銀データを作成することができます。
全銀データの作成方法についてはこちらをご確認ください。

※コドモンの口座振替オプションを使用する

コドモンでは、毎月請求管理オプションで作成した請求額を確定いただくだけで、
保護者口座から自動引き落としができる口座振替代行サービスもご用意しております。

施設独自に金融機関と提携等はしておらず、現金徴収や銀行振り込みなどで対応していてお金の取り扱いにかかる事務作業の負担軽減を検討されている施設様はご検討いただけますと幸いです。口座振替オプションに関する詳細はこちらをご確認ください。

6.入金情報の管理をする

コドモンでは入金情報を管理することも可能です。
入金の管理方法についてはこちらをご確認ください。

7.未払い金の管理方法を決める

未払い金が発生した場合、翌月にどのような処理をするか設定が可能です。
設定方法についてはこちらをご確認ください。

記事公開日：2017年4月2日
最終更新日：2020年6月9日

請求の作成を行うにはまず施設の保育料設定や園児/児童の保育料設定をコドモンに登録していく必要があります。それらの設定から請求書を作成するまでの流れを説明します。

1.施設の月極保育料を設定する

 

保育料の設定ページを開く

コドモン管理画面より『設定』をクリックします。

左側のメニューより『請求管理』を選択します。

 

月極保育料の設定をする

『月極保育料』の項目の右側にある『設定』ボタンをクリックします。

新しい画面が開きます。『保育料階層表の選択』より自治体を選択します。

クリックすると選択肢が表示されるので、該当自治体を選びましょう。
※自治体名が表示されない場合はお問い合わせください。
自治体の追加にはおよそ1週間程いただいております。

コース名は階層を選ぶと自動で入力されます。

右側にある『料金表を表示』を押すと料金表が確認することができます。

『料金表を表示』の下に階層と料金表が表示されます。
確認が終了したら、再度『料金表を表示』をクリックすると料金表が閉じます。
※料金表の金額が間違っていたり、新年度で更新などされた場合はお手数ですが、お問い合わせください。

『保育標準時間』や『保育短時間』には各区分ごとの保育時間を入力していきます。

時間の部分をクリックするとすぐ下に入力フォームが表示されます。
時間を変更して枠外をクリックすると入力ができます。

『保存』をクリックしたら、設定完了です。

 

2.施設の月極延長保育料を設定する

次は月極延長保育料を設定方法です。

『月極延長保育料』の項目の右側にある『追加』をクリックします。

この月極保育料設定の名前を任意に入力します。

『市区町村の階層』は各自治体ごとの階層で料金を設定される場合はチェックをいれます。階層を使わない料金設定をする場合はチェックを外します。

『年齢一律』は年齢ごとに金額が変わらない場合はチェックをいれてください。年齢ごとに金額が変わる場合はチェックを外すと、下部の入力フォームが年齢ごとに入力できるようになります。

『日数の上限』には月極延長保育料に上限がある場合はチェックをいれてください。
※（例）10日以上利用した場合はスポット延長料金を適用する など

『課金単位』では何分（何時間）ごとに課金するかを設定します。

料金をそれぞれ入力していき、右下の『保存』を押したら完了です。

『月極延長保育料』の欄に設定した項目が追加されたら完了です。

 

3.施設のスポット延長保育料を設定する

スポット延長保育料とは、設定した月極保育料の保育時間を超えた時間に対して発生する料金を設定する項目です。

スポット延長保育料の基本的な設定方法

『スポット延長保育料』の項目右側にある『追加』をクリックします。

このスポット延長保育料設定の名前を任意に入力します。

『課金単位』では何分（何時間）ごとに課金するかを設定します。

『延長最大料金』には『1日あたり』/『月最大の料金』の設定がある場合はそれぞれ入力します。最大料金の内容がない場合は特に入力する必要がありません。

『税区分』は『内税/非課税』か『外税』より選択します。

『料金区分』が時間帯に関係なく一定の金額の場合は『全時間帯一律』にチェックをいれます。『単価』の部分に料金を入力し、右下の『保存』を押したら完了です。

 

