• シフト管理機能とは

    シフト管理機能でできること

    シフト管理機能は、施設の職員のシフトを作成し管理するための機能です。

    シフトパターンを利用して1ヶ月分のシフトを効率的に作成することができます。

    月ごとのシフト確認だけでなく、日ごとに詳しく時間や保育の場所ごとの配置状況を確認することもできます。

     

    シフトは「誰の何日のシフトか」という「人×日付」ごとに作成することができます。また、ひとつひとつのシフトに対して「何時から何時まで」「どんなことを」「どこで」しているかを複数設定できます。

    これらを設定することで、シフトを作成・変更するときに「現場に負担の偏りがなく、保育がきちんと回るかどうか」を確認することができます。

    配置を最適化することで、職員の方々の負担感を減らし、保育の質を担保することにつながります。

    シフト管理機能を使い始めるまでの流れ

    シフト管理機能をスムーズに使い始めていただくために、以下の流れをおすすめしています。

    ①初期設定を行う

    ②現在運用しているシフトを、コドモンのシフト管理機能に入力する

    ③コドモンのシフト管理機能で1ヶ月分のシフトを作成する

    ④日ごとの配置状況まで分かるようにシフトを詳細に設定する

    まずはシフト管理機能に慣れるため・シフト管理機能で自施設のシフトを思い通り組めるか確認するために、初期設定と運用中シフトの入力テストを行うのがおすすめです。

    シフトの開始日や主要なシフトパターンを設定し、現在運用中のシフトをシフト管理機能に入力していきます。その中で必要な設定が見えたら、設定画面に戻って設定を追加します。

    こうしてシフト管理機能に慣れ、必要な設定が一通り完了したら、シフト管理機能で1からシフトを組むのがよいでしょう。

    まずは1ヶ月分のシフトを組み、その後実際に運用する少し前に「これで保育は回るのか」を1日ごとに確認していくことで、無理なくシフト管理機能を導入いただけます。

     

    3つの画面の概要

    ■月次シフト表画面

    ①月次/日次切り替えボタン:月次シフト表画面と日次シフト表画面を切り替えます。

    ②年月度:何年度何月のシフト表かを示します。クリックすることで別の年月度のシフト

    ③公開状態:シフトが閲覧権限の職員にも公開されているかどうかを示します。

    ④印刷・ダウンロードボタン:印刷やファイルダウンロードの際に利用します。※開発中

    ⑤公開ボタン:閲覧権限の職員にシフトを公開する際に利用します。

    ⑥表示絞り込み:表示する職員を絞り込む際に利用します。

    ⑦最終保存時刻

    ⑧シフトパターン一覧:設定画面で使用状態にしているシフトパターンを順番に並べます。

    ⑨行事予定エリア:行事予定機能で入力した行事予定が反映されます。

    ⑩職員一覧:在籍中の職員がすべて表示されます。

    ⑪月次シフト表:人×日のマスにシフトを入力できます。

    ⑫カテゴリ別集計エリア:早番・遅番・有給・公休の4つのカテゴリのシフトの数が月単位で集計されます。

    ⑬必要配置数再計算ボタン:必要配置数の再計算を実施する際に利用します。

    ⑭配置充足エリア:右側に必要配置数、左側に配置数が表示されます。表示されているのは「1日のうち最も多く配置が必要な時間帯」の必要配置数・配置数です。

    ■日次シフト表画面

    ①行事予定:その日の行事予定が反映されます。

    ②不在者一覧:その日に休暇シフトのいずれか、または研修シフトを入力している職員の一覧が表示されます。

    ③備考:メモを200文字まで入力できます。自動保存されます。

    ④シフトパターン表示欄:入力済シフトのもとになったシフトパターンを表示します。シフトパターンの再選択も可能です。

    ⑤日次シフト表:人×時間のバーを表示して日ごとのシフトの状況を表示します。シフト調整も可能です。

    ⑥枠:1シフト内に「何時から何時まで、この業務を、この場所で担当する」という情報を複数持たせることができます。その単位を枠と呼びます。

    ⑦枠ごとのメニュー:枠の開始/終了時刻・業務・持ち場を編集できます。

    ⑧開始/終了時刻:枠の開始と終了を15分単位で編集できます。

    ⑨業務:枠ごとにどんな業務を担当するかを入力します。配置数に加算するかどうかに関わります。

    ⑩持ち場:枠ごとにどこで勤務するかを入力します。状況に応じた保育の単位を入力することで、各場所の配置状況を把握しやすくなります。

    ⑪勤務時間集計エリア:日ごとの勤務時間が表示されます。

    ⑫配置充足エリア:必要配置数・配置数が時間ごとに表示されます。

     

