能美市役所 健康福祉部子育て支援課
(自治体/石川県能美市)

市役所・公立園・保護者の連絡がスムーズに コロナ禍でも先生と保護者の連携を強化できました

登降園管理 保護者連絡 帳票作成 写真販売
保護者からの評判UP 事務の効率化 手書き業務の削減 電話対応業務の削減

この事例の要約

・他自治体での導入実績があり安心してコドモンを採用。こども園・コドモンとの連携でスムーズに運用へ。
・全園で保護者連絡を活用。施設間で保護者連絡に差がある状態を回避しコロナ禍での保護者連絡をスムーズに。
・紙のお便りはすべてPDF化。市役所、園、保護者との連絡はデジタルで行うのが当たり前に。
・コドモンの指導案を活用することで、自然と保育士の知識向上に。
・保護者はスマホだけで園とのやり取りが完結。利便性が上がり満足度が好評。

2019年に市内の1園でモデル的にコドモンの活用を始めた石川県能美市様。新型コロナウイルス感染防止対策として、令和2年5月に15園全園でコドモンを導入し、園と保護者との連絡の円滑化に活用いただいています。能美市の公立認定こども園でコドモンを導入した経緯とその後のこども園への展開について、子育て支援課の大杉様にお話を伺いました。
 

コドモン導入の決め手は、他自治体における公立園での活用実績

能美市で運営している保育施設について教えてください。

大杉様:もともとは20施設ほど保育施設がありましたが、統廃合を行い、現在は15施設を市で運営しています。公立園の15園はすべて認定こども園で、来年から1園を民営化する予定です。

能美市としてコドモンの導入を決めた経緯を教えてください。

大杉様:保育士の働き方を改善するためにICT化を検討していた際、県内でコドモンを導入している別の市の担当者から紹介を受けました。コドモンさんからは近隣のこども園の事例や公立保育所での導入事例をもとに、どのように活用していくのがいいかを提案してもらったので、導入後のイメージも掴みやすかったと思います。すでに実績があるという安心感もありコドモンの導入を決定しました。コドモンは運用コストが安価で、アプリ画面がシンプルで操作しやすい点にも魅力を感じています。

コドモンの導入を進めていくにあたっては、子育て支援課、モデル園、コドモンさんとで連携しながら進めていきました。コドモンの担当者の方に協力していただき、現場への研修や問い合わせ対応、定期的な現場訪問など、こまめに連携を取りながら導入を進めました。三者間の連携が十分に図られたことでスムーズな運用に繋がったと思います。
 
 

コロナ禍での保護者連絡の強化に向け、全園で活用を開始

各こども園への導入はどのように進めていきましたか。

大杉様:2019年度に市内の1園をモデル園としてコドモンを先行して導入し、登降園管理、請求管理、指導案作成の機能を活用し始めました。最初は、細やかなフォローや情報共有が必要になると思い、定員も中間で、比較的市役所からの距離が近い園をモデル園としました。

その後、2年計画で他園の導入を進める計画でいましたが、新型コロナウイルスの影響を受け、保護者との連絡に関して不便が生じている最中にコドモンの担当の方から「保護者連絡の機能のみ先に全園で導入してはどうか」という提案をいただき、補正予算要求を行ったところ、承認されましたので、全園での活用をスタートしました。

モデル園での運用がうまくいっているという前例がありましたので、予算要求も比較的スムーズにいきました。コロナ禍でもアプリを通じて保護者への連絡ができるようになり、よい提案をいただけたと大変感謝しています。
 
 

お便りや資料はPDFで配信 園の業務もペーパーレスが標準に

現場の先生の反応はいかがでしょうか。

大杉様:現場の先生方は、事務仕事に慣れていないということに加え「ICT」という聞き慣れない言葉に、初めは戸惑っている様子もうかがえました。加えて、コロナ禍で集団での研修や対面での説明がなかなかできず、すべての園の職員に展開していくのは大変でしたが、使い始める機能を絞ったことや、こども園用のマニュアルを作成したことで比較的スムーズに運用が開始できたと思います。全園に一律で入れることで、保護者連絡に差がある状態を回避することができました。

