横浜南プリスクール
(企業主導型保育園/神奈川県横浜市/定員49名)

もはやコドモンなしでは業務が行えない、圧倒的使いこなし術

登降園管理 請求管理 帳票作成 献立管理
事務の効率化 先生の残業削減 手書き業務の削減

この事例の要約

・個人情報の管理ができ、修正時もリアルタイムに正しい情報を共有できる
・大事なことは全て園内連絡で連絡することでコドモンを見る習慣が付き、必要な知見が職員全員に貯まっていく
・保育士がこどもに向き合う時間を得られる効果がある

登降園、勤怠、コミュニケーションを円滑に行うためのツールを探していた

今まで様々な園を立ち上げていらっしゃりますが、2019年3月からは、ここが本格始動されたんですよね。まだ開園から半年(インタビューは2019年8月末に実施)ですが、「コドモン」を使いこなしてくださっているようで、嬉しいです。

三輪(以下み):そうですか?

カスタマーサポートのチームが日々の業務の中で、「横浜南プリスクール」さんがすごいと教えてくれたんですよ。保育の現場で「コドモン」のICTシステムを使ってみようと思われたのはどういうきっかけでしょうか?

加藤(以下か):ICTのシステム導入にあたっては、3、4社、機能や費用も含めて検討しました。基本的に、私が今までやってきたのは、9時に生徒が来たら14時半か15時に終わる幼稚園形式の保育施設なんですよ。子どもの2/3くらいは園バスで来て、みんな帰る時間が一緒。こういうパターンなので、登降園時間がバラバラなわけじゃないんです。

決まった時間に生徒さんがスケジュール通り動くと。

か:ほとんどが14時半とか15時に帰ります。病気や用事があったりすると早く来たり早く帰ったりっていうのはありますが、登降園の管理ならエクセルでもできるわけです。ところが、保育園方式は、幼稚園と違って、来る時間も帰る時間もバラバラ。そうするとこれが相当煩雑だということで、登降園管理を楽にしたいというのがスタート地点だったんです。

次に、従業員のタイムカード。幼稚園だとシンプルに8時間で済んだわけです。でも保育園方式だと、朝7時から夜7時までなど2交代になる。社員とパートさんを組み合わせたり、従業員の勤怠管理も非常に煩雑になると考えられたのが導入しようと思うポイントでした。

もうひとつは、保護者とのコミュニケーションです。今までは電話による対応がメインで、幼稚園ですら多かったのですが、保育園になると、さらに増えることが予測されるので、スムーズにできるツールを探していました。

最後に、役所へ提出する指導案なども楽に作れて、みんなで共有できる機能があるものが望ましかったんです。これも以前は、自分たちのフォーマットで作っていたのですが、共有がうまくできない。メールで送ったりサーバーにあげたりするのですが、確認したかどうかもクイックにすることができなくて。できれば、承認という過程を自動的にできて、みんなで共有できる仕組みがあれば便利だなと思っていました。ヒヤリ・ハット事例も、報告書として出すだけではなく、共有してみんなが見られないと意味がない。内部のコミュニケーションが大事だと予々思っていたので、この点も導入に踏み切った大きなきっかけでした。

み:ここは、自前で献立を作っているので、当初は考えていませんでしたが献立管理もあとから付け加えました。保護者に献立を配信したいとき、何かいい方法はありますか?

ペーパーレスでお知らせしたいのであれば、コドモンに入力したものをエクセルでダウンロードして、PDFで書き出したしたものを資料室にアップしていただくのはいかがでしょう?そうすれば、保護者はアプリでいつでも見ることができます。印刷する必要がないですし、なくすこともありませんしね。

か:最高ですね。

み:今は紙で定着しちゃったので、しばらくは両輪でやって、慣れたら紙はやめるのがいいですね。

今月の行事予定とか、健康だよりも、同じ方法で送ると便利かもしれませんよ。

か:じゃあ、そういうものは全部PDFにして資料室にあげたらいいんだな。紙はいらないと。すばらしい。

み:日頃の持ち物の連絡とかは、お知らせ一斉配信で送ってるので、保護者も見る習慣は既についていると思います。ただ、添付ファイルは見ない人もいるので、なるべくテキストでべた打ちする運用にしています。

か:お知らせ一斉配信て添付できるんだ。すごいね!