    ■設定画面

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    ・シフトの開始日:月次シフト表のシフト開始日を選択できます。

    ・配置数:配置基準を調整できます。

    ・業務設定:業務を編集できます。

    ・持ち場設定:持ち場に関する情報を編集できます。クラス・園児グループの編集は「設定>クラス管理」から可能で、クラスグループはこの画面から編集可能です。

    ・シフトカテゴリ・パターン設定:シフトカテゴリとシフトパターンを編集できます。

    他機能とのデータ連携

    ■他機能からシフト管理機能へデータを反映する

    ・登降園管理機能

    登園予定データ・欠席データを、必要配置数の算出で利用します。

    登園予定データは園児台帳>登園時間タブ(請求管理をご利用の場合は保育料/登園時間タブ)で設定されている登園予定から作成されます。

     

    以下の園児の登園予定については、欠席として必要配置数の算出を行います。

    ①登降園管理>出欠 の欄に「病欠」または「都合欠」が入力されている園児

    ②保護者アプリ>連絡タブ>連絡>連絡内容 で「病欠」または「都合欠」が保護者から入力され、施設側で「保護者からの連絡」機能にてそれを「確認済」とされている園児

     

    必要配置数の計算は自動ではなく半自動となっており、以下のタイミングで行われます。

    ①シフト開始日の前月の初日(例:シフト開始日が1日の場合、3月のシフトの必要配置数は2月1日に計算される)

    ②シフト管理機能の利用開始月については、最初にシフト管理機能を利用したとき

    ③配置充足エリアの再計算ボタンを押したとき

    計算にかかる時間は園児数により増減します(参考:園児100人の施設では90秒ほどで完了)。シフト管理機能を開いたままの状態であれば、再計算が完了した通知が画面右上に表示されます。

     

    ・行事予定機能

    行事予定機能で入力したデータを、月次シフト表画面・日次シフト表画面で確認できます。

    月次シフト表画面上部

    日次シフト表画面上部

    「種別:休日・対象:全クラス/園児グループ」で入力されたデータはシフト表画面で休日扱いとなり、必要配置数が計算されません。

    「種別:時間割 または イベント」で入力された行事データがある場合、月次シフト表画面の上部にはカレンダーアイコンが表示されクリックすると内容を確認できます。また、日次シフト表画面の補足事項を展開すると行事予定の欄にて内容を確認できます。

     

    ■シフト管理機能から他機能へデータを反映する

    ・出退勤管理機能

    2021年1月時点で、シフト管理機能から出退勤管理機能へのデータ連携はございません。2021年秋までの実装を予定しています。

    記事公開日:2021年1月18日
    最終更新日:2021年9月14日

  • 初期設定を行う

    以下の順に従い、まずは最低限必要と考えられる範囲の初期設定を行います

    実際にシフトを組む中で必要だと分かったものは後からも追加可能です。この時点では思いつく範囲の設定をするにとどめて、機能の全体像をつかむことを優先していただくとよいでしょう。

    ポイントとなるのは、「業務とシフトパターンは増やしすぎず、まずは頻繁に使うものだけを設定しておく」ということです。

    基本設定

    ・シフトの開始日

    設定した日付から月次シフト表画面上での1ヶ月が始まります。

    1日から25日までの日付を選択できます。

    配置数設定

    ここで設定した値を基準として、月次・日次シフト表画面の配置充足エリアで用いる必要配置数を計算します。

    保育士一人あたりの園児数・追加の保育士数を、各施設の運用に最適な数に設定できます。
    必要配置数の計算方法は以下のどちらかを選択できます。
    ・各年齢毎
    ・1・2歳児、4・5歳児を合算

    また、施設全体に対して追加で配置する保育士数を設定できます。設定>施設の基本情報 で施設種別を企業主導型に設定している場合、施設全体に対しての追加数の最低値が1となります。

