学校法人ひかり学園 学童保育ひかりキッズクラブ(第二ひかり幼稚園子育て支援活動)
(学童施設/岡山県岡山市/定員100名)

職員の負担なくこどもの安全管理を強化し、活動内容の発信で保護者の満足度が上がりました

登降園管理 請求管理 保護者連絡
保護者からの評判UP 事務の効率化 電話対応業務の削減 施設状況の見える化

この事例の要約

・紙で集計し、煩雑になっていたバスの送迎管理が早く・正確に把握可能に。
・活動の様子を保護者に配信し、保護者満足度が向上。職員のやりがいに。
・園児一人ひとりの利用予定を施設全体で把握でき、こどもの安全管理を強化。

学校法人ひかり学園様では、運営する2園のこども園と学童保育ひかりキッズクラブでコドモンを活用いただいています。今回は、園長の永倉様に学童保育でのコドモン活用のメリットについてお話を伺いました。

※ひかり学園様でコドモンを導入した経緯や導入の際に注意した点などについて、詳しくは「事務作業の省力化と保護者への発信を強化し、手厚い保育への意識が高まりました」の記事でご紹介しています。こちらもぜひご覧ください。
 
 

コドモンで事務作業の省力化と保護者の不満解消を模索

学童保育でコドモンを導入した経緯を教えてください。

学童保育を利用している児童は現在100人近くいますが、全員がひかり学園のこども園を卒園した児童で、小学校4校に通学しています。小学校によって、また学年によって、タイムスケジュールがまちまちで、下校時間もばらばらなのが大きな問題です。日ごとの学童保育利用者の確認、各校・各学年の下校時間の把握がとても難しく、保護者からの連絡も携帯電話のショートメールを使用していたので、集計にすごく手間がかかっていたんです。
これらの作業、そして、入退室管理や請求業務など、業務全体を省力化したいと考え、こども園で活用していたコドモンの学童版を導入しました。

また、保護者とのコミュニケーションは、小学校で使用している連絡ノートを共有させてもらうことと、お迎えの際に短くお話しさせてもらうことのみで行っていて、こども園在園時ほど手厚くできていませんでした。この問題についても、コドモン導入によって、解決できたように思います。
 
 

週1、2回の情報発信で、保護者からの評価が180度変化

コドモンを導入してどんな変化がありましたか。


職員は連絡帳やお知らせの一斉配信を活用して、週に1、2回その日一日の活動の様子やお子さんの様子などについて丁寧に配信するようにしました。一日の活動内容が、習い事と学校の宿題だけという日もあるため毎日は配信していませんが、それでも週に1、2回は活動の様子を写真付きで保護者にお知らせしています。また、夏休みなどの長期休暇中は、できるだけ毎日配信するようにしています。

そうした発信を始めたところ、「学童での様子がよくわかって嬉しい」、「こども園の頃と同じように手厚くみてもらっているのがわかりありがたい」「前よりもっと信頼できるようになった気がする」など、保護者からの喜びや感謝の声がたくさん届けられるようになり、職員はやりがいを感じています。今までもお迎えの時にお話をすることはありましたがここまで丁寧な発信はできていませんでしたので、こどもの様子がわかって保護者は安心されたのだと思います。

保護者も、時々、コドモンの連絡機能を使って家庭での様子を伝えてくださるようになりました。子育ての悩みをコドモンで相談されることもあります。そんな時は、お迎えの時に声をおかけしたり、電話をかけたりして、相談にのっています。コドモンのおかげで、保護者との信頼関係が強くなったような気がします。

以前も入退室の管理ができるシステムは使っていましたが、アプリ型ではなくWebでサービスへログインして使用するものでした。保護者はお知らせをメールで受け取り、何か連絡をする際はその都度URLを立ち上げてログインする必要があったので不便でした。コドモンは、通知やお知らせもアプリ内で確認できるので使い勝手がよくなりました。お知らせは既読管理ができるので、保護者が通知を確認したかどうかを学童側でも確認できるのでとても安心です。

また、以前のシステムは費用の集計が手作業になる部分もありましたが、コドモンならすべて自動で計算できるので便利です。保護者は一つのアプリ内で兄弟の情報を管理できるので、こども園と学童に兄弟が通っている場合にも、スマホ一つで情報管理ができ利便性が上がったと思います。
 
 

コドモンの情報を元に児童の安全管理を強化

その他、コドモンを活用して便利になった点はありますか。

こどもの送迎管理がとても便利になりましたね。岡山市内の小学校4校にスクールバスを出して学校から学童の送迎をしているのですが、曜日や日によって「この子は早いけどこの子は遅い」と個々の下校時間がとにかくバラバラで、バスの運行管理がすごく大変なんです。

コドモンを導入するまではバスに乗る時間を紙で提出してもらっていたのですが、月曜の予定を確認したくても金曜に回収できていないなど管理も煩雑でした。それが今ではコドモンのアンケートを活用することで大幅に省力化できています。児童を学校別、学年別でグループ分けをしているので、「●●小学校の▲年生の保護者」とグループに分けてアンケートを発信し、利用を希望する曜日を回答してもらっています。回答は自動で集計できるので、月曜日は●人、火曜日は●人とすぐにわかるのでとても助かっています。

こどもの欠席や保護者のお迎え時間の管理についても、以前は、小学校の連絡ノートに記入するか、携帯電話のショートメールで連絡してもらう形式で、確認作業に手間がかかっていました。今では、「今日は学童を利用せずそのまま家に帰ります」、「今日は●時にお迎えに行きます」といった連絡もコドモンで受け取っているので、施設内の各部屋のiPadですぐに確認ができ、電話応対と伝達の手間もなくなりました。

園内で行っている英語レッスンやテニスレッスンなどへの参加についても、変更があれば保護者がコドモンでお知らせしてくださり、クラスごとの一覧で確認することもできるので、とても把握しやすいです。

誰が今日学童を利用するのか、しないのか、きちんと確認できていないとこどもの安全管理ができませんよね。
例えば以前の状態であれば、もうすぐ来るはずなのにバスの門にお子さんが来ない、保護者に電話をかけても仕事で繋がらず、小学校にかけてもこどもはもういない。どこに行ったのかと探したら、ただ学童に行くのを忘れて家に帰っちゃっていた、ということも起こりうるんですよね。でも今は、コドモンでちゃんと把握ができるので、正しい情報を見ながら動けるというのが学童の職員にとっても安心で、ものすごく助かっています。

職員のみなさまの業務省力化とお子さまの安全管理にコドモンを活用いただけて嬉しく思います。ありがとうございました。

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