ちいはぐ・十条
(認可保育園/東京都北区/定員18名)

給食業務の省力化と園全体の連携強化で、食育が進む体制ができました

登降園管理 請求管理 保護者連絡 帳票作成 給食管理
保護者からの評判UP 事務の効率化 手書き業務の削減 先生間のコミュニケーション改善 施設状況の見える化

この事例の要約

・帳票はコドモンの書式に合わせることでICT活用のメリットを最大化
・全クラスの活動の様子が共有されるようになり、職員の情報共有が活発に
・給食業務は事務作業を省力化し、栄養士・調理担当・保育士・保護者間の連携を強化
・地域や保護者から選ばれる園を目指し、情報発信を強化

2014年に開所した小規模認可保育所のちいはぐ・十条さまでは、2019年よりコドモンをご活用いただいています。以前より食育に力を入れており、今ではコドモンの給食管理と献立配信の機能をうまく活用して園児や保護者に食の大切さを伝えています。開所5年でICTの導入を決めた背景やその後のご活用状況について5人の職員さまに伺いました。
 

はじめてのICT導入 決め手は “実績”

開所から5年後の2019年1月にコドモンを導入いただいています。ICT導入に至った背景を教えてください。

井原さま:北区内には、当時小規模保育園が13~14園ありました。そのうち7園がすでに何らかの形でICTを導入しており、行政からそろそろ導入したほうがよいのではと促しがあったのが導入のきっかけです。ICTの導入にあたっては補助金も活用しています。

いくつかICTのサービスを比較しましたが、園として使えそうな機能が充実していたことと導入実績が多いことに安心感があり、コドモンを導入しました。
 
 

コドモンの書式を活用し、使いやすさが向上

コドモン導入後、軌道に乗せるまでに苦労したことはありますか。

井原さま:実際にICTを導入してみて大変だったのは、紙ベースの帳票からの切り替えです。全てコドモンのフォーマットを使うとなると全部をゼロからスタートしなければならないため、最初はもともと園で使っていたオリジナルの帳票をコドモンに入れて少しずつ移行していきました。でも、園独自の書式の帳票を全て登録しようとするとものすごい作業で、途中で止めようかと思うくらい大変な作業でした。

そこから徐々に連絡帳だけコドモンのフォーマットを試したり、日誌を使ったりしていきました。そうやって使っていくうちに、全てコドモンの書式に合わせるほうが使いやすいことがわかってきました。入力した項目が機能をまたいで繋がっているし、見やすくて記録もつけやすいということもあり、いつの段階で全て変えていくのかを職員と話しながら少しずつコドモンのやり方に合わせていきました。一気に変えると保護者にも負担になるかと思い、いろいろと話しを聞いたり、協力してもらいながら少しずつ移行を進めていきました。

宮崎さま:保護者はアプリに慣れている方が多いこともあって質問もほとんどなく、比較的抵抗なく進められたように感じています。こちらからの連絡不足で保護者にうまく伝わっていないことがあれば担任が個別に対応していましたが、保護者の説明に関してはそれほど時間はかかっていない印象です。

それよりも、園内の保育者たちが帳票類にどれくらいの時間を費やすかというのは個人で差が出ていました。最初はiPadのみの使用だったので、入力にものすごく時間がかかる職員もいれば、1時間くらいで終わらせてしまう職員もおり、全員が入力作業に慣れるまでには結構時間がかかったかなと感じています。入力の内容に迷うというよりは、今まで手で記入していたものをパソコンに移行させるというシステム操作の作業に慣れるのに時間がかかったという印象です。
 
 

全クラスの状況が見える化 情報共有が活発に

貴園ではたくさんの機能をご活用いただいています。どのような順で活用を進めていきましたか。

井原さま:保護者も一緒に使っていくことになるので、連絡帳の機能からスタートしました。園内では連絡帳に紐づくということで、保育日誌の活用を次のステップとして進めていきました。ただ、それまで手書きで書いていたものと項目が異なるところがあったため、今月はここだけにしよう、来月はこことここをやるようにしよう、と負担のないよう小さいステップで進めていきました。

