梅の実保育園
(認可保育園/静岡県三島市/定員150名)

保育士が長く働ける環境作りと採用を見据えた業務改善で、
職員の意識が変わった

登降園管理 請求管理 口座振替代行 保護者連絡 帳票作成
職員求人応募数UP 保護者からの評判UP 先生の残業削減 手書き業務の削減 電話対応業務の削減 保育・教育の質向上 施設状況の見える化

この事例の要約

・コドモン活用のメリットは、技術スタッフによる機能の安定と改善のスピード
・朝の電話応対業務や紙の印刷物が“ゼロ”になり、職員の業務負担が大幅に軽減
・保護者への連絡は確実性が増し、写真共有は職員の楽しみに
・請求管理は1時間かかっていた作業がたった5分になり、現金管理のリスクも解消
・残業を可視化し職員の働き方を改善。新卒採用のアピールにも

 
2018年7月にコドモンを導入し、準備期間を経て2019年4月から本格的に運用を開始いただいている梅の実保育園さま。導入から2年以上が経った現在の活用状況とこれまでの経緯を佐藤園長に振り返っていただきました。
 
 

親身に対応してくれる技術スタッフがいる安心感と改善スピードがコドモンの魅力

コドモンをご導入いただき2年以上が経ちましたが、導入当時を振り返っていかがですか。

佐藤園長:僕がコドモンを導入した時は、コドモンさんはまだ前身のスパインラボさんでしたね。当時はまだベンチャー感がありましたが、それでもしっかり社内に技術スタッフの方がいて、そこが一番いいなと思った点です。導入した時点でも機能は素晴らしかったのですが、その後も「こういうことできませんか」「ああいうことできませんか」といろいろ意見を挙げさせてもらいました。

ちゃんと使っていると、コドモンを利用している他の園からも同じような意見が出るだろうなと思っていましたが、そうした意見がどんどん改善されていくのを実感していました。改善のスピード感や、技術の方が保育現場の意見を吸い上げて改善に向けた会議をしてくれているのだろうなと感じることができたので、今でも導入していてよかったなと感じています。

コドモンを利用する前は、地元の企業が提供していたサービスを市内の私立保育園で合わせて利用していましたが、操作性、汎用性の面ではまだまだ改善点があるなと思っていました。一年ほどいろいろ声を上げ続けていましたが、期待していたスピードでの改善はなく……。当時、保育士の労働環境改善や事務作業の省力化が話題の時期でしたので、このスピード感では世の中に置いていかれてしまうなという危機感がありました。その後、他社のICTサービスと比較をした結果、コドモンさんは安心感とスピードある対応が期待でき移行したという経緯があります。
 
 

朝の時間が一新!電話が繋がりにくいという保護者からの声が「ゼロ」に

コドモンへの切り替えで、職員のみなさんの反応はいかがでしたか。

佐藤園長:職員からネガティブな意見は出ていないですね。総じてコドモンの機能で職員みんなが十分満足しているという状況です。今まで当たり前に忙しかった事務作業、例えば朝の電話応対では、お休みの電話を職員室で受けて、それを内線で各部屋に回すという業務はとても大変なんですよね。その時間がすごく無駄というか、もったいないなとはずっと感じていました。内線を回せば電話を受ける先生たちも保育の手を止めなきゃいけないですしね。だからコドモンを導入して一番最初に先生たちが感じたのは、朝の時間が一新されたこと。これはおそらくみんな感じていると思います。

コドモンなら事前にお休みの連絡もいれられるし、保護者の都合の良いタイミングで連絡が取り合えるという点では、ICT化したことで保護者の方も便利に思っているのではないかなと思います。朝電話が繋がりにくいという意見が以前まではずっと出ていましたが、導入してからはゼロになったので、そういう数字から見ても保護者の方も利便性が上がったと感じていると思います。
 
 

ゆとりをもったスケジュールで、職員も保護者も着実に導入

他社ICTサービスからの切り替えはスムーズにいきましたか?

佐藤園長:新年度からの切り替えを想定して、先生たちと保護者には半年くらい準備期間をとろうと事前に計画していました。7月くらいにコドモンの契約をして、そこから2カ月くらいは僕のほうで一旦全部を見てやり方を把握して、その後先生たちに2カ月くらいかけて伝えていきました。それまでWindowsのタブレット端末を使っていましたがiPadのほうが使い勝手がよさそうだなと思っていて、コドモンでもiPadの利用を推奨していたので、導入に合わせて各部屋に1台ずつと職員室と玄関に1台ずつ、合計10台ほどiPadを購入しました。利用目的によってはパソコンのほうが便利な点もありますので、その後パソコンも各クラスに1台ずつ置くようにして充実させてきたつもりです。

そうして少しずつ進めていって、2月から保護者にもアプリをインストールしてもらうなど少しずつ切り替えをしていきました。4月にいっぺんに切り替えだと大変だと思いますが、保護者も1~2カ月程度の期間を設けてゆっくり移行していったので、ICTの切り替え業務に追われるということはありませんでした。

翌年からは保護者の方が園見学に来た時点で「登降園はこういうものを使ってやっています」と触れ、入園が決まったタイミングで個別に細かく説明をしています。そこでパスワードや設定方法の通知をお渡しし、ログインできる状態で入園説明会に来てもらうようにしています。入園説明会ではプロジェクターを使って、どのようにコドモンのアプリを使うのかをあらためて説明していき、そこで一度に質問を受けるようにしています。既に園児情報が登録されている状態で保護者の方が集まるので、同じような質問がでるだろうなと予測もついて保護者もスムーズに理解していただけていると思います。
 
 