園から保護者へのお便りは、現在コドモンを使って全てPDFで配信しています。それまでは紙に印刷したお便りを配布していましたが、カラーで送信できるようになって現場の先生方は喜んでいましたね。印刷して渡す作業が省力化できているようです。以前は子育て支援課と園とのやりとりも紙ベースでしたが、今は現場の先生から「資料はPDFで送ってください」と言われるほどです。
また、保護者からの電話連絡もほとんどなくなり、これまで電話対応に費やしていた時間をこどもと向き合う時間に充てることができ、喜ばれています。

コドモンを導入したことで紙を印刷する機会も減ったので、園の印刷機をなくす方向で検討しています。ペーパーレスで印刷代が節約できるのはもちろん、各園にこれまで導入されていた印刷機のリース代なども今後大幅に削減できる予定です。
 

コドモンの活用が、保育の質の向上にも役立っています

登降園の管理や帳票作成について、現場の先生方の業務に変化はありましたか。

大杉様:登降園のデータを市役所に提出していただく際、以前は紙に書いた記録を各園でエクセルに打ちこみ直してもらい、それを紙に出力し、市役所に送っていただいていました。現在は、モデル園のみですが、コドモンから直接出力できる登降園記録のデータを送っていただくだけの運用にしているので、大幅に業務の省力化につながっていると思います。

指導案については、こちらも現在はモデル園のみですが、コドモンの文例が新人保育士の勉強に役立っていると聞いています。コドモン独自の文例に加え、園長経験がある子育て支援課の職員にオリジナルの文例の作成と登録作業をしていただきました。現場の保育士さんは入力の省力化ができ、同時に保育で大切にしたい視点を参考にしているようです。
 
 

保護者はスマホだけで園との連携ができて便利に

保護者の反応はいかがでしょうか。

大杉様:以前コドモンの利用に関するアンケートを行った結果、保護者からはお休みの連絡をいつでも簡単にできるところが便利だという声が多く挙がっていました。登園・降園時にはアプリに通知が届くので、おじいちゃんやおばあちゃんにお迎えを頼んだ時にも安心だとの声も聞いています。

写真販売はこれまで保育士がピックアップしたものを販売していましたが、今はモデル園のみコドモンにアップロードするだけで販売できるので省力化できているようです。保護者が写真を購入する際も、コドモンのアプリの中で選んで支払いまでできるので好評です。園からのお知らせの受け取りや園への連絡の利便性が向上し、保護者の満足度アップにも繋がっていると思います。
 
 

これからもコドモンで事務作業の省力化と保護者満足度の向上に努めます

これから活用していきたい機能やICT活用に期待することはありますか。

大杉様:毎年保護者にアンケートを実施しているので、コドモンのアンケート機能は積極的に活用していきたいと思っています。紙で保護者へのアンケートを実施していたときは回答率が20%程度だったのですが、コドモンで配信したところ60%以上に改善されました。

コドモンを活用して紙代などのコストを削減でき、また保育士の業務の省力化が図られ、保護者にも喜んでいただけるという状態をつくることができています。園の業務省力化に繋がる便利な機能がまだたくさんあるので、少しずつ検討しながら活用を広げていきたいと思います。また、モデル園以外の14園についてはまだ帳票作成を手書きでやっていますので、順次運用に乗せていければと思います。

ICTの活用をすることで保育士の業務負担を軽減したいという思いがありますので、まずはその点を重視して活用を広げていきたいです。パソコンやタブレットを使った操作は慣れるまでは大変だと思いますが、確実に省力化の効果が出る部分だと思っていますので、子育て支援課としても活用をサポートしていきたいと思っています。

さらに今後は、小中学校や放課後児童クラブへのコドモン導入も前向きに検討していきたいと思います。以前こども園でコドモンを使っていた保護者から、小学校にもコドモンを導入して欲しいという声を実際にもらったこともあります。小中学校と保護者との連絡についてもICT化を望む声は今後増えていくと思いますので、進学してもコドモンをそのまま使えるようにしていけたらいいなと思っています。
 

今後もこども園での業務省力化と保護者の満足度向上にコドモンがお役に立てれば幸いです。この度はありがとうございました。

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