今年の授業料や年間行事など、保護者が振り返って後で見るようなものは、資料室にアップしておくと便利です。メールを辿って探すより、保護者の利便性は上がりますね。

開園と同時に「コドモン」を導入されたと思いますが、保護者の方向けには、入園前にガイダンスをされたのでしょうか?

み:そうです。システムに関してはガイダンスで説明をして、アプリに関してはチラシをお配りしてセットアップしてくださいと依頼をしました。特に何も問題なく、みなさん使ってくださっています。3月はプレオープンということで、先生も保護者もトライアルという形で慣れていって、4月からの本番を迎えたという感じです。

この園自体が、保育園でありながら、幼稚園とインターナショナルスクールのいいとこどりのようなカリキュラム重視の園だと思うので、保護者の方もそういったことに興味のある方が多いのかなと思うんですね。だから、ICT化にも特に戸惑うことなく保護者のかたもスムーズに使いこなしていただいているみたいですね。

み:使い方について多少質問されたことはありますけど、ネガティブな意見は聞いたことないですね。

大好きですから三輪さん。コドモンが。

具体的に、どんなシーンで使っているかをお聞きしたいのですが。

み:1日の中でいつ使っているかというと、もうずーっと使ってます(笑)

か:1日8時間たっぷり使ってますよ、三輪さん(笑)。「コドモン」と共にあるって感じですよ。

み:私は、常にパソコンで操作してるんですが、何かあるたびに保護者から連絡来てないか、承認が来ていないか、見ながらやっています。

か:コドモン病(笑)?
み:病じゃないです(笑)。

ヘビーユーザーですね(笑)。

か:大好きですから、三輪さん。コドモンが。

うれしいです!

まずコドモンを見る、という習慣づけがもたらすもの

特に便利に感じる部分、導入してよかったと感じている部分を具体的にお聞きしたいです。

み:最も便利でいいことだと感じているのは、個人情報の管理ができるという点。園児情報はファイリングもしていますが、情報を探すときにペーパーをめくって探すというのは意外と時間がかかってしまいます。結果、タイムロスにつながっていると私は考えています。一番最初の時点でデータを入力する業務が発生しますが、一度やってしまえば、その後は「コドモン」でサクサク情報が見れるので便利ですね。クラスごとに紙で保管するというのも情報漏洩につながるのでよくありませんよね。今は、権限を持った職員が、コドモンを見て親に連絡するなどしています。

なるほど。

み:紙ベースだと印刷して配る作業が発生しますが、「コドモン」上で修正すればみんなに一瞬で共有されるんですよね。リアルタイムで共有できて、常に正しい情報を見られるのは、かなりのメリットです。

か:すばらしい。

紙だと過去のものをパッと見たい時に見れなかったり、保管してある場所まで見に行かなくちゃならなかったり、そういうちょっとした面倒さがありますよね。

み:各クラスの週案は、私のほうで確認してコメント入れたりしていますが、それも「コドモン」上でどんどん流れ作業的に進められるのがいいですね。効率的に活用できてます。

三輪さまは、全体を見る立場にいらっしゃると思いますが、クラス担任の先生は、主にそのクラスのことを見ている思うのですが、「コドモン」で見ようと思えば、他のクラスのことも全部見れるじゃないですか。「コドモン」を使うことで、園全体のことに視野が広がることってあるのかなと思っているのですが、いかがですか?

み:保育士の先生も、この園で初めてICTに触れている方もいて、今やっと「コドモン」に慣れてきたところだと思います。今のところ、自分が入れたい情報をを入力するというのは慣れてきたと思いますが、他の人の情報を見て、うまく活用するのは次のフェーズかなと思っています。でも、みなさん「コドモン」を使う習慣は付き始めているので、段階を踏めばそこを目指せると思いますね。余裕が出てきたら、他クラスのことも見てほしい、と伝えてみようと思っています。

か:今はまだ、他クラスの週案まで見る余裕がない人もいると思うけど、園内連絡に流れる情報をデイリーベースで見るだけで、そういう視野の広いコミュニケーションは取れるようになってきたと思います。ヒヤリ・ハットは、特に見てくれてる人が多いですよ。

み:園内連絡は、必ず見るっていう習慣がついていますね。既読が付くので、つかなかったら見ておいてって声かけフォローもできていいですね。

か:この間、未読が溜まり過ぎていて怒られました(笑)

必要なことをきちんと園内連絡で流すことによって、知見が職員全員に貯まっていきますよね。

み:はい、一番活用している機能です。担任から親御さんへの連絡は、連絡帳でのやりとりがメインだと思うのですが、施設長からは、連絡事項や一斉にお伝えしたいことを一斉送信で発信しています。

