導入実績No.1の保育/教育施設向けICT支援ツール【コドモン】

元気キッズ保育園/株式会社SHUHARI
(認可保育園/埼玉県)

コドモンに乗り換えて正解。ICT活用で生まれたゆとりから、保育をより楽しくする創意工夫を引き出せました

登降園管理 請求管理 保護者連絡 帳票作成 給食管理 写真販売
事務の効率化 手書き業務の削減 電話対応業務の削減 保育・教育の質向上 先生間のコミュニケーション改善 施設状況の見える化

この事例の要約

・現場にICT担当を置き、発信・共有できる雰囲気づくりで他社ICTシステムからの切り替えを1カ月で実現
・コドモンの活用セミナーへの参加などサポートも利用し、現在は園ごとに多くの機能を活用
・各園でのコドモンの定着や職員の声から、機能は日々の使い勝手が大切だと実感
・連絡帳のコメントは、業務省力化により「質」に目を向けられるように
・写真販売の売り上げは園の経費として活用できる仕組みにし、各園で創意工夫して運用

 

埼玉県内で認可保育園、小規模保育園を14園運営する(2021年7月現在)株式会社SHUHARIの代表中村様に、他社ICTシステムからの切り替え時の工夫や複数園でコドモンを活用していく上でどのように推進していったのかについて、お話を伺いました。

 

本部ではなく現場がICT導入を推進 面倒に思えた他社ICTからの切り替えも1か月で完了しました

元気キッズ保育園でICTを導入した背景を教えてください。

ICTの補助金が出始めた2017年頃に、コドモンとは別のICTシステムを導入しました。登降園管理の機能しか使っていなかったのですがうまく定着せず、別のICTシステムを導入。並走させながら試していましたが、次のシステムも限られた端末でしか使えないなどの理由でうまく定着しませんでした。
当時は、ICTをうまく使いこなせる職員もおらず、それに対するサポート体制もできていなかったのでうまく進められませんでしたね。

そうして悪戦苦闘しながら、他に使いやすいICTシステムがないか検討していた中で、コドモンに魅かれました。最初に受けたコドモンの案内がとても素晴らしくて感銘を受け、こうした素晴らしいご案内をいただけるということは、きっと顧客体験や顧客の満足度に対してきちんと考えている会社なんだろうなと思えて、コドモンを使うことにしました。

ICTシステムの切り替えにあたって、工夫したことはありますか。

過去の経験から、ICTを導入するには、ICTへの理解が早い人でないと進まないと思ったので、ロジカルな思考ができてパソコン作業が得意な職員2名に推進をお願いしました。最初は小規模園2園で導入してみたのですが、使いはじめてから「コドモンは使いやすいよ、こうやって使うといいよ」と積極的に発信してくれて、そこから1か月くらいで一気に他の園にも広がっていきましたね。導入時のコドモンのサポートもとてもよく、説明がわかりやすかったため一気に広めていくことができました。

パソコンが得意な職員にリードいただき、コドモンのサポートもうまく活用いただいたのですね。

そうですね。他社からの切替えは面倒なので抵抗もあったのですが、職員のリードで一気に進めることができました。それまで2年間、他社の打刻システムを使っていたので素地があったこともうまくいった要因かもしれませんが、ICTを推進する担当者を決めたことはよかったですね。本部から強制しなくても、職員同士が発信・共有できる雰囲気をつくることでスムーズに進みました。

 

機能のある・なしではなく、使いやすさが重要だと気付きました

ICTシステムをコドモンに切り替えるにあたって、職員からの抵抗はありませんでしたか。

なかったですね。もともとのICTシステムも使いこなせていなかったですし、全体の風土として新しいものに抵抗感が少ないこともあり、切り替えに対する抵抗はなかったです。「コドモンに変わるのね、何ができるの?」となったときに、先行して導入していた2園が、「こんなこともできるよ」という情報をうまく発信してくれたり、各園の職員がコドモンの活用セミナーに参加し、じゃあみんなでやってみようかという雰囲気になりました。今では、登降園管理はもちろん、請求管理、保護者連絡、お知らせ一斉配信、指導案、写真販売、給食管理などたくさんの機能を利用しており、園ごとに使いやすいものを活用しています。

