こころしながわひがしおおい保育園
(認可保育園/東京都品川区/定員90名)

ICTの活用でデジタル化社会に柔軟に対応 職員からも保護者からも選ばれる園へ

登降園管理 請求管理 保護者連絡 帳票作成
保護者からの評判UP 事務の効率化 手書き業務の削減 電話対応業務の削減 保育・教育の質向上

この事例の要約

・登降園~請求管理をICT化し、正確な処理と業務省力化を実現。
・保護者連絡をアプリ化したことで、ペーパーレスを実現。渡し漏れのリスクもなく、保護者はいつでもスマートフォンで情報を確認でき利便性が向上。
・帳票は、ICT化によって作成・修正が容易にできるようになり、作成効率がアップ。
・新規開園時にコドモンを導入し、ICTを使って業務をするのが当たり前の環境に。
・活用が進んでいる園の例や便利な使い方をモデルケースとして、グループ全体へ活用を素促進。

グループ全体で28園(2021年4月時点)の保育園を運営するこころグループさまでは、豊かなこころと元気な身体を育む経験・体験が出来る保育、子どもの感性を育む保育を目指し、地域に根ざす園づくりをされています。保育士が、子どもたちとの時間を大切にできるよう事務作業の省力化や職場環境の整備にも力を入れており、グループ全体でICTの活用を広げています。

2020年4月の開園と同時にコドモンを導入し、もうすぐ開園から丸1年を迎えるこころしながわひがしおおい保育園さま。園長を務め、こころグループの本部職員としても勤務されている堀添様に、現在の活用状況やグループでのICT導入についてのお考えを伺いました。
 
 

【新規開園と同時にコドモンを導入 全園でのICT活用へ】

こころしながわひがしおおい保育園でコドモンを導入したきっかけについて教えてください。

私が園長を務めるこころしながわひがしおおい保育園では、2020年4月の開園からコドモンを導入し、活用を進めています。グループとしてはそれ以前からコドモンを導入していましたが、もともとは登降園と勤怠管理を行なっている程度で、十分に使い込めているという印象ではありませんでした。本部では、開園する園を増やしていくと同時にICTの活用範囲を広げることも考えるようになり、保護者との連絡にもコドモンを活用していこうという思いがありました。

そこで2020年4月に複数園開園した際には、開園と同時にコドモンを導入し、登降園、請求管理、保護者連絡、指導案作成などの機能を最初から活用しています。私個人としては、以前違う施設で保育士をしていたときには別のICTシステムを使っており、アプリケーションを使って保護者とコミュニケーションをとることにメリットを感じていたので、こころグループでもコドモンの活用を全園に広げていきたいという思いで導入しました。
 
 

【運用がうまくいっている園をモデルに、全園での活用を促進】

コドモンを複数の保育園に導入していくにあたって苦労した点や工夫した点などがあれば教えてください。

導入時の補助金が受けられるかどうかは各園ごとによって違うので、その手続きには苦労しましたね。それから、既存園で職員の年齢層が高い保育園や帳票を長年紙ベースでやってきた保育園では、ICTの導入自体に抵抗感があることもあり得ますので、現在では開園する時点でICT化をするという決定事項のもと始動している園が多いです。新規開園の保育園では、コドモンを活用することを決定事項として進めているので職員からの反発や不安というのも特に聞かないですね。

既存園の中には、現在打刻機能しか使っていない保育園もありますが、そういった園には、まずは園長に活用のメリットを丁寧に伝えながら徐々に浸透させていくことを意識しています。当グループでは、各園にICTの担当を設けておらず、本部の担当が各園での活用をサポートしています。グループ内でうまく活用できている事例を既存園にも展開するなどして、少しずつ活用を広げていっているというのが現状です。


 

【保護者への周知は手間なく確実に 緊急時の連絡体制も整いました】

実際にコドモンを活用してみていかがですか?