保育士さんみんなが、そこを絶対見るという習慣がついてるのは強いですね。各機能の開発は、予想の範疇ではあるのですが、こういうふうにしたら便利になるかなとか考えながら作っているんです。情報共有のスピードと過去の閲覧性の良さは、現場で複合的に起こってくる「コドモン」のプラス作用かなと、こういうインタビューを重ねるなかで感じています。

ちなみに、保育業界はICT化がなかなか進んでいない業界だと思うんです。加藤さまはずっと保育業界というわけではないとのことだったのですが、三輪さまはどんなキャリアだったのでしょうか?

み:いままでは、保育業界とは全く違う業界で、主には採用人事に携わることが多かったです。個人情報の管理とか資格試験の運営、人の管理をするような業務ですね。個人データを管理して研修業務を行うこともあったので、オペレーションとしては、一斉に何かを配信したりとか、いっせいに回収したりとか、そういうことはよくやっていました。

人に紐づく情報を管理するプロってことですね。

み:大人数に向けて情報をどう共有していくのか、正確に早く伝えるにはどうしたらいいのか、という課題は、常について回ってきていたように思います。だからこそ、「コドモン」の使いやすさは存分に感じています。

その三輪さまにご評価いただけて嬉しいです。

か:本当は、園長と事務長を置こうと思ったんだけど、いわゆる「園長」という存在を置くのがいいのかどうかわからなくて。結局、みんなが意見を出し合ってやっていくのだったら、人を管理している事務長が「施設長」としてまとめたほうが逆にうまくいくんじゃないかと思ったんだよね。アイディアはみんなが出して、それをまとめる力を持ってる施設長というのがいい。システムの導入も早いし良かったと思う。
あれ、なんか俺がまたしゃべっちゃったなぁ。(笑)

いえいえ、加藤さまのお話もっと聞かせてくださいよ。施設自体も革新的なコンセプトだと思うんですが、そういう人の役割や配置みたいなところも新しいですよね。この園のように、他業種から入ってきた方や、パワーとエネルギーのある方が保育業界に新しい風を吹き込んでくださるのは、とてもいいことですよね。「コドモン」としても、そういう園をどんどん応援をしたいです。

か:ありがとうございます。

保護者についてはどうでしたか?

み:どこから連絡するか、というような疑問があったようですが、1度説明すれば解決するような軽微なものだったので、全く問題はなかったですよ。

電車に乗っている時は電話できないですが、アプリだとこまめに連絡をすることができますし、保護者の方も便利さを感じてくださる方も多いようなんです。

み:そうですね。お知らせ一斉配信機能で宛先を個人にできるじゃないですか。お子さんの体調が悪くなってしまったりして、お迎えをお願いするときは、電話でも連絡しつつ、そうやってご連絡すると素早く通知が飛ぶので、リアクションが早いんです。事務方は私一人なので、電話などは出られないタイミングもあるのですが、アプリでこまめに連絡をしてくださる方が多いので、こちらとしても助かっています。クレームは全くないですね。

か:連絡帳の家庭での様子もびっちり書いてくれるよね!

み:すごいですよね。細かく何したかとか何食べたとか。

保護者もいっぱい書きたくなるというのは、とてもいいことですね

み:受け入れの時は、保育士も子どもを見ていなければいけないですし、保護者も出勤前で時間がありませんから、もちろん言葉は交わすんですが、時間は短縮したいと思っているんです。親御さんにも、特別に伝えたいこと以外は「コドモン」に入力していただけるようにお願いしています。

家庭の連絡帳は、どのタイミングで送信してもらうんですか?

み:登園前に送信していただくルールにしています。登園予定なのに来ないとか、連絡帳来たのにまだ来ないとか、そういうところで注意しておくこともできますね。

親としては、書き忘れも後から送ることができるのがいいですよね。

先程も、園の中を見せていただいて、保育士さんは若い方が多そうだと思ったのですが、「コドモン」を業務上使うことに対して、不安や困ったことはありませんでしたか?浸透させるために工夫したことはありますか?