    ※必要配置数の計算には園児/児童の生年月日の登録が必須となります。

    業務設定

    業務とは、ある時間に職員がどんな業務をしているかを表すものです。

    細かく設定いただくことも可能ですが、まずは「配置数への加算対象とするか・しないか」を軸に業務を設定することをおすすめします。

    この画面では、業務を追加・編集・並び替えしたり、不使用にしたりできます。

    業務ごとに加算対象とするか否かを設定可能です。

    シフトの中に設定される枠ごとに業務を設定し、その業務が加算対象かどうか、をもとに配置数の集計が行われます。

    持ち場設定

    持ち場は、実際に保育を行う単位を表します。

    基本的には担当クラスが設定されます。保育の流れが事前に想定できる場合は合同保育用の持ち場などを設定することで、持ち場ごとの負担の偏りを可視化できます。

    この画面では、持ち場を追加・編集・並び替えしたり、不使用にしたりできます。

    クラス・園児グループ・クラスグループの3種類の持ち場を設定可能です。

    持ち場ごとに色を設定することができ、日次シフト表画面でシフトが表示されるときに枠ごとの色として反映されます。クラスカラーがある場合は、それを設定いただくとわかりやすいでしょう。

    画像)設定後の日次シフト表

    ■クラス・園児グループ

    これら2つはコドモンの他機能でご利用されているクラス・園児グループと同じものです。設定>クラス管理 の画面内で設定されているものがここに一覧表示されています。

    シフト管理機能で持ち場として使うクラス・園児グループ以外は使用状態を非使用にしておくことで、シフト作成の際に持ち場として表示される候補を絞ることができます。

    ■クラスグループ

    クラスグループはシフト管理機能の中でのみ使えるものです。クラスグループを作成し、そこに園児ではなくクラスや園児グループを紐付けます。

    クラスグループを設定しなくとも1ヶ月分のシフトを組むことは可能です。

    シフト管理機能に慣れて日毎の配置状況を可視化したいとなったときに、後から作成してその後のシフトで使っていく、という利用の進め方もできます。

    例)朝夕の合同保育で階ごとに分かれて保育を行う場合、そのためのクラスグループ「1F」「2F」を作成。合同保育を行う時間に実態に合わせて「1F」を設定することで、その日の合同保育に各階で保育者が足りているかがひと目で分かるように。

    FAQ:クラスグループと園児グループの違いは?

    FAQ:縦割り保育をしている場合、シフト管理機能をどのように使えばよいですか?

    シフトカテゴリ・パターン設定

    シフトを効率的に作成するために、シフトパターンを設定することができます。

    また、シフトを集計する単位としてシフトカテゴリを設定可能です。

    これらは月次シフト表画面上部のシフトパターン一覧や、マスを押した際に出るシフトパターン選択メニュー、日次シフト表画面のシフトパターン選択メニューから選んで利用可能です。

    また、シフトカテゴリは月次画面の右側にあるカテゴリ別集計エリアの集計単位として利用します。

    入力されたシフトは、そのシフトの元となったシフトパターンが属するシフトカテゴリ単位で集計されます。

    例)早番カテゴリに属する早番Aと早番Bのシフトパターンがある場合、以下の図にある早番A・早番A’・早番Bすべてのシフトが早番として集計されます。

    ※早番A’は早番Aの開始時刻や終了時刻を調整して入力したシフト

     

    シフトカテゴリは大きく「勤務シフト」「休暇シフト」に分けられます。どちらに属するシフトパターンをもとにシフトを作成したかによって、集計時に勤務/休暇のどちらとして集計されるかが決まります。

    半休や時間休の入力は可能ですが、実績の集計については完全には対応していません。詳細は以下をご確認ください。

    FAQ:半休・時間休を入力・集計したいのですが、できますか?