延長保育料金が時間帯毎に変わる場合の設定

(1)『料金区分』の『時間帯一律』のチェックを外します。

(2)下部に時間帯毎の入力フォームが表示されるので、時間帯毎に保育料を入力し、右下の保存をクリックしたら完了です。

 

土日保育がある場合

『園/施設の基本情報』で『土曜保育』や『日曜保育』にチェックを入れた場合の設定です。チェックを入れていないとこれらの項目は表示されません。

『土曜保育』にチェックをいれると、下に『単価』の入力フォームが表示されますので、土曜日の料金を入力します。

右下の『保存』をクリックしたら完了です。

記事公開日：2018年5月15日
最終更新日：2020年6月8日

1.保育料を園児/児童毎に登録する

 

施設全体の保育料の設定が完了したら、
それらの設定を各園児/児童に紐づける必要があります。
設定は園児/児童台帳から各園児/児童ごとに行います。

 

園児/児童の保育料設定を開く

ダッシュボードより『園児/児童台帳』をクリックします。

設定したい園児/児童名をクリックし、『保育料/登園時間』をクリックします。

園児/児童毎の保育料を作成する

『保育料を設定する』をクリックします。

右側に『変更履歴』という項目が表示されるので、
保育料設定を適用させたい月を選択し、『作成』をクリックします。

 

月極保育料を登録する

ここから各保育料の設定を行っていきます。まずは月極保育料を園児/児童に設定します。

『保育料（月極）』をクリックします。

設定してあるコースから、該当するコースを選びます。

『年齢』を選びます。

『区分』を選択します。『年齢』と『区分』を選択すると、『階層を選択』が表示されるので、チェックをいれます。

下部に階層が表示されるので、該当階層の金額をクリックします。

割引がある場合は『割引方法』の『%』か『円』を選択します。
※第二子、第三子の割引などがある場合はこちらから設定します。

『%』を選んだ場合は割引方法の詳細が表示されます。『無し』『半額』『全額免除』にチェックをいれるか、記入欄に任意の割引率を入力します。
割引が複数ある場合は『割引2』に記入し、 ない場合は『割引2』は未記入のままで

『円』を選んだ場合は記入欄に割引金額を入力します。
入力が完了したら右下の『保存』をクリックします。

『保育料（月極）』に設定した内容が表示されたら完了です。

 

月極の延長保育料を設定する

次は月極の延長保育料を設定していきましょう。

『延長保育料（月極）』をクリックします。

設定で登録してある月極コースが表示されますので、適用するコースを選択します。

該当部分の料金をクリックします。

割引がある場合は『割引方法』の『%』か『円』を選択します。
詳細な割引の設定方法は月極保育料の設定方法と同じです。
入力が完了したら右下の『保存』をクリックします。

『延長保育料（月極）』欄に設定した項目が表示されたら完了です。

 

スポット延長保育料を設定する

月極保育料、月極延長保育料（設定をしている場合）の保育時間を超えた場合に適用する延長料金がスポット延長保育料です。

『延長保育料（スポット）』をクリックします。

設定で登録してあるスポット延長保育料のコースが表示されるので、適用するコースを選択します。

割引がある場合は『割引方法』の『%』か『円』を選択します。
詳細な割引の設定方法は月極保育料の設定方法と同じです。
入力が完了したら右下の『保存』をクリックします。

延長保育料（スポット）欄に設定した項目が表示されたら完了です。

 

2.園児/児童毎に登園パターンを設定する

園児/児童の保育時間や登園予定を設定していきましょう。

 

通園パターンを設定する前に保育料の設定を済ませておく

通園パターンは保育料の設定を反映して作成されますので、
保育料設定　⇨　通園パターン　の順で作成しましょう。

 

保育時間を設定する

【保育開始/保育終了】の意味
月極保育料で設定した保育時間 ＋ 月極延長で設定した保育時間
の合計を記入します
例）・月極保育料で設定した保育時間　7:00 ~ 18:00
・月極延長保育料で設定した延長保育時間　19時まで1時間延長
の場合は　保育開始：7:00   保育終了：19:00となります。