園長として一番大きく感じているのは、保護者への周知が簡略化できた点ですね。今まではお知らせやお便りをすべて紙ベースで印刷してクラスごとに配布していたので、印刷の費用や作業の手間がどうしてもかかっていました。

コドモンを導入してからは、ほぼ全てのお便りをデータで作成しPDFで保護者に共有しています。保護者への渡し忘れや紛失のリスクもなくなり、保護者はスマートフォンのアプリでいつでもデータを見返すことができるので、便利に使っていただけているようです。
全体周知が必要なものも「●月●日にコドモンで配信していますよ」とお伝えするだけで済むので、お便りを渡したつもりでいたが保護者の手元には届いていなかったといった人為的なミスや連絡漏れも防ぐことができて安心です。

保護者と園との間で必要な連絡はほぼアプリでやり取りしています。朝の遅刻や欠席連絡もアプリで受けているので電話対応はほぼなく、伝達漏れもないので便利です。
昨今はコロナ禍で、休園など緊急の連絡や対応が必要になるリスクが常にありますが、保護者にお知らせを一斉に配信しないといけない事案が発生した場合にも、スムーズに周知できる環境が整っているので安心感があります。

保護者へのお便りについては、資料室の機能も活用しています。
資料室には、毎月の園だよりや献立表を公開し、お知らせ一斉配信で保護者への周知をしています。お知らせ一斉配信は保護者の既読確認ができるので、必ず確認してもらいたい重要な連絡はお知らせ一斉配信の機能を、そうでないものは資料室に掲載を、といった使い分けも模索しながら試しています。
 
 

【書類作成や園内連絡もコドモンで 業務省力化と正確な情報共有を実現】

職員の変化はいかがでしょうか。業務のやり方や事務作業にかかる時間など、変化はありましたか?

週案、月案ともに指導案の作成はコドモンを活用しています。データで運用ができるようになって、作成や修正が速く・スムーズになりました。添削した部分をきちんと確認したいという思いがあり、コドモンで作成した指導案を一度印刷し、添削は手書きでしています。添削後はコドモン上でデータの修正をしています。一部紙での運用は残っていますが、全体としてはペーパーレス化もでき、スムーズな作成・修正・保管ができるようになりました。

また、当園では園内連絡の機能を会議の議事録としても活用しています。園内連絡の機能を使って給食会議の議題を保育士に投げかけ、保育士は給食の進み具合いや喫食状況をコドモンに打ち込んでいきます。その打ち込まれたデータを給食担当は確認し、そのまま議事録にも反映しています。
言い忘れや聞き漏らしを防ぐこともできますし、議事録を書く手間や議事録を作成する人による質のばらつきもなくなるので、手間をかけずに正確に情報を共有できるようになりました。

当園では、各クラスにパソコンとiPadを1台ずつ配布しています。毎日の連絡帳のやり取りや午睡チェックなど、入力頻度が高い0~2歳のクラスの職員には、より持ち運びに便利なiPod touchも配布して日々の業務をしています。
3歳以上のクラスでは、 毎日一斉配信でクラスの様子を保護者に配信し、保護者からコメントや返信があれば対応するようにしています。パソコンやタブレットを使って仕事をするのが当たり前の環境になっています。

 


 

【保護者へのアンケートは、準備から集計まで手間を大幅に削減】

たくさんの機能を活用いただいていますが、園長として職員にコドモンの活用を浸透させるために工夫したことはありますか?

私は幸い本部職員としていろいろな園に巡回し、そこでコドモンの便利な使い方についての情報を各園から収集できるので、どうやって使うのがよいかを精査した上で必要だと思った機能は最初からほとんど導入しています。

便利な使い方ができそうなものは積極的に試してみようと思っていて、最近初めてアンケート機能を使ってみました。保護者に行事のアンケートを行ったのですが、集計から回収までとてもスムーズで、集計結果もきれいにグラフ化されたものを保護者にお見せできました。紙で印刷して配布し、回収して集計するという職員の手間は大幅に省力化できました。
 
 