     

    シフトパターンは実際にシフトを組む際に15分単位での時間調整や、業務・持ち場の調整が可能です。そのため、まずはシフトパターンを増やしすぎず、頻繁に使うパターンだけを作成することをおすすめします

    シフトパターンは主に「枠」「業務」「持ち場」の3つからなります。

    枠は「何時から何時までこの業務をこの場所で行う」と設定する上での単位です。1日のシフトの中に複数の枠を設定することができます。まずは1日1つの枠で勤務開始から終了までの時間を入力しておくのがよいでしょう。

    ■シフトパターンを作ってみる

    はじめに、基本的な早番のパターンをひとつ作ってみましょう。

    初めから用意されているパターンを編集することですぐに作ることができます。

    設定画面の一番下に「シフトカテゴリ・パターン設定」のエリアがあります。

    そこで「早番A」の右側にある編集ボタンをクリックしてください。

    すると次の編集画面が開きます。

    この画面ではシフトパターンの情報を編集することができます。

    1日のシフトのうち、どの時間にどんな業務をどの場所でするかを入力します。

    一日ずっと保育を担当する方のシフトであれば、枠は始業から就業までのひとつ、業務は保育にするとよいでしょう。

    持ち場を「担当クラスを自動設定」にすることで、実際にシフトを作る際に、職員ごとの担当クラスを持ち場にしたシフトを組むことが可能です。

     

    新しいシフトパターンを作ることも可能です。

    その場合は設定画面の「シフトパターンを追加する」ボタンから作成することができます。

    初期設定をまず大まかにする段階では一旦シフトパターンの追加はせず、後で本格的にシフトを忠実に組む際に追加の作業を行ってもよいでしょう。

    FAQ:半休・時間休を入力・集計したいのですが、できますか?

    FAQ:シフトパターンやカテゴリを編集すると、作成済のシフトの情報にはどんな影響がありますか?

    フリー職員の設定

    月次シフト表画面・日次シフト表画面で職員の並び順は 保育者(担当クラスあり→フリー)→他職種 の順となっています。

    つきましては、シフト管理機能のご利用に際して、特定のクラスを担当していない保育者の方の担当クラスを「フリー」に設定する必要があります。

    こちらはシフト管理機能の設定画面ではなく、設定>職員管理>職員個人を選択して「編集」ボタンをクリック→担当クラス の箇所で設定が可能です。

    記事公開日:2021年1月18日
    最終更新日:2021年9月14日

  • 1ヶ月のシフトを作成する

    1ヶ月のシフト作成の流れ

    月次シフト表画面で1ヶ月のシフトを以下の画像のような流れで組むにあたって、それぞれの場面に最適な操作方法をご紹介します。

    作成時に既に決まっているシフトを入力する

    まず最初に、休暇・研修・行事の日の特別なシフトを入力します。

    ■休暇

    丸一日の公休・有給については、シフトパターンをそのまま利用しての入力がよいでしょう。

    操作はいくつかの方法で可能です。

    ・「誰の何日」のマスを選んで、パターン選択メニューから入力する

    ・シフトパターン一覧からのドラッグ&ドロップ

    ・入力済の休暇シフトをコピー&ペーストする

    中でもコピー&ペーストはキーボードのCtrlキーとCキーを押してコピー、矢印キーで選択中のマスを変更してCtrlキーとVキーで貼り付け、という操作も可能です。※Macをご利用の方はCtrlキーではなく⌘キー

    キーボード操作を使いこなしていただくと、より効率的なシフト作成が可能になりますので、ぜひお試しください。

     

    半休・時間休も入力可能ですが、集計には対応しておりません。詳細は以下をご確認ください。

    FAQ:半休・時間休を入力・集計したいのですが、できますか?

     

    ■研修

    1日研修であればシフトパターンをそのまま使うのがおすすめです。

    半日など1日に満たない研修であれば、月次シフト表にどう表示したいかにより、以下の操作でのシフト入力が可能です。

    月次シフト表に

    ・「研修」と表示したい      → マスからパターン選択メニューを開き、研修のパターンを「調整して適用」で時間を調整する

    ・「研修」以外の見た目で表示したい→ マスからパターン選択メニューを開き、研修以外のパターンを「調整して適用」で、研修時間に該当する枠を追加して業務を「研修」とする

    ■行事の日の特別なシフト

    行事の際には、多くの職員が普段とは異なるシフトで出勤することがあるでしょう。

    この場合はシフトパターンを利用せずにシフトを作成し、それを他の職員にもコピー&ペーストすることをおすすめします。

     