の保育開始〜保育終了の時間枠を超えた場合、
設定してあればスポット延長料金の課金対象となります。

『保育開始』『保育終了』の時間を変更したい場合は、『保育時間を修正』にチェックを入れると保育時間の修正ができるようになります。

 

登園/降園時間を設定する

 

 

 

 

 

 

 

【登園/降園】の意味
登園/降園の予定時間です。
こちらの時間は飽くまで予定となり保育料の請求などには影響しませんが、
デイリーボード等に予定として表示されます。
例）保育時間は7:00〜19:00だが、
登園予定時間は7:30、降園予定時間は18:30という場合。

『保育開始7:00　登園7:30　降園18:30　保育終了19:00』となります。

わからない場合は保育時間と同じ時間に設定しておきましょう。

保育時間よりも登園/降園時間の方が長い場合、注意アラートが表示されます。 間違っていなければそのままでも大丈夫です。

間違っている場合は正しい時間に修正します。 保育時間と登園/降園予定時間が同じ場合は『登降園予定時刻を保育時間に揃える』 をクリックします。

『登降園予定時刻を保育時間に揃える』をクリックしたら、登園降園時間と保育時間が同じになり、注意アラートが消えます。

『編集終了』をクリックして設定完了です。

記事公開日：2018年5月15日
最終更新日：2020年6月9日

園児/児童毎の保育料設定および登園予定の登録まで完了しましたら、
登降園の打刻を行います。打刻情報などを元にしたスポット延長保育料や一時保育料が、翌月の請求に自動反映されます。

登降園打刻の設定や使用方法に関してはこちらをご確認ください。

記事公開日：2019年9月13日
最終更新日：2020年6月9日

準備ができたら、毎月の保育料の自動計算・請求業務をコドモンで行うことができます。

請求の自動計算

請求管理ページに移動すると、園児/児童名と請求額の一覧表示がされます。
「スポット延長保育料、一時保育料計算の締め日」の設定に基づいて自動的に請求原案（前月の各園児/児童の登降園時刻データや保育コース設定から延長保育料やその他請求金額を自動的に算出した原案）が作成され、請求管理画面で確認ができるようになります。

園児/児童ごとの保育料設定や前月の打刻を元に、月末締めの場合は毎月1日に自動計算された請求金額が反映されます。
※スポット延長保育料、一時保育料計算の締め日の設定方法は「基本情報の登録」をご参照ください。

 

①請求月	請求対象月です。◀ ▶で月を移動できます。
②請求総額	請求金額の総合計および項目ごとの小計が表示されます。
③請求状態 （未作成）	対象園児/児童の保育コースが未設定の場合、または請求情報が作成されていない状態です。「作成する」ボタンをクリックすると、請求情報を作成できるようになります。
④請求状態 （未確定）	前月の延長保育料等が自動計算された状態です。
⑤請求状態 （確定済）	④の未確定の状態から、確認・修正の上、「確定する」をクリックすることで当月請求額を確定された状態です。

請求明細を確認・修正する

次に各園児/児童毎の請求額が正しいかどうかの確認を行います。各園児/児童の名前をクリックすると、請求金額の詳細が表示されます。

①請求履歴	過去の請求履歴を確認することができます。
②請求明細	該当月の請求の明細を確認することができます。
③確定ボタン	請求額に問題がなければ「確定」ボタンをクリックします。
④編集	請求額に間違いや、単価費用（都度発生する食事代など）があれば、「修正」ボタンをクリック、請求内容を編集します。

編集画面では、単価や数量を自由に設定できます。
「項目を追加」ボタンをクリックすると、あらかじめ設定されている項目以外も追加することができます。
修正後、「保存」または「確定して保存」ボタンをクリックすると修正内容が保存できます。

 

請求明細は、園児/児童個別に修正するほか、一括でも修正が可能です。

右上の「一括編集」をクリックします

 

この画面では、表計算ソフトと同じように、コピー＆貼り付けや、オートフィル機能が利用できます。

 

 

