駒沢ほしにねがいを保育園
(認可保育園/東京都/定員19名)

一度にやり方を覚えようとせずに、 毎日の「少しずつ」を積み重ねて

登降園管理 請求管理 保護者連絡 帳票作成 写真販売
事務の効率化

この事例の要約

・隙間時間でもタブレットでさくさく入力
・保護者との連絡もメール感覚でストレスフリー
・写真販売は、画像をアップするだけでラクラク

触ってみたら本当の便利さに気が付いた

コドモンを導入したきっかけはなんですか?

この保育園は、2018年4月にオープンしたばかり。母体が長崎で40年近く保育をやっているので、開園にあたって業務や働き方を見直したときに、そのまま残したい文化と見直すべき文化が出てきました。その後者のひとつが、膨大な事務作業。連絡帳の記入はもちろん、指導計画の月案や週案など、とにかく分量が多いため、勤務時間内に終わらないことは当たり前で。どうにかしてこの作業負担を軽減できないだろうかと考える中でコドモンの存在を知って、導入を検討したんです。

コドモンを取り入れることは、今までのやりかたをガラリと変えることになりますよね。導入にあたって、不安に感じていた部分はありませんでしたか?

職員は20代から50代まで幅広く、保育士経験が長ければ長いほど、連絡帳や指導案を手書きでやってきた世代。若い職員は日頃からスマホに慣れているので、あまり心配していませんでしたが、年配の職員ができるようになるかどうか、という不安はありました。私自身もデジタル系が得意というわけではありませんでしたしね。開園の前にコドモンのスタッフの方に来ていただいて、やり方を説明していただいたんですが、実は、そのときもまだ「へぇー!」と関心するばかりで本当の便利さは実感できていなかったんです。でも、毎日少しずつ触れて、毎日できるところから使い始めて、段々と慣れていきました。一度に覚えるというより、毎日少しずつ。そうやってみんなで勉強しながら使っているうちに、不安に思っていたことを忘れてしまうくらい、活用できるようになりました。年配の職員も今では便利さを理解していますし、使い方もマスターしてしてくれていますよ。

隙間時間をうまくつかって効率化UP

普段は、どんなふうに使っていますか?

各クラスに一台、事務室に一台、玄関に一台、タブレットを用意しているので、それで操作しています。朝は、園内連絡で情報を共有したり保護者からの連絡を確認するところから始まり、子供達の登降園管理、排便や検温の情報入力などもコドモンで行なっています。連絡帳や指導案の作成、日案の評価反省は、主に、午睡の時間に行なっています。寝かしつけや午睡の5分チェックを交代にやりながら、順番に時間を作って記入しているという感じでしょうか。タブレットでさくさく入力できるので、合間で入力することができたり、場合によっては立ったままでも作業ができてしまうのは嬉しいところ。おかげで、事務作業にかける時間も短くなっていますし、隙間時間をうまく使うことで効率化もできていると思いますね。

保護者の方とのやりとりはいかがですか?

入園説明会の時に、コドモンについてお知らせするようにしています。説明書もわかりやすく書かれているので、わからないという問い合わせも特になく、入園1日目から入力してくださっている方がほとんど。中には、最初は不安だったという方もいらっしゃいましたが、連絡ノートでやりとりするだけでなく、お迎えの時にコミュニケーションは取っていましたので不安は解消されていったようで、今ではみなさん活用していただいています。お休みの連絡や遅刻の連絡も、みなさん上手に入れてくださっています。朝はどこのご家庭もバタバタしているタイミングなので、電話でやりとりするよりもメールを送る感覚でコドモンで連絡してくださるほうが、送る側としてもストレスがないようです。連絡帳も9時半までに入れていただくようにお願いしていますので、通勤中や会社に着いて一息ついた時に送ってくださっていますよ。

行事や注意事項など、一斉にお知らせするタイミングもありますよね。そういう場合も使っていらっしゃいますか?

もちろん使っています。どの方が見ていてどの方が見ていないのかがわかるのもいいところですね。紙での共有だとお知らせをお渡しした後の反応が見えないので、開封がわかるのはコドモンのいいところだと思います。保護者宛だけでなく、職員の中での園内連絡でも、誰が見ているか見ていないかはわかるので、安心感がありますね。

手間のかかる面倒な作業が一気に簡単に

その他に、コドモンについて便利だと感じるところはありますか?

連絡帳に写真を添付できるところがいいですね!0歳児は、離乳食の形状が少しずつ違っているので、どういう物を食べたのかを写真にとってお送りするようにしています。あと、入園後すぐの4月5月は、意識的に写真を多めに撮って、連絡帳につけるようにしています。やっぱり、どんなふうに過ごしているかは心配でしょうから。長く文章でお伝えするよりも、楽しそうに遊んでいる写真が一枚あるだけで安心していただけると思うんです。

写真販売の機能も利用してくださっていますよね?

はい、タブレットを使って撮影した写真を、月に最低15枚程度はアップして販売しています。こちらの作業としては、撮ってアップするだけで、申し込みをまとめるという作業が必要ないので、とても助かっています。コドモンは、こういう細かいところでも、作業負担を軽くしてくるのが嬉しいです。

確かに、集計というところでは、アンケートも同様かもしれませんね。

アンケートは本年度に入ってから使い始めたのですが、便利でびっくりしました。夏休みについてお聞きするアンケートだったのですが、結果がすぐにでることにも驚いてしまって。紙を配って、回収して、集計して、という目に見えて手間がかかることが、こんなに簡単にできてしまうなんて。今後のステップアップのために、行事の後のアンケートをすることも必要になってくるので、アンケート機能は今後も活用していこうと思います。コドモンを導入してから1年と4ヶ月くらいが経過したのですが、今ではコドモンがないと保育がまわらないくらい、なくてはならない存在になっていますよ。

ありがとうございました!

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