み:操作方法などは、最初少し戸惑った方もいましたが、すぐに慣れてくれたようです。職員の中には、ちょっと年配の方もいますが、事務経験があるので全く抵抗なく使っています。紙で書くより作業が早い印象がありますね。連絡帳も、今日何やったかなどは全員共通で大丈夫なので、コピー&ペーストなんですよね。効率化できていると思います。

み:職員内での必要な連絡は、すべて園内連絡を使うようにして、まず「コドモン」を見る、という習慣を付けることが必要だと考えました。あくまでも保育がメインですから、連絡帳を書き込むタイミングでなければ、パソコンて、見なければ見ないで過ごせちゃうものなんですよね。だから、ちょっと手が空いた時にパッと見る習慣をつけると、親御さんから連絡が来た時もすぐ対応できるんです。やっと、その習慣がついた状態だと思っています。習慣が一つつくと、そこからいろんなところを覗きに行くと思うんですよね。インターネットとかもそうじゃないですか。反応が遅かったら、「見てね」って口頭で言いにいくようにしています。

もちろん園内連絡の表向きの機能も使いこなしていらっしゃるんですが、「習慣をつける」というのが本質的な目的や意図であって、そこがすごくばっちりはまってスムーズに見る習慣がついたのかなという印象を受けました。

み:園内連絡に流すだけで、備忘録にもなりますね。

この日こんなことをしていたという記録ですね。なるほど。

み:口頭で伝えちゃうと、そのまま流れていっちゃうんですよね。

自動的に記録に残っていく、残ったところで負荷にはならないというのは、デジタルのいいところですね。

み:いろんな連絡が流れることで、こういうことは連絡しなきゃいけないんだという共通認識が生まれるのも良いところです。このレベルのことは全体に周知したほうがいいかなという意識が生まれます。

ちなみに監査はいかがでしたか?

か:うちは企業主導型保育園で認可外施設のカテゴリです。監査は、横浜市の職員がいらっしゃって資料などチェックしていかれました。

「コドモン」を見ていただくことで監査は通りましたか。

み:大丈夫でした。1枚サンプルをプリントして画面と一緒に提示しました。

か:画面を見ながら、この日の分を見せて、このクラスの分を見せて、などの要望にも瞬時に応えられました。

か:監査予定時刻の半分で終わりました。

すごいですね。それは「コドモン」がというより、三輪さんがすごいです。

み:システムでやっているという点で納得していただいたところもありました。

ほかの自治体だと、すべて紙媒体での審査が必要で、且つ、その印刷した紙の保存が必要なところもあると聞きました。

保育士がこどもに向き合う時間を得られる効果がある

「コドモン」は、現在みなさんにとってどんな存在ですか。

み:もう、「コドモン」なしでは業務が行えなません。

か:大好き(笑)。コドモン病と呼んでいます(笑)。これだけの機能でこの価格は、とてもリーズナブルだと思います。基本プランがあって、オプションが選べるところも、金銭面も込みでいいところですね。

確かに、ICTに苦手意識がある保育園では、いきなり全部は難しいので、まずは少しだけどうですかというと導入を検討してくださるところもあります。選べるということは、入り口として大事なことだと思っています。

「コドモン」導入を迷っている方へ、一言アドバイスいただきたいです。

み:1番は情報共有がスムーズ。タイムラグがない状態でみんなに同時に情報・連絡が共有できるのがいいところです。普段、離れた部屋で仕事をしているので情報の共有がしにくいところもありますが、「コドモン」を利用することで、職員への情報共有が断然しやすくなりました。保育は時間との戦いだと思うので、「コドモン」の活用によって業務が効率化することで、事務以外の業務にも活きてくると思います。

か:前の園では、事務担当者の業務の半分以上は、親への電話やメール対応。「コドモン」があれば、個別の電話もメールもほとんど必要ないのはすごくいいよね。親とのコミュニケーションの時間を圧縮したり、ミスコミュニケーションを減らしたりできますしね。

コミュニケーションを職員のみなさんで一斉に共有できることで、本来のお子さんに向かう時間が確保できることが「コドモン」が存在する意義だと思います。

か:まさにそうですね!だから、最初は大変かもしれませんけど、少しずつやっていったら効果がでるんじゃないでしょうか。親とのコミュニケーションだけでも全然違うような気がします。

み:本当に効率的になると思います。この園は、最初から「コドモン」でしたけど、いろいろ活用していく中で、どんどん効率化できるようになると思います。

か:電話とメールとエクセルでやっていた頃には戻れませんね。9時から始まって15時で終わるところですら大変だったんですから、ばらばらに連絡が来る保育園は「コドモン」なしではもう無理ですよ。

ありがとうございます!

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