ふたば保育所
(認可保育園/兵庫県神戸市/定員139名)

現場の声を吸い上げて職員みんなが使えるシステムに

登降園管理 保護者連絡 帳票作成
保護者からの評判UP 事務の効率化 手書き業務の削減 保育・教育の質向上 先生間のコミュニケーション改善

この事例の要約

・繁忙期を避けて導入したことで余裕をもって運用開始へ
・コドモンの導入が業務負担にならないよう、市の職員と連携して作業を省力化
・連絡帳、午睡チェックなどこども一人ひとりの状況を短時間で把握できて安心
・年齢問わず職員同士で得意分野を活かしながら使い方を教え合い,、コドモンを有効活用

地域に愛され育まれる保育所

「ふたば保育所」の概要を教えてください。

「ふたば保育所」は「新長田保育所」と「駒ヶ林保育所」が合併して、平成25年4月にできた定員139名の公立保育所です。経験豊かな職員が一人ひとりのこどもに愛情を持って大切に保育しており、こどもは「生活」や「遊び」を通して基本的な生活習慣・人との関係・社会性・ 探究心・創造力を身につけています。0歳から5歳児まで年齢別の保育を行なっており、当施設の所庭と隣にある「旧二葉小学校」のグラウンドを使って、のびのびと遊べる環境も特徴です。地域のお祭りにも参加し、こどもの成長をいつも気にかけてくださるなど、地域に愛されて育まれている施設です。
 

繁忙期を避けて利用を開始 市との連携で導入もスムーズに

コドモン導入時のエピソードを教えてください。

当施設の職員は時差出勤を行なっている関係で朝の登園時間に全員が揃うことがなく、限られた人数でこどもの受け入れと保護者からの電話対応を行わないといけませんでした。複数の業務を兼務しながらこどもの安全を守ることは、職員にとって精神的負担が大きいものでした。また、職員一人ひとりの事務作業が多いことも課題でしたので、解決できる術を模索していました。

コドモン導入の際には、業務が二重の負担にならないように保育所事務担当者と相談しながら進めました。何度も話し合い、職員からの意見も吸い上げてそれをコドモンの担当者に共有し、解決方法や代替案を提案いただき、それを現場に戻す作業を繰り返し行いました。導入時も市の考えに沿った上で、数あるコドモンの機能の中でどれをどう使うのがベストかを担当者と話し合いました。

また導入時期については施設が忙しい3月や4月ではなく、スケジュールに比較的余裕のある6月にしていただいたことも、慌てることなく準備ができた要因でした。現場と保育所担当者、コドモンの担当者とがしっかりと連携を取れていたことがスムーズな導入につながったと思います。保護者にも施設側の利便性だけを強調しても納得していただけないので、これだけ便利になるよ!ということをしっかりとアピールをして、保護者の気持ちを考えた体制をつくることも心がけました。
 

緊急時にも力を発揮。施設の業務にスピードと正確さをプラス

コドモンをどのように活用いただいていますか。

普段から保護者との連絡やコミュニケーションはしっかりととるように心がけていますが、些細なことを伝え忘れてしまった時などに、電話連絡ではなく個別・一斉連絡ができるので便利ですね。また、コドモンの連絡帳機能は一覧になっていて見やすく、こども一人ひとりの状況を短時間で把握できて安心です。保護者からは、毎朝の記入の手間がなく、職員からのコメントも手元で確認することができて便利! ととても好評です。午睡チェックの機能は5分単位で記録でき、タッチ一つで寝ている向きの記録も可能で、一括処理の機能もあります。また、コドモンは身体測定もグラフで表示することができ、保護者にもすぐに情報を共有できます。 紙資料にする手間も省け、その上ペーパーレスにも貢献しています。

当施設では登降園管理、保護者連絡 、アンケート機能などの機能を利用していて、職員の業務省力化や保育の質の向上につながっていることを実感しています。アプリがバージョンアップする度に、職員同士で「こんなこともできるようになった! 」と話題になり、フル活用しています。当施設は52名の職員が在籍していますので、IT機器が得意な職員、不得意な職員と様々です。年齢問わず、職員同士で得意分野を活かしながら使い方の指導をしてくれたおかげもあり、今では職員全体でコドモンの有効活用ができていると思います。

新型コロナウィルスによる緊急事態宣言の発令期間中は、保育所の運営等に関する情報をすぐに保護者に配信する必要がありましたが、コドモンは書類をPDF化して一斉配信できるので、スピード感ある対応ができました。また、既読管理ができるので、既読にならない保護者にのみピンポイントで電話連絡ができ、直接会わなくても情報を周知できてとても心強かったです。
 

園児も職員も楽しく過ごせる施設を目指したい

今後活用してみたい機能はありますか。

発達記録の管理でも活用していきたいです。こども一人ひとりの成長が一覧でわかるようになるため、クラス替え時にも瞬時にこどもの発育状況を把握でき、職員の業務省力化と保育の質の向上につながると思います。また、コドモンを導入したことで、緊急時には施設からだけでなく市から直接保護者へ一斉連絡をすることもできるようになります。保護者への情報共有も迅速かつ正確になり便利に使っていただけるようになるので、セキュリティを考慮しながらより利便性の高いシステムになるように、市と整備を進めていきたいと思います。

関連する事例
現場の声を吸い上げて職員みんなが使えるシステムに
ふたば保育所
認可保育園(139名)
職員同士の情報共有が強化され、保護者とのコミュニケーションも活発に
神戸市 こども家庭局 幼保振興課様
自治体(名)
市のフォローと後押しで保育園のICT化を加速
岐阜県 山県市 子育て支援課
自治体(名)