日誌が書けるようになったら次は週の記録や計画。週の計画ができるようになったら次は月案、と一日からスタートして大きな書類に広げていくように進めていきました。その合間で職員に余裕が出てきた時に、事故報告等の機能も試してみました。

2019年1月にコドモンの契約をしましたが、職員にも使い方をわかってもらい、4月の入園説明会で説明できるレベルに達していないとうまくスタートできないだろうということから、2018年11月からテスト運用を始めていました。そこから約半年ほどかけて実際に使えるように準備をし、2019年4月に全体の運用のスタートがきれました。

コドモンの指導案を活用いただくようになってから業務に変化はありましたか。

木村さま:担任は一台ずつiPadを持っていて、それで月案や連絡帳を書いています。コドモンにする前までは全て手書きでしたが、今は作成から承認まで全てコドモン上でおこなっています。最初はiPadで打つ事に慣れなずに時間がかかったりもしましたが、外付けのキーボードを使うなど自分のやりやすいように工夫して使っています。

コドモンだと、一つの端末で全クラスの日誌や週案・今日の活動等を見られるのがすごく良いですね。紙ベースだと特定の場所に行き、他のクラスを見て、と確認するのも手間でしたが、それらが一つの端末でできるのがとてもいいです。周りのクラスの状況もよく分かるようになりました。今は操作にも十分に慣れてうまく活用できようになり、視野が広がった感じがしています。
 
 

食材や保存料・添加物未使用など給食へのこだわりはそのままに、作業を省力化し栄養士・調理担当・保育士・保護者間の連携を強化

貴園で力を入れている食育について、献立の作成にもこだわりをお持ちかと思いますが、どのようにコドモンを活用いただいていますか。

井原さま:ちいはぐ・十条も含めて法人では保育園が3園あり、法人の中でも特に当園は食育に力をいれています。以前は他社の給食管理ソフトを使っていました。法人内の3園で共通の献立を作っていて、そのソフトから引っ張って来た献立をベースに、ちいはぐとして使いたくない食材や保存料・添加物の入ってるものを除去して献立を見直し、新たに作り直していました。それを本部で作成し、紙ベースで家庭に配布をしていました。

コドモンを検討していた際に給食管理と献立配信の機能があることを知り、一つのシステムで管理したほうが便利だろうと思い移行をしました。今までやっていたことをコドモンにどう反映していくか、コドモンではどう実現できるかを事前に2カ月くらいかけて調べて準備し、機能を使い始めました。

毎月の献立はコドモンから配信される献立表をベースにして、調整が必要な部分は変更するなどしています。運営面で非常に楽になったのが発注です。発注先の業者はもちろん登録しておけますし、発注書が献立からそのまま引っ張ってこられるのはとても便利です。当然不要な物を消す作業はありますが、今までは0から手入力で発注書を作っていたのが、グラム数も自動で表示されるのが非常にありがたいです。

給食管理は園児台帳や登降園の情報と連動できるため、欠席の園児数やアレルギーのある園児が登園しているかどうかなどがコドモンを見るだけで把握できて確認の手間がなくなりました。給食時には調理担当が各クラスをまわって子どもたちの食事量や食べている様子を見ていますが、食べ残しについても園児ごとにコドモンへ記録ができ、保護者にも共有できます。作成した献立表もコドモンで保護者に配信できるので、紙に印刷して配布する手間はなくなりました。園内では保育士・栄養士・調理担当の連携が深まって日々の保育に情報を活かしやすくなり、家庭への共有もスムーズになったことで保護者の関心も高まっていると思います。
 
 

彩り豊かなメニューと未加工の食材に子どもたちも興味津々

保育士のみなさんから見て、子どもたちの反応はいかがですか。

宮崎さまコドモンの献立メニューになって子どもの好き嫌いがはっきりわかるようになりました。前回は食べなかったけど今回は食べてみよう、と子ども自身で選べています。彩りがきれいなメニューもあり、それに合わせて食育強化を意識し「今日はどんな野菜が入っているかな?」等話すようにしていて、食べがよくなったと感じています。