    手順は以下の通りです。

    行事の日の職員1名のマスを選択。

    →「パターンにないシフトを入力」を押し、シフト詳細画面を開く。

    →枠の開始時間・終了時間を入力、必要に応じて枠を追加。配置が必要な状況での業務であれば、業務を「保育」に設定。持ち場は状況に応じて「担当クラスを自動設定」もしくは「なし」に設定し、適用ボタンを押す。

    →月次シフト表画面に戻るので、入力済のシフトを選択して、他の職員のマスにコピー&ペースト(マスを選択してのメニューもしくはキーボードでCtrl+CとCtrl+Vを使う。※Macをご利用の方はCtrlキーではなく⌘キー)

     

    早番・遅番を入力する

    イレギュラーなシフト入力が済んだら、次は早番や遅番など比較的負担が大きなシフトの入力に進みます。

    これらのシフトは偏り少なく入力することが重要なため、入力中は画面右のカテゴリ別集計エリアを確認しつつ、日ごとに必要な人数の早番・遅番を入力していきます。

    遅番の翌日に早番が入ることを避けるよう、この時点で配慮して早番と遅番が均等に分散するようシフトを組む担当者の方が多いようです。

     

    おすすめする入力方法は2種類です。

    ・マウスで「まとめて入力モード」を使う

    まとめて入力モードは、同じパターンのシフトを連続作成するのに便利なモードです。

    モード中は、マスを1回クリックするだけで選択中のパターンに基づいたシフトが作成されます。

    月次シフト表画面上部のシフトパターン一覧でまとめて入力したいシフトパターンをクリック→メニューで「まとめて入力」をクリック→入力したいマスをクリックしていく→入力が終わったら、一覧の「まとめて入力を終了」をクリック

    ・キーボードの矢印キーでの移動とCtrlキーでのコピー&ペーストを使う

    同じパターンのシフトを連続作成は、キーボードを利用してもスムーズに行なえます。

    複数入力したいパターンのシフトをどこか1つに入力→そのシフトを選択してCtrlキーとCキーを同時に押してコピー→矢印キーで貼り付けたいマスに移動→CtrlキーとVキーを同時に押して貼り付け→以降、移動と貼り付けを繰り返す。※Macをご利用の方はCtrlキーではなく⌘キー

    中番(普通番)を入力する

    ここまで来たら、あとは残りのシフトを埋めていきます。

    フルタイム・時短勤務・パートタイムなど働き方に合わせたシフトパターンを作成して、これまでに登場した入力方法を使いながらシフトを完成させていってください。

    配置充足をチェック

    1ヶ月のシフトが一通り完成に近づいてきたら、画面下の配置充足エリアをご確認ください。

    ここには1日の最大必要配置数とその時間の配置数が表示されています。

    最大必要配置数の時点で配置数が不足している場合は背景が赤く表示され、また1日のうちどこかの時間で配置数が不足している場合は、数字の右上に黄色の三角形が表示されます。

    1日のうちどこかで配置数が不足している場合は、月次シフト画面上の日付の箇所をクリックしてその日の日次シフト画面へと移り、詳細を確認して配置を行ってください。

    (日次シフト表画面の操作方法は次のセクションで詳細にご説明します。)

    1ヶ月間のすべての日について保育が回る配置を予定できていることがわかったら、シフトは出来上がりです。

    シフトを職員に伝える

    ここまで完了できたら、出来上がったシフトを職員のみなさまに伝えるタイミングかと思います。

    ■シフトを公開する

    シフトを公開することで、シフト管理機能の編集権限を持つ職員だけでなく、閲覧権限を持つ職員も最新のシフト情報をコドモン上で確認することができるようになります。

    公開後にシフトの変更が入っても、最新のシフト情報を常に職員の方々が見ることができます。

    月次シフト表画面右上の「シフトを公開」ボタンを押してシフトを公開できます。

    公開されると画面上部の公開ステータスが「公開済」に、公開ボタンが「下書きに戻す」ボタンに変化します。

    公開時の確認画面には、必要配置数を最後に計算した日時が表示されます。欠席連絡などで必要配置数が変わっている可能性があれば、再計算して配置数が足りていることを確認してから公開することをおすすめします。

     

    シフトは公開状態でも編集することができます。

    公開時および公開後の編集時の通知は現在ありません。

     

