ぽけっとランド赤羽保育園
(認可保育園/東京都/定員131名)

保育の質を上げながら離職率を下げるために業務を徹底改善。

登降園管理 請求管理 保護者連絡 帳票作成 写真販売
先生の離職率削減 職員求人応募数UP 先生間のコミュニケーション改善

この事例の要約

・作業期限に余裕のあるものから導入する
・共有は「園内連絡」を活用し、会議の質を上げる
・作業時間を把握し、時間の使い方を意識するよう促す

導入はつまづきの少ない月案から

コドモンを導入したきっかけはなんですか?

保育園て、どうしても園児と直接関わらない時間での仕事が多いんですよね。休憩込みで9時間の拘束時間があったとすると、そのほとんどを園児と向き合うことに使うことになるので、日誌や週案、報告書などの作業は園児が帰った後にやることになってしまう。そのハードな状況が離職にも繋がってしまっていたので、やり方を見直したいっていう気持ちがあったんです。子供と向き合う時間の質はアップしつつ、非効率なところは見直してコンパクトに。そう考えた時に、コドモンのようなアプリ導入はいいと思いました。

紙ベースの今までのやり方もあったと思うのですが、大きくやり方をかえることには抵抗はなかったですか?

実は以前、法人内の別の施設で、保護者連絡用のアプリを使っていたんです。その施設は、学童も一緒になっているスポーツ園で、バスの送り迎えもあったので保護者とこまめに連絡を取りたくて。それがとても便利だったということもあったので、抵抗はありませんでしたね。

とすると、導入は連絡ツールからですか?

いえ、最初は「月案」からスタートしました。新しいものを取り入れる時には、どうしてもストレスがかかってしまいますよね。だから、作業に余裕のあるものから取り入れることにしたんです。毎日使うものだと余裕がないから、つまづいたら苦手意識を持ちやすくなってしまいます。少しずつ慣れながら、使いやすさやメリットを感じてもらえた方がスムーズに移行できると思ったんですね。あとは、みんなの様子を見ながら追加していった感じです。その辺は、保育と同じですよ(笑)

なるほど。毎日使うものからではなく、余裕のあるものから。使う人に寄り添った導入プランかもしれませんね。

どういうものから導入していくかを検討するにあたり、どこに負担を抱えているか、どの作業に時間がかかってしまうのか、などを保育士のみんなに世間話の延長でフランクに話してもらったんです。それを元にリーダーを集めて話しあって、少しづつ導入しているという感じです。今は、みんなポジティブな形で受け取ってくれていて、みんなうまく使いこなしてくれています。

ぐっと上がったミーティングの質

コドモンを導入したことによって、園内での変化を感じた部分はありますか?

そうですね、職員同士の共有がスムーズになりましたし、ミーティングの質がぐっとあがった気がします。今までは、ちょっとした共有事項でも時間を決めて10分、15分という時間を使って集まっていたんです。でも、今では、共有事項だけなら「園内連絡」で目を通してもらうようにして、直接顔を合わせて話し合った方がいい内容や相談事項がある場合は、きちんと集まるようにしています。そうすることで、業務にもメリハリがつきますし、使うべきことに時間を費やすことができます。

あと、同じく共有という意味では、月案や週案もコドモンで確認することができるようになったことで、保育士が他のクラスの計画も確認しやすくなって、共有スベースのバッティングなどがなくなりましたね。今までは、印刷物をファイリングしていて、それを確認するしかない状況ではあったので、当日になったら同じ場所を使おうとしていたことがわかった、みたいなことはちょこちょこ起こっていたんです。業務としてはちょっとしたことではあるのですが、確認がしやすくなったことは、保育園でのトラブルやストレスを軽減してくれていると思います。

保護者の方とのやりとりはいかがですか?

お休みの連絡のやりとりなどもスムーズに行っていますよ。コドモンを導入してから活用するようになった機能の一つとしては、バス遠足など行事ごとの時の「一斉送信」ですね。「これから出発します」とか「到着しました」とか、30分置きくらいにリアルタイムで子供達の様子を写真に撮ってお送りするんです。そうすると、安心していただけるし、一緒に参加しているような気分を味わえるようで喜んでいただいています。お迎えの時には、お母さんとお子さんのコミュニケーションも取りやすくなっているみたいですね。

必要な連絡事項だけではなく、保護者の方にお子さんの様子を伝えるためのツールとして活用いただいているというのはいいですね!

導入の意味を職員にも理解してもらう

コドモンを導入してみて、最初にお話くださったような課題は解決に繋がっていると思いますか?

はい、限られた時間の中での機動力はアップしています。作らなくてはならない資料の中には、同じような内容を複数に転記しなくてはならないものも多かったので、そういうものが自動的に転記することができたり、コピー&ペーストできたりすることによって、作業効率は格段に上がっています。子供の名簿などもそうで、運営管理側が入力すればそれがクラス単位のページにも反映されるので便利です。感覚的には、「もう1本、手が生えた」感じですよ(笑)

仕事量自体は減らすことは難しくても、効率化することによって作業を進めるスピードも早くなっているということですよね。

そうですね。コドモンの機能を使うことによって、時間の使い方が変わったと思います。例えば、朝のお休みの連絡も、電話で対応することがなくなった分、お母さんとのコミュニケーションや園児と向き合う時間に費やせるようになりました。それが、保育に向き合う上での心のゆとりにも繋がっている気がします。

保育の質にも繋がっているということですね。

コドモンを使いはじめるときに、この便利なサービスをなぜ利用するのか、ということを職員に話すようにしているんです。なぜかというと、タブレットで入力できるし便利だからこそ、作業に夢中になってしまうケースもあるからなんです。保育士の仕事は、子供と向き合うことが一番の仕事ですから、子供に背中を向けてタブレットやパソコンに向かってしまうのでは、本末転倒なんですよね。あくまで、保育をしながら使うっていう意識が大切だと思っています。

意識と時間の使い方ですね。

そうですね。今は、シフトのはじまりか終わりで30分間、事務仕事の時間を設けています。そうすることで、業務時間内に事務仕事も全て終わらせるクセをつけてほしいと思っています。あとは、どの作業にどのくらいの時間がかかるのかを自分で認識するのも大切なことだと思っています。慣れてきたら、自分で時間を作ることはできると思いますから、こちらで時間を決めるのは最初だけかもしれませんけど、こういうことを徹底することで職員の仕事の質が上がっていると思います!

ありがとうございました!

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