「項目を追加」ボタンをクリックすると、その月だけでしか発生しない様な請求項目を追加する場合ことも可能です。

※金額を一括で入力したくない場合には、金額欄を空欄のまま追加してください。入力欄のみが新たに追加されます。

備考の編集も可能です。対象の請求項目を範囲選択すると、その項目に対して備考を一括で追加・編集・削除を行えます。

 

 

名前左端にチェックをいれると、対象園児様の請求情報を「確定済」・「未確定」を一括で設定することも可能です。
また、前月までの未払金がある場合には、その金額を今回の請求に載せることができます。

 

請求原案の再読み込みについて

例えば、請求の自動計算後に、登降園打刻の時間を修正したり、園児/児童の保育料設定を変更した場合、変更内容をもとに計算された保育料を表示させるには、請求原案の再読み込みが必要です。

請求原案の再読込は、下記より操作できます。

請求管理 > 右上の請求原案の再読込 ・・・全員の請求を再読み込みします

 

 

 請求管理 > 個人の請求詳細 > 右上の修正> 右上の請求原案の再読込 ・・・選択している園児/児童のみ請求を再読み込みします

請求原案の再読み込みには、下記の2種類があります。

①部分的再読み込み：園児/児童台帳で設定されている下記の項目のみ再読み込みされます。（請求管理画面で、手動で設定した単価項目などは変更されません）

・月極保育料
・月極延長保育料
・スポット延長保育料
・一時保育料
・月極割引
・習い事受講料
・バス送迎費用
・その他月極料金

②全データ再読み込み：全てのデータが再読み込みされます。（請求管理画面で、手動で設定した単価項目などもクリアされます）

 

請求の確定

③の手順で請求明細の確認・修正を行い、請求内容に間違いがなければ請求を『確定』します。

請求書の発行

すべての園児/児童の請求内容を「確定」したら、
必要に応じてに帳票出力から、請求書の発行を行います。

「帳票出力」をクリックし、出力したい帳票を選択すると、EXCELでダウンロードできます。

なお、確定された請求は、保護者マイページでも公開がされます。

 

請求情報をロックする

※請求情報のロックは、統括権限を持つ職員のみ操作可能です

請求情報および入金情報を上書き禁止（ロック）とすることが可能です。ロックすることにより、過去の請求金額を誤って変更してしまうことを防いだり、複数施設を管理しているお客様に経理管理上の「締め」作業を行うことができるようになります。また、ロックがかかっている請求情報は「請求原案の再読込」機能の対象から外れます。

請求一覧の上部「一括ロック」をクリックすると、請求情報がロックされます。
ロックがかかっている請求情報は状態欄に「鍵マーク」が表示されます。

ロックを解除したい場合には、請求情報一覧の状態欄にある「ロックを解除する」ボタンをクリックします。
※園児/児童ごとの明細ページにある「ロックを解除する」ボタンからも同様に解除が可能です。

記事公開日：2017年4月8日
最終更新日：2020年6月19日

コドモンでは、園児/児童別の請求金額を口座振替データファイル（全銀フォーマット）として出力することもできます。
口座振替データファイル（全銀フォーマット）とは、毎月の保護者請求を口座振替にて徴収する際に、園児/児童別の請求金額をネットバンキングやファクタリングサービスに対して一括で送信するために用いられるデータ形式です。

 

1.施設で契約されている金融機関の情報を設定する

設定＞請求管理＞保育料の振込口座　にて、下記の設定を行います。

①契約されている金融機関の情報を入力します。

②口座振替データ形式を選択します。
「口座振替データ（全銀）とは？」をクリックすると、現在対応している金融機関の一覧と、選択パターンが表示されます。こちらを参考に設定を行ってください。
※ご利用の金融機関が一覧にない場合は、全銀データの仕様書をご用意の上、コールセンターまでご連絡ください。対応可能かお調べいたします。

③委託者コードを入力します。

④引落し月日を設定します。当月／翌月の何日、という設定が可能です。

⑤全銀データ顧客番号の入力有無を設定します。

2.園児/児童台帳で、引落口座を設定する

園児/児童台帳＞各園児/児童の基本情報で、金融機関情報欄に各園児/児童ごとの引落口座を設定します。

※金融機関コード、支店コードも設定してください。
※口座名義はカナ・半角英数字・記号で入力してください。
※全銀データ顧客番号は、金融機関によって有無が異なります。必要時のみ入力してください。
※ゆうちょ銀行のデータの登録の際はこちらをご参考にご対応お願いします。

