神戸市 こども家庭局 幼保振興課様
(自治体/兵庫県)

職員同士の情報共有が強化され、保護者とのコミュニケーションも活発に

登降園管理 保護者連絡 帳票作成
保護者からの評判UP 事務の効率化 手書き業務の削減 保育・教育の質向上

この事例の要約

・職員が働きやすく、保護者が安心してこどもを預けることができる保育環境を目指しコドモンを導入
・全施設導入を見据えて2施設で試験運用を開始。現場の声を吸い上げスムーズな導入へ
・混乱がないよう職員が使い方を習得してから保護者へ展開
・連絡帳をアプリ化し、感染症の予防対策に。園と保護者のコミュニケーションも活発化

保育園利用者の増加とともに職員の働き方改革を

神戸市こども家庭局の概要について教えてください。

神戸市では女性の就業率の上昇にともない、保育園の利用申込者数も増加しています。2020年7月現在約28,000人のこどもが施設を利用していて、保育人数は年々増加傾向にあります。「神戸市こども家庭局」では、児童福祉施策の企画・実施や保育所全般に関わる業務、所管によって公立保育所57カ所の運営のサポートおよび施設の管理も担当しています。利用者数増加により職員の働き方改善にも着目し、今回ICTの導入を検討しました。
 

施設に関わる全ての人に安心の保育を

ICT導入の経緯についてお聞かせください。

神戸市だけではなく全国的に保育施設の職員は業務が多く、多忙なことが問題視されてきました。業務改善が求められる一方で、保育の質も担保しなくてはいけませんので、事務作業の省力化を目指して議論を重ねてきました。
これまで神戸市の公立保育所では、保護者への連絡手段が電話しかなく、災害時の対応など急にこどもを迎えに来ていただく必要があった際には連絡が行き違いになってしまうこともありました。また、施設のパソコンは台数が限られており、パソコンを活用した情報共有が困難な状態でもありました。職員の限られた業務時間内でこどもと向き合う時間を確保するには、事務処理の負担軽減や円滑なコミュニケーションが欠かせません。このような状況から、職員にとってより働きやすい環境を整え、保護者が安心してこどもを預けることができる保育環境を提供したいと考え、ICT導入を決定しました。

ICT導入時の課題はありましたか?

保育園ではフェイストゥフェイスのコミュニケーションが通常でしたので、現場に馴染まないのではないか? 保護者とのコミュニケーションが希薄になるのではないか? と懸念していました。また保育の現場では年齢に関わらずIT機器に慣れていない職員が多く、馴染むのには時間がかかると思いました。市としてはICTを導入すること自体が目的ではありませんので、要望のあった登降園の打刻や子どもの情報管理などが負担なく導入できるように、施設の職員と意見交換をしながら丁寧に進めていきました。
 

現場の声を生かした万全のサポート体制を

コドモン導入時のエピソードを教えてください。

ゆくゆくの全施設導入を見据えて、まずは2019年6月に、市役所と連携がとりやすい立地で、困った時のサポートがしやすい2施設にコドモンを導入しました。現場の声を一つ一つ聞きながら、コドモンの機能を少しずつ使って変化をチェックするように心がけました。導入にあたっては、保育士目線で伝えていただくことが大事だと考え私からは主に所長やICT担当保育士に使い方を説明し、OJT教育を中心に取り組みました。所長が率先してコドモンの機能を覚えてくれたので、どのように日々の業務に反映させるかを一緒に考えて、現場の声を吸い上げてくれたのが大きな力になり、スムーズな導入につながりました。タブレット端末を肌身離さず持って、この機能を使うと便利になるよ、と職員に話をしていただき、大変感謝しています。
 

保育園のICT化は、一つひとつの積み重ねがポイント

コドモンを活用してみていかがですか?

コドモンの導入により、職員全員の情報共有が可能になりました。こどもの様子等を職員が随時把握でき、保護者へ必要な時に、必要なタイミングで連絡ができています。また職員は引継ぎ事項の多い時差勤務のため、直接会わなくても業務連絡が可能になる職員間のチャット機能もすぐに馴染みました。今までは施設内の掲示板に手書きのメモを貼っていて連絡が行き違いになることもありましたが、コドモンを活用することで連絡ミスを防ぐことができています。

神戸市は、登降園管理から始めて、職員が機能の使い方を習得してから保護者アプリを導入しました。そのおかげで保護者から質問があった時も、使い方が分からないといった現場の混乱や不安も少なかったと思います。その後は、こどもの身長 ・体重入力、運動会時のアンケート送付など、機能を一つ一つ検証しながら、時間をかけて計画的に導入するように心がけました。コドモンの担当者にはネットワーク環境の調整から不具合の修復 、システムのバージョンアップの要望など、スピーディーに対応していただき感謝しています。
 

新しい生活様式にマッチする使いやすいアプリ

その他の活用方法はいかがでしょう。

連絡帳アプリを保護者との連絡や意見交換に活用しています。特に新型コロナウィルスに関連する対応では、直接接触することなく保護者とこまめな連絡ができ利便性があります。今まで神戸市では、連絡帳を介して保護者とのやり取りをしていたため、こどもが登園する度に連絡帳を手に取り記入をし、元の場所に戻す作業が必要でした。記入用の鉛筆も共用していましたので、アプリを使うことにより接触の機会を大きく減らすことができ、感染症の予防対策にも貢献しています。

コミュニケーションの希薄化も危惧していましたが、保護者とこどもが毎朝施設に登所することは変わりませんし、むしろコミュニケーションが多くなった、いつでも簡単に連絡ができると保護者からも喜びの声をいただいています。保護者アプリはユーザーに使いやすくシステム設計されていますので、どこを触ったらいいかわからない、などの質問もなくスムーズに活用できました。

最後にメッセージをお願いします

ICT導入によってこどもの状況確認や情報共有が着実になることで職員同士の意見交換を促し、保育の質の向上につながるツールになると期待しています。保育所のICT化は必要な時代の流れと捉えて、これからも議論を重ねながら職員の負担軽減やさらなる保育の質の向上につなげていきたいと思います。コドモンの導入は期待以上の効果を実感していますので、今後もこれまで培ってきた保育の実践を基盤に、活用を検討していきたいと思います。


神戸市こども家庭局幼保振興課
西尾公希(にしおこうき)様
平井健太(ひらいけんた)様

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