まずは園内情報の整理&コドモンへの丁寧な入力をする事が、ICT導入の成功のカギ

コドモンを利用するにあたって、苦労した点はありますか。

佐藤園長:例えば、園児の登録をしていくにあたっては、一人ひとりが何時~何時までが保育時間で、何曜日が休みでといった情報を普段から整理できていないと登録の時は苦労するかもしれません。コドモンの機能を効果的に活用していくには、こうした細かい情報が網羅されていることが一つの大切なポイントになるので、園児が多い園でもともとこうした情報を把握しきれていない場合は大変かもしれないですね。でも、その設定さえ乗り越えれば機能を十分に活かして業務を省力化していけるので、運用が開始してからは特に苦労はないかなと思います。
 
 

新卒が長く働ける環境作りに向け施設運営を見直し

ホームページの様子からも、施設運営を日々改善していることが伺えますね。

佐藤園長:うちの園は勤続年数がみんな長く、もうすぐ一度に定年を迎えるんですよ。なので新卒の保育士を採用するために、今の新卒の学生さんたちが何を気にするかを2年ぐらいリサーチして、その情報をまとめてホームページを作り直しました。ICTの活用もその一つだと思っています。せっかく私たちの園に来ていただけるなら、長く勤務していただきたいですからね。
 
 

園児一人ひとりの登園予定を可視化 お便りの”もらい忘れ”はお知らせ配信で解決

ご活用いただいている機能について教えてください。

佐藤園長:ほぼ一斉にいろいろな機能を使い始めましたが、意外と便利だったのがデイリーボードの登園予定時間です。朝の時間は合同保育があって、担任ではない先生がこどもの受け入れをしたりしますよね。本来私たちの市では、保育園の利用は就労時間だけという通知を出しているのですが、「あれ、今日お母さんお休みじゃないの?」という保護者の方がいたり「お父さんは毎週水曜休みだよね」というのがあっても、いちいち確認ができないんですよね。

その都度勤務証明書を引っ張ってくるのは時間がかかるし、他のクラスの先生だからそこまで細かく見なくていいやと思ったりしてしまうのですが、コドモンのアプリを見ると登園時間が1週間全部入っていて「今日は登園予定ではないな」というのが担任でなくても根拠を持って言えるので、使っていて便利だなと感じています。特にうちの園は園児が多いので、この機能は重宝しています。

それからお知らせ一斉配信は、結構高い頻度で使っていると思います。特に提出の期日がある書類に関しては、データで保護者全員に送るようにしています。そうすると、もらい忘れや連絡の行き違いがなく済みますし、同じタイミングで全員に送ることができるので助かっています。
 
 

保育を楽しみながら保護者にも共有

写真販売も多く活用いただいていますが、職員や保護者の反応はいかがでしょうか。

佐藤園長:これは便利ですよね。今まではクラスにデジカメがあってクラス担任が写真を撮っていましたが、今は写真の大きさやフォーマットを統一するために各クラスにiPod Touchを1台ずつ配布してそれを使って撮影しています。各クラスで撮った写真を販売しているのですが、毎月500枚とか600枚くらいの量になるんです。保護者に園でのこどもの様子を伝えたいという想いもあり保護者からも好評ですが、職員たちも楽しんでいますよ。
 
 

すべての書類作成を電子化し、印刷は“ゼロ”に

指導案の作成では、コドモンをどのように活用いただいていますか。

佐藤園長:以前はiPadとパソコンで園の独自のフォーマットに入力をして紙媒体で保管していましたが、現在は週案、月案、園日誌など全ての書類をコドモンでの管理に変更し、印刷するものが一切なくなりました。コドモンでは、文字を入力して一度登録されると、画面の右側に文の候補がでる機能があり便利です。若手の先生の場合、自分の保育感だけでは視野が狭くなってしまうので、他の先生がどういうことを気にして日々の保育をしているかというのが一目で見られる環境があり、学びのきっかけにもなっていると思います。
 
 

1時間の作業がたった5分に 料金徴収など煩雑な業務はICTで完結

口座振替代行は半年ほど前からご利用いただいています。活用前と比べて職員のみなさまの業務に変化はありましたか。

佐藤園長:保育料が無償化になった時に給食費が実費徴収になり、そのタイミングで口座振替代行の機能を追加しました。もともとは園で毎月徴収するような業務はなく、遠足代や写真販売の料金を時々受け取る程度でしたがそれだけでも大変でした。給食費が保護者からの直接徴収になると聞いた時に絶対にこれは手作業でやってはいけないと思いました。3歳以上児は100名くらいいるので、実際に100名分手打ちで入力すると1時間くらいはかかってしまいますが、それがコドモンなら5分あればできますよね。事前に確認して合計金額があっていればそれで確定できるのでとても楽になりました。
 
 

正確な時間管理で残業時間を可視化 職員の就労環境改善に

職員の出退勤管理はいかがでしょうか。

佐藤園長:今まで出退勤管理は、出勤簿にハンコを押していたのですが、全部コドモンでの管理に切り替えました。切り替えた一番の目的は、把握できていなかった残業時間を可視化したかったからです。どの先生がどのくらい残業しているのか、その改善をしようにも実態がわからなかったので、きちんと把握をしたいというのが当初の目的でもありました。今は「園に来た時間」と、勤務終了時間ではなく「帰った時間」の記録をとるようにしています。その結果、結構な時間の残業時間があぶりだされたので、今はその改善に取り組んでいる最中です。これからもコドモンの機能のアップデートを楽しみに、活用を進めていきたいと思います。

ありがとうございます。引き続きコドモンでは機能改善を進め、職員のみなさまが使いやすいシステムを目指していきます。貴重なお時間ありがとうございました。

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