    ■シフトを印刷する【2021年2月19日機能リリース】

    月次シフト表を職員室の壁に張り出したり、職員の方々に配布する運用をしていらっしゃる場合は、月次シフト表を印刷ください。

    記事公開日:2021年1月18日
    最終更新日:2021年2月24日

  • 1日のシフトが運用可能かチェックする

    1ヶ月間のシフト作成の終盤・シフト作成後にシフト変更希望を職員から受けたとき・実際にそのシフトでの勤務を行う少し前の日など、いくつかの場面で「このシフトで職員が負担の偏りなく勤務することができるのか」をチェックする局面があるかと思います。

    シフト管理機能ではそういった確認のための日次シフト表画面をご用意していますので、必要に応じてぜひご利用ください。

    日次シフト表画面へ移動する

    月次シフト表画面から日次シフト表画面への移動は、以下の2箇所から移動できます。

    必要に応じて持ち場を調整・入力する

    日次シフト表画面では、誰が・いつ・どこで勤務しているかを一覧できます。

    月次シフト表画面で入力したシフト情報がもとになっているため、日次シフトを1から入力する必要はありません。

    担当クラスがないフリーの職員のその日の持ち場を記入したり、欠勤や早退が発生した場合のその職員の勤務時間を調整したりすることで、日次シフト表が完成します。

     

    操作方法は主に2つです。

    ①シフト情報を示すバーを直接編集する

    画面内にあるバーは、以下の操作で編集できます。

    A.端をクリックしたまま動かすことで開始/終了時間を編集する

    B.バー自体をクリックしたまま動かして時間を移動する

    C.空欄をクリックしたまま動かして枠を追加する

    D.バーをクリックして表示されるメニューで業務や持ち場を変更する

    このとき、どんな変更があってもシフトパターンは変更されません。集計上の目的でシフトパターン自体を変更したい場合は、月次シフト表画面に戻るか、日次シフト表画面で次の2つ目の以下の操作をしてください。

     

    ②シフトパターンから変更する

    画面左にあるシフトパターン表示欄をクリックすることで、シフトパターン選択メニューの表示が可能です。月次シフト表画面で表示されるメニューとほぼ同様の操作ができます。パターン変更が必要な場合はこちらから操作してください。

    記事公開日:2021年1月18日

  • 表示順の並び替え

    表示順の並び替え

    職員グループの表示順を各施設の運用に最適な順番に並び替えすることができます。

    月次、日次の「並び順」を押すと並び順を変更する画面が表示されます。

    並び替えの適用対象は下記となっております。

    ■月次:並び替えの操作を行った年月以降に変更した並び順が反映されます。

    例)2021年8月の画面で並び替え実施
    ・2021年8月以降に反映されます
    ・2021年7月以前には反映されません
    ※ただし、2021年8月以降に並び順を変更されている月がある場合は、変更された月より前の月までが並び順の反映対象となりますのでご注意ください。

    ■日次:設定 > シフト管理 の「シフトを表示する月のはじまり」の日にちを基準として反映されます。

    例)「シフトを表示する月のはじまり」が15日で2021年8月の画面で並び替え実施
    ・2021年8月14日以前には反映されません
    ・2021年8月15日以降に反映されます
    ※ただし、2021年8月以降に並び順を変更されている月がある場合は、変更された月より前の月までが並び順の反映対象となりますのでご注意ください。

    ①職員グループ単位の並び替え
    職員グループ名左端の上下矢印をドラッグして移動することができます。

    ②職員グループ内の職員を並び替え
    職員グループ内で移動したい職員名の左端の上下矢印をドラッグして移動することができます。

    記事公開日:2021年7月5日
    最終更新日:2021年9月14日

  • 月次シフト表のExcel出力

    月次シフト表のExcel出力ができます。

    赤枠のダウンロードボタンから月次シフト表をExcel形式でダウンロードできます。
    ※閲覧権限を持つユーザーは公開されているシフトのみ出力が可能です。

     

    ダウンロードする際にシフト情報から「シフトパターン名」「シフト時間」の選択を外して出力する情報を変更することができます。

    シフトパターンを元にシフトを作成し、勤務時間を調整した場合は、「’」の記号がシフトパターン名の後ろに記載されます。

     

     

    記事公開日:2021年8月26日