【パソコンが苦手な職員も、コドモンを使うのが当たり前に】

ICTを活用することについて、職員から不安の声はありませんでしたか。

そもそもパソコンが苦手な職員はいて、そういう人はやはり苦手意識は持っているようです。ただ、コドモンはインターフェイスが難しくないので、感覚的に使いやすいんです。パソコン操作が苦手だと言っていた職員も使ってしまえばどんどん慣れていきます。「使い勝手が悪くて使えない」という職員はいませんよ。

当園の場合、開園当初からコドモンを使っていくことを職員に話していたので問題はありませんでしたが、既存園でこれからICTの活用を広げていこうという園では、もしかしたら職員からの不安の声や反発もあるかもしれません。
ただ、グループ内の別の園で保護者から評価をいただいていたり、より便利さを求められる声が挙がるようであれば、時代とともに保育士のやり方も変わっていくべきだと思っています。ICTを使うのが当たり前の環境にしていきたいですね。
 
 

【写真付きの発信が保護者に好評 園見学でも興味を持ってもらえます】

貴園では、保護者の反応はいかがですか?

3歳以上のクラスの保護者へのお知らせ一斉配信は、最初は文章だけだったのですが、職員に余裕がでてきたこともあり最近では週に1回写真の配信を始めました。お子さんの様子を写真からも感じていただけるので、保護者にもありがたい、嬉しいですと喜んでいただけました。

保護者アプリは、おじいちゃん、おばあちゃんにも共有できて、子どもたちの園での様子を見てもらえるのもいいですよね。遠方に住むおじいちゃん、おばあちゃんにも見てもらえて、喜んでいただいています。特に昨今はコロナで気軽に会えない状況も続いていますので、遠方にいても簡単にお子さんの成長を共有できる点は喜んでいただいています。

新しく入園を考えている保護者の園見学でも、コドモンのアプリを使って連絡のやり取りをすることや、園の様子をPDF等で配信しているというお話をすると、いいですねと反応をいただけます。
 

 

【導入作業の負担やセキュリティの心配なく、動画配信も活用したい】

今後活用したい機能はありますか。

動画配信ができる機能が欲しいと以前お伝えしていたのが実現されて嬉しく思っています。ぜひ活用していきたいです。保育園として安心して動画を配信できる方法がなかなかないので、今使っているコドモンをベースに配信できるのはとても便利です。

特に今年度はコロナの関係で、行事に保護者を呼ぶことが一切できませんでした。代わりに動画を撮って、保護者がお迎えに来るタイミング合わせてプロジェクターに投影するなどしてみましたが、画質が荒くなってしまったり、データが欲しいと言われることもあり、どうにかできないかと思っていました。今後はコドモンの活用の延長として動画配信の機能も活用したいと思います。

それから、行事予定の管理の機能も保護者にとって便利だと思うので整備したいと思います。「明日は体操教室だな」「明日はひな祭りのイベントだな」といった保護者の気付きとリマインドになればいいなと思っています。

本部としては、写真販売に力入れられるのではとも考えています。写真販売を利益に繋げることができれば、子どもたちにも還元できると思っています。また、本部から直接保護者満足度や職員の満足度をはかるアンケートを実施するなど、コドモンをベースにやれることをいろいろ模索していけたらと思っています。
 
 

【デジタル社会に対応した保育園でありたい】

ICTの活用を通して実現したいことはありますか。

コドモンで手書き作業や事務作業の省力化を進め、生まれた余裕は子どもと過ごす時間に使っていきたいと思っています。これは、職員の採用面接の時にも話していることですが、やはり本質としては子どもとの時間を大切にすることだと思っています。

当グループでは「時代の流れに合わせなくてはいけない」ということを意識しています。完全なデータ社会の中で保育園もそうあるべきだと考えていて、だからこそグループ全体でコドモンの活用に着手をしていっています。
ICT化自体は当たり前で差別化は難しいと思っています。その当たり前の環境をしっかり整えて、職員からも保護者からも選ばれる園でありたいと思っています。
 
 

これからもコドモンを便利に活用いただければ幸いです。ありがとうございました。

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