3.請求管理で請求金額を確定する

請求管理画面で、請求金額を確定します。

園児/児童台帳で引落し口座を設定しており、かつ確定している請求が引落しデータの対象になります。口座設定が完了している園児/児童は、名前横にカードのマークが表示されています。

4.口振振替データを出力し、金融機関に送信する

必要な請求の確定処理がおわったら、右上の「帳票出力」→「口座振替データ（全銀）」より、口座振替データを出力します。

金融機関指定の方法で、口座振替データを送信してください。

※コドモン口座振替オプションを利用する（有料）

口座振替オプションを利用していただくと、
1.引き落とし口座を保護者自身が保護者マイページから登録いただけます。
・施設での煩わしい口座情報の登録作業がなくなります。
・口座振替依頼書類不備による確認作業がなくなります。
2.毎月の全銀データの送付～入金結果の反映までコドモンが処理します。
・最初の登録作業を済ませてしまえば、毎月請求情報を確認して確定するだけになり業務負担を大きく減らすことができます。

口座振替オプションの詳細についてはこちらをご確認ください。

記事公開日：2018年7月31日
最終更新日：2020年10月6日

入金の管理もコドモン上で行うことができます。

入金の管理は
「請求管理」　＞　「入金管理」　より行います。

 

①手入力で入金を管理する方法

(1)「入金情報」のセルをクリックすると、「入金情報の編集」という画面が表示されますので、

・「入金額」
・「入金日」
・「入金種別」

※「入金種別」は「銀行振込・口座振替・手渡し・修正」より選択できます。
※「修正」はデータ管理上整合性をとる際などに使用ください。通常は使用しません。

を入力・管理することが可能です。

 

②全銀データ形式の入金データを利用して管理する方法

(1)「請求管理」　＞　「入金管理」
より「振替結果インポート（全銀データ形式）」をクリックします。

(2)振替結果情報のインポート（ファイルの選択）をクリックし、全銀データ形式の入金データをインポートします。

(3)正しくインポートされると振替結果が画面の下部に表示されます。
振替の内容を確認し問題なければ、振替日を設定し登録するをクリックすると、入金管理に振替結果が反映されます。

※インポートで入金データを登録した場合、「入金種別」は「振替」が自動で選択されます。
※「振替日」のデフォルト値は入金データ内の振替日です。

 

③口座振替オプションを使用している場合の入金の管理方法

(1)その月の口座振替処理が完了すると
「請求管理」の上部に「口座振替処理が完了しました。こちらより入金内容を確定してください。」というリンクが表示されますので、クリックします。

