てのひら保育園
(認証・認定保育園/東京都/定員19名)

家庭との連携を深め、「共育」を支えるコドモンの連絡帳

保護者連絡 帳票作成
事務の効率化 先生の残業削減 手書き業務の削減

この事例の要約

・連絡帳は、より様子が伝わるように写真を付ける
・イベント後は、アンケート機能で感想をもらう
・コドモンを確認する時は、子どもや保護者に背を向けない

本当にやりたいことができるかを見極めて

コドモンを導入したきっかけはなんですか?

日頃から、膨大な作業負担を少しでも軽減したいという想いはあって、どうにか作業がしやすくなる方法はないかなと思っていたんです。そんな時に、コドモンの方やコドモンと似たようなアプリケーションを作っているメーカーが営業にいらっしゃったんです。みなさん丁寧に機能を説明してくださるんですけど、連絡帳機能が搭載されているサービスがほとんどなくて。毎日のことを思うと連絡帳は外せないと思っていたので、実は、コドモンもこの年はお断りをしたんです。でも、コドモンの営業の方だけが、「連絡帳を見せていただいてもいいですか?」って言ってくださって。「参考にいただいていいですか?」って、お持ちになったんです。そして、次の年にコドモンの方が「連絡帳を入れました」って再び来てくださって!改善してくださったものは、連絡帳機能も含めて求めるものは全て入っていたので、導入を決めました。

他のサービスを試しに使うのではなく、要望を満たすものと出会うまでは待ってみよう、と?

はい、そうですね。国からの助成金が出ることもわかっていたのですが、そういうアプリケーションって、導入すればいいっていうのではなくて、自分たちにとって本当に使いやすいものを選ぶことが大事ですよね。この園のやり方にフィットするかどうかで見た時に、導入以前の1年は相応しいものに出会わなかったということだと思います。結果的に、連絡帳の機能をきちんと整備して提示してくださったところは、コドモン以外にはなかったので、1年待っていた甲斐があったということかなと思っています。

保護者とのコミュニケーションはより深く

連絡帳にこだわった理由は、どんなところにありますか?

0歳から2歳のお子さんは、自分の具合などを表現することができないので、保護者の方の記入がとても大事。お母さんの観察力ってすばらしくて、みなさんとっても素敵な文章を書いてくださるんです。連絡帳って、1年まとめるとその子の成長記録にもなります。だから、この園では、保育日誌にお母さんが書いてくださる文章も一緒に記録として残しているんです。

-なるほど!日々の保育のための情報というより、もっと長い目で見た保育や教育のため、という感じですよね。

そうですね。私たちがしていきたいのは、家庭と保育園での「共育」なんです。一緒に子供を育てていきたい。そう思うと、家庭での様子は知りたいし、逆に、保育園での様子を詳しくお伝えしたいと思うんです。保護者の方も、『交換日記をするような気持ちで書いてます』って言ってくださる方もいらっしゃいますよ。手書きの連絡帳だった時は2、3行しか書いてない方がいらっしゃいましたけど、コドモンだと通勤時間や家事の隙間時間、子供を寝かしつけながらでも記入できるので、みなさん書き込みやすいみたいで沢山書いてくださる方が多くなりました。フォトブックのスペースに収まらない方もいらっしゃるんです(笑)。

コミュニケーションツールとして、とても上手に活用してくださっているんですね!

コミュニケーション自体は、コドモン導入前から取れていたとは思うんですけど、コミュニケーションがより深くなったという印象がありますね。ちなみに、ご家庭へのコメントには、時々写真をつけるようにしているんですけど、そうやって保育園での様子をお伝えすると、今までは記入が少なかったお母さんも関心を持って書き込んでくださるようになって。あと、0歳児には離乳食の写真をつけるようにしていますが、食べ物の潰し具合の参考にもしていただいているみたいですね。第一子だと、お母さんも初心者ですから試行錯誤ですもんね。

コミュニケーションによって、お母さんの不安が取り除かれているのは、とてもいいですね!その他の機能はいかがですか?

一斉メールや資料室も、情報共有に使わせていただいています。アンケート機能もとても便利ですね!保護者会などイベントの参加・不参加をお聞きするのにも使っていますが、イベント後の感想もこのアンケート機能でいただいています。なんと、今のところ100%の回答率!とっても長く書いてくださる方も多くて、とっても嬉しいですね。あとはコドモンになってからは、日によってお父さんが連絡帳記入してくださる場合もあるようですよ。そういう変化もいいなぁって思っていますね。

スマホ世代の職員たちに引っ張ってもらって

職員のみなさんは、スムーズに覚えていただけましたか?

やっぱり、デジタルに慣れている世代と私のように慣れていない世代がいますから、慣れている若い職員に率先して覚えてもらって、できる人ができない人に教えてあげたりフォローするようにしていましたね。私と同じくらいの世代の方は、スマホも触ったことがないような方もいましたから、まずタップすることから覚えてもらって。苦手な人は覚えるのが大変でしたけど、失敗しながらもなるべく使うようにしてもらいました。1ヶ月くらいしたらみんな慣れてくれた印象でしたね。慣れるまでの大変な日々も、今となってはいい思い出です(笑)

慣れていただけてよかったです!

今は朝の検温なども、測る人と記入する人っていう感じで、うまくチームプレーができています。連絡帳も、紙の時は順番に回して見るしかなかったのですが、今はタブレットで一度に何人かが確認できるので、登園の前に保護者からの連絡を確認しておくことができます。そうすると、登園の時にもタイムリーにお話しができたりするんです。ただ、職員のみんなには、「連絡帳などをチェックする時には、お母さんや子供たちに背中を向けない」っていうことを徹底しています。コドモンに夢中で、お母さんや子供たちへの対応が雑になってしまっては、元も子もありませんからね。

作業時間などは、以前と比べていかがですか?

全体的に、作業時間は短縮できていると思います。入力も慣れたらとっても楽だし、見直して追加したい時や修正したいときに、後からさっとできるのもデジタルの良さですね。修正液など使う必要がなくなるから見栄えもいいですし、資料が美しく仕上がるのは大切なことだと思います。あと、確認する時も、紙だと膨大な資料から探し出さなくてはならないし、そのわずかな時間の積み重ねで実際は時間がかかってしまうのですが、コドモンだと見たいものを探しやすいので、そういう点も時間短縮につながっていると思います。

残業等は減りましたか?

コドモンを導入前から業務は園で、勤務時間内でやるということにしています。個人情報もありますからね。しかし残って保育計画を作成している人はいました。今は、残業もありませんし、家への持ち帰りの作業もなくなりました。作業時間が削減できた分は、子供と過ごす時間に使うことができるので、本来あるべき姿になった気がしてよかったと思っています。コドモンには、期待していた以上のメリットを感じています。

-ありがとうございます!

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