コドモンに変えて、いかがでしょうか。

ちょうど職員からも聞いてきましたよ。

「連絡帳は手書きじゃないのが楽です。同じような活動をコピペできるのが最強に楽です」

「保護者からの通知を受けられるのがすごくいいです。確認通知が音とともにくるのがとてもいいです。“確認済み”をアプリで保護者へ通知できるのもいいです」

「朝の電話の手間がなくなるのが本当に素晴らしいです」

「お知らせ一斉配信に関して、おたよりや献立や園のお知らせ等を配信していますが、全体・クラス別・個別で配信できるのがいいです」

「紙をデータで送ることができて楽だしエコです」

「配布漏れがないのが素晴らしいです」

「お休みの家庭にも通知できるのがいいです」

やはり細かい作業や繰り返す業務の時間を削減できるのはいいですよね。朝すごく忙しい時間に電話の対応をするのも大変なので、コドモンで受け取れるようになって本当に楽になりました。

どれもICTでは当たり前にある機能かもしれませんが、コドモンはそれがすごく使いやすいと意見をもらっています。こういう○×比較表ではどれも○になってしまい、気づけない日々の使い勝手こそが、とても大切だと気づきました。

他にも、
「月案・日案・個人目標については、例文がでるのがものすごくいい」

という意見もありました。今までは指導計画の教本を参考に書いていたんですが目的としては同じですよね。作業が時短できてとてもいいです。

「写真販売、これが素晴らしい」という意見もあります。

今までは紙に写真を貼ってコメントを入れていたりしましたが、コドモンに写真をアップロードするだけでよくなったのが便利だという声を聞いています。
写真は日常の様子を撮影して販売し、売上は園の経費に補充されるようにしています。本社から特に指示はなく各園に任せているので、各園工夫して運用していますよ。

以前は、他社の写真販売だけのアプリを使っていましたが、専用端末からでないとアップロードができないなど制限があり結構面倒だったんです。今はクラスに配布しているiPadやiPhoneなど個別の端末からもアップロードできて、月ごとにフォルダにアップロードしていくだけで、後は保護者が好きなタイミングで購入してくれるのでとにかく楽ですという意見もありました。

「給食管理は、毎日の給食のメニューを写真でアップするだけですごく楽になりました」

「請求管理は延長料や保育料が自動計算なのですごく楽です」

いろいろな意見が上がりましたが、日々の業務がとても便利になっていて、特に困っているという声はあがりませんでした。

 

業務省力化により、「質」を気にする余力が生まれました

職員のみなさまにお役立ていただけて嬉しいです。新しく入社される方も抵抗感はありませんか?

そうですね。職員の反応はとてもよくて、手書きがいいという人は一人もいないですね。新しく入社する方は最初は抵抗感を持つ方もいますが、慣れてしまえばもう手書きに戻りたいという人はいないですよ。
連絡帳は手書きの時より圧倒的に文字量が増えましたし、流れ作業のように同じようなことを書いていたものがなくなって、個々の園児に合わせたコメントを書ける余力もでてきました。

 
 

パソコンやスマートフォンでやり取りするのはもう当たり前です

コメントの質もよくなっているのですね。保護者の反応はいかがでしょうか。

当園では、もう入園した時からコドモンが入っているのが当たり前、という保護者が増えているので、ものすごいベネフィットを受けているという感覚はないと思いますが、それでも便利だという声や効率化できているという声はちらほら聞きますね。日常でもパソコンやスマートフォンを使ったサービスを使うことが当たり前になっていますし、保育園でのICTの活用も当たり前なのかもしれないですね。

 

これからの柱となる保育ドキュメンテーションの活用にも期待しています

今後使ってみたい機能やコドモンに期待することはありますか?

保育ドキュメンテーションの機能は、職員からも使ってみたいという声があがっていますのでぜひ活用したいと思っています。ドキュメンテーションはこれからの保育の柱になっていくと思うので、わかりやすく、本質的な価値を共有できるといいなと思っています。

コドモンにはプラスのエネルギーがありますよね。なんというか、怪しい雰囲気がないんですよ(笑)そこがすごくいいです。これからも使いやすい機能の開発や新しい事業の展開など、楽しみにしています。

これからもご期待にこたえられるよう頑張ります。この度はありがとうございました。

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