(2)振替結果が画面の下部に表示されます。
振替の内容を確認し問題なければ、振替日を設定し登録するをクリックすると、入金管理に振替結果が反映されます。

※インポートで入金データを登録した場合は、「入金種別」は「振替」が自動で選択されます。
※「振替日」のデフォルト値は入金データ内の振替日です。

記事公開日：2018年10月31日
最終更新日：2020年6月8日

前月までの未入金額がある場合に未払い金を自動で計上することができます。
※未入金額を正しく算出するためには、入金管理で入金処理を行っていただく必要があります。

未払い金振替の設定

設定 > 請求管理> 未払金の振替　で、未払い金をどのように処理するか設定を行います。下記3パターンの設定が可能です。

（１）自動で次月に振り替える

コドモンが毎月1日に行う請求金額の自動計算のタイミングで前月までの未払金額を算出し、自動でその月の請求金額に計上します。

計上結果は請求管理画面のトップページより確認できます。

（２）未払者を請求管理に表示する

コドモンが毎月1日に行う請求金額の自動計算のタイミングでは前月までの未払金額を算出はしますが、自動でその月の請求金額には計上しません。

未払金額は（１）同様請求管理画面のトップページより確認し、そこからその月の請求に計上するかどうかを選択することができます。

（３）何もしない（初期設定ではこちらの設定になっています）

今まで同じく請求管理をご利用いただけます。未払金の計上は手動で行うことができます。計上方法は「未払金計上方法の（２）（３）」をご参照ください。

未払い金計上方法

（１）請求管理画面のトップページより計上する

未払金の振替の設定を「未払者を請求管理に表示する」を設定している場合、下記の方法で未払い金を計上できます。

未払者が発生した場合、請求管理画面のトップページにこのように表示されます。こちらに表示される詳細から「今月の請求に計上する」ボタンをクリックすると、その月の請求に計上することができます。

（２）各園児/児童の請求明細ページより未払金を計上する

園児/児童の明細より修正ボタンをクリックすると、一番下の項目「未払金」項目が表示されます。こちらに未払金額が自動入力されますので、こちらのチェックをいれることで、その月の請求に計上することができます。

（３）請求管理の一括編集画面より一括で未払金を計上する

一括編集画面より計上したい園児/児童をチェックをいれ、その後「チェックしたものを > 過去の未払金額を追加する」をクリックすることで対象園児/児童に未払金がある場合にのみ、その月の請求に計上することができます。計上金額を確認の後、「保存」ボタンを押してください。

運用上の注意事項

・正常な未払金を算出するためにはコドモンの「入金管理」画面を利用していただく必要があります。

未払金の算出は入金管理画面の入金額のデータを元に算出しています。正しく未払い金を算出するためには、入金管理画面の入金データを入力していただき、各年度の累計残高を0もしくは正確な未払金額を表示されるよう調整してください。

入金データの入力には各月の紙幣アイコンボタンの「全入金」ボタンもご活用ください。請求額と同額が入金されます。

・未払金の再計算を行うためには？

入金管理画面で調整を行うなどをし、再度未払金の再計算を行いたい場合には「請求原案の再読込 > 部分的再読込」により未払金の再計算を行います。

請求原案の再読込を行うと、未払金の再計算の他に延長料金なども同時に再計算されますのでご留意ください。

記事公開日：2018年7月31日
最終更新日：2020年10月6日

処理項目が「支払」の場合

正常に振替処理も行われ、入金管理に入金できる状態です。

処理項目が「支払済」の場合

正常に振替処理は行われていますが、既に入金管理で入金済の状態のため（入金管理に既に金額が登録されている状態）、新たにデータを登録できない状態です。

処理項目が「エラー」の場合

エラーには複数の内容があります。
大きく分けると「振替エラー」と「振替はできているがコドモンに登録されている情報と相違によるエラー」の2種類です。

〇振替のエラー（振替ができていない）

1.資金不足

口座に振替金額分の資金が預けられていなかった場合のエラー。

2.取引なし

園児/児童台帳に登録されている口座情報が間違っている際のエラー（存在しない口座情報）。

 

3.預金者の都合による振替停止

保護者側が該当口座を振替停止設定した場合のエラー。

 

4.口座振替依頼書なし

園児/児童台帳に登録されている口座情報が口座振替依頼できていない場合のエラー。
提出は済んでいても振替処理の段階で口座振替登録が間に合っていない可能性などがあります。

 

5.委託者の都合による振替停止

弊社（コドモン）側が意図的に振替を停止した場合のエラー。
（通常は起こりません。）

6.（上記のエラー）＋　該当する園児/児童がいません

全銀データ上の口座情報とコドモンの登録されている園児/児童の口座情報とどれも一致せず、かつ振替処理が失敗している場合のエラーです。

〇振替はできているがコドモンに登録されている情報と相違によるエラー

7.該当する園児/児童がいません(振替処理は正常に完了しております）

全銀データ上の口座情報とコドモンの登録されている園児/児童の口座情報とどれも一致しない場合のエラーです。ただし振替処理は正常に実施されています。

8.振替金額が一致しません

全銀データ上の振替金額と入金管理画面の請求確定金額が一致していない場合のエラーです。振替処理は正常に実施されています。

記事公開日：2018年11月19日
最終更新日：2020年6月9日