導入実績No.1の保育/教育施設向けICT支援ツール【コドモン】

アストロ保育園グループ
(認可保育園/千葉県千葉市/定員11・30・40・102名)

ドキュメンテーションを中心に毎日の保育を
職員のスキルアップと家庭とのコミュニケーションに欠かせないツール

登降園管理 保護者連絡 帳票作成
保護者からの評判UP 手書き業務の削減 保育・教育の質向上 先生間のコミュニケーション改善

この事例の要約

・他社サービスからの切り替えでグループ4園でコドモンを導入
・ドキュメンテーションを保護者との連絡帳がわりにし日々の活動を共有
・ドキュメンテーションで週案作成の業務を省力化。保育の振り返りに活用し質が向上

現在4園でコドモンをご活用いただいているアストロ保育園グループさま。2年ほど他社の類似サービスをご活用されていましたが、2020年4月の新規園の開園と同時に既存園も含めコドモンに移行され、現在は職員の学びと保護者とのコミュニケーション強化にコドモンを活用いただいています。

コドモンの導入に至った経緯と現在の活用状況について、理事の大場さまにお話を伺いました。
 
 

他社サービスからの切り替え導入 コドモンへの期待は安心感と魅力ある機能

コドモンをご活用いただき半年ほどが経ちました。あらためて導入のきっかけと現在の活用状況について教えてください。

大場さま:もともとは一昨年に他社サービスを導入し2年ほど利用していましたが、費用対効果があまりよくないのではという話がグループで検討事項となり、あらためてICTの検討をしたのがきっかけです。

系列園の一つでは、0・1歳、2歳、3歳以上と園の入口を3つに分けて運用している特殊な状況にあり、この登降園管理を3台のタブレットを使ってやった結果、タブレット貸与の料金だけでも費用がかさんでいました。同じように30名程度の姉妹園でも入口は2カ所設けており、タブレットの台数分だけ費用がかかっていました。

朝8時台に多くの子どもたちがどっと登園してくるため、混雑を防ぐためにも入口をわける運用自体は変えずに、なんとかコストを下げられないかと考えていました。そうしてICTの検討をしている中で導入実績が多いコドモンに問い合わせをしてお話を伺いました。タブレットは自分たちで用意することでソフト利用料だけで運用でき、コストが3分の1以下になることがわかり前向きに検討していました。

最終的にコドモンを選んだ理由は、職員にとって充実した機能です。それまで他社サービスで利用していた保護者連絡などの機能が使えるという安心感に加えて、アンケートや午睡チェックなど業務省力化と子どもの安全管理に繋がる機能や大豆生田先生が監修しているドキュメンテーションなども魅力的でした。

新しい園が今年の4月にオープンすることが決まっていたため、開園にあわせて既存園も含めてコドモンへ移行しました。実際にコドモンを利用し始めて、頻繁なアップデートがあるところもいいところだと感じています。より使いやすくなっていく期待感もあり、これからも楽しみです。
 
 

すんなり受け入れられてびっくり 事前説明で切り替えの不安も解消

他社サービスからの切り替えに対する保護者の反応はいかがでしたか。

大場さま:既存園での切り替えにあたっては、アプリの登録し直しなどの手間もあり保護者から反対の声が上がるのではないかと想像していましたが、アプリからアプリへの切り替えは意外とすんなり受け入れられて驚きました。コドモンに変えることで増える便利な機能のメリットを丁寧にお伝えしたため、納得していただけたというのも大きいかもしれません。
新年度の切り替えでバタバタすることが予想されたので、2カ月くらい猶予を持ってゆっくり移行を進めていきました。

新規開園施設での利用開始と姉妹園での切り替えが重なり、足並みを揃えるのは大変だったのではないでしょうか。

大場さま:ICTを活用していくにあたっては、システム委員会を設置し各園で委員を決めています。園では発表会などイベントごとに係をつけていて、一人につき1つか2つの委員や係を担当するという体制にしているので、システム委員もその一つにしています。

ICTの導入にあたっては、システム委員が不定期で集まって話し合いをしながら進めていきました。業務の中の改善点を洗い出して、使い方を検討するというやり方をしています。
 
 

職員同士の保育研修も家庭とのコミュニケーションも ドキュメンテーションで

現在はドキュメンテーションの機能もご利用いただいています。どのように活用いただいていますか。

大場さま:2歳以上のクラスは、ドキュメンテーションで毎日クラスの様子を保護者に配信しています。写真一枚一枚にコメントをつけられるので、一日の活動の様子を切り取ってそのときの様子を文字で添えています。写真とコメントで活動の様子を伝えられるので、毎日の連絡帳のやりとりはありません。

0、1歳のクラスではより細かな情報伝達が必要なため今は紙の連絡帳も活用していますが、ドキュメンテーションの作成も毎日しています。ドキュメンテーションの質の向上のため書き方に関する研修もグループ合同で行いました。研修では、コメントを書く際に「可愛い」「微笑ましい」「面白い」などの言葉は使わず、できるだけ読んだ人が文字からその光景が浮かぶような文章を書くこと、保育者の専門性を生かした内容にすることを共有しました。研修を経て質が上がってきていることを実感しています。
 
 

ドキュメンテーションから生まれる新しい会話

ドキュメンテーションを活用する前と後で、先生方の変化はありましたか。

大場さま:不定期で振り返りをし、職員が他のクラスのドキュメンテーションの文章を参考にしたり、お互いのクラスのドキュメンテーションを見て、こうするともっとよくなるのではないかといった意見交換をしています。文字だけの帳票よりも、写真とコメントを見て活動を振り返るとわかりやすく、職員の学びになっています。写真と写真の間につながりを感じられて、エピソードがある。例えば写真が4枚あれば4コマ漫画のようになって、よりその一瞬の解像度が高く見られるようになりました。

それから、園児と話をしていると保護者が写真について家でお話されているのがよくわかります。「ママからこれについて褒められた」と話す園児がいたり、降園時には保護者と園児が「こういうことをしていたんだね」と保育士の前で話している場面も見かけます。ドキュメンテーションは主に子どもたちがお昼寝をしている時間に作成し、14時には保護者に配信しています。夜の7時にお迎えに来られるあるお母さまは、お迎え前にコドモンで一日の様子を写真で見ており、帰り道にすぐ子どもと話ができるのがいいとおっしゃってくださり私たちも嬉しく思っています。

「今日は何をしていたの?」と聞いても、小さいお子さんだと言葉がわかりにくかったりしますが、写真を見れば「またこの子の隣にいる。この子と仲がいいんだね」といったことも保護者に自然に伝わります。保育士が言葉で伝えられる情報は限られますが、保護者は写真からいろいろな情報を受け取っていらっしゃるんだなというのは強く感じます。今後もコドモンの機能を活用して、職員同士や家庭とのコミュニケーションを充実したものにしていきたいと思っています。

これからもドキュメンテーションを楽しみながら活用いただければ幸いです。ありがとうございました。

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