それから子どもたちはおやつをとても楽しみにしていて、お昼後すぐに調理の職員に「今日のおやつなに?」と聞きに行く姿を見ることが増えました。栄養だけでなく、美味しく楽しく食事ができることが考えられた献立なのだと感じています。

先日は枝豆のメニューがあり、実際に枝豆を茹でる前と後でどう違うかといった食育を兼ねた遊びを子供たちとやりました。「皮がフサフサしているね」と最初からみんな興味津々で、食べるときにも「こうだったね、あぁだったね」と話をして楽しんでいました。

職員の中でも、食育につなげる食材を献立の中から探して実践していますが皮つきは結構レアで、見て触れられる食材の提供はとても良いと思いました。食べるときの見た目もガラっと変わるので、子どもたちにも取り入れやすいです。加工せずに食材を出すのが、斬新でいいですよね。子どもたちと一緒に楽しむことができました。

保護者と園児が「今日はなんの給食だったの?」「今日はこれを頑張って食べたよ」といった会話をしているのを耳にする機会も増え、嬉しく思っています。コドモン上で保育の記録と給食の情報を同時に確認できるため、振り返りをして次に活かすという流れも効果的にできるようになり、食育の質を上げていくことにより意識が向くようになりました。
 
 

保護者からも喜ばれる写真付きのお知らせ

保護者の反応はいかがでしょうか。

木村さま:保護者の反応も良いと思います。毎日給食で食べたものは保護者アプリを使って写真付きで共有しているのですが、特に0歳クラスでは食事の写真を見て「園でこれくらい食べているんだ」と確認して、家庭での食事の目安量にもなっているようです。写真を見て「うちの子、こんなに食べているんですか?」と保護者も新たな発見もあるようで、すごくいい印象を受けています。親子の間でも、今日これ食べられたんだよ、という会話が見られる時もあったので、それはとてもいいなと思っています。

井原さま:保護者も離乳食の初期・中期・後期において、どういう形状や大きさなのか写真で見てわかって、家でつくる時の参考にもできるのがよいのではと思っています。実際にそれを参考にして大きさ等調節している家庭もあると思います。

SNSやブログの活用からも、園から保護者への情報発信に力を入れていることが伺えますね。

井原さま:Twitterをメインにブログも活用しています。もともと求人用や入園を希望される地域の方向けの広報的な活用として開始しました。InstagramとYouTubeに関しては、コロナの自粛期間中に保護者や園児に何かできないかということから始めました。

保護者からもすごく好評で、自粛期間が終わって登園し始めた頃に、「すごく楽しかった」という声がいっぱい上がって、僕たちもやっていてよかったと思いました。動画をアップしたという情報をコドモンのお知らせ機能を使って保護者にすぐに伝えることができたので、その点でもありがたいツールだと思いました。
 
 

監査はiPadの画面提示で完了

その他、コドモンを活用していてよかった点はありますか。

井原さま:以前に施設の指導検査(監査)がありましたが、iPadの端末で見てもらえたので紙ベースで出力する必要がなく、今までより短時間で終わりました。

保育系の日誌、計画書類、事故・怪我に関する書類、出席簿、それから給食管理についても全て端末確認だけで済んだので、準備、受査ともに時間短縮ができました。監査の担当の方が年配の方だったので、細かいところまでは見きれないのではとも思いましたが、区からICTの活用を促すだけあって監査もこのような形で大丈夫ということで受け入れていました。今後は監査も紙ベースではなくICTの記録を画面で確認していくようになっていくと自治体も話をされていたので、いち早く対応できてよかったと思います。

コドモンを活用して食育を強化いただいていることや施設運営にお役立ていただけていることがわかり嬉しく思います。この度はありがとうございました。

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