日常生活において困り感を抱えた未就学児から小中学生までが通所している児童発達支援・放課後等デイサービス・保育所等訪問支援 多機能事業所、こどもサポートMelodyさま。同法人が運営している保育園でコドモンが導入されていたことをきっかけに導入、ご活用いただいています。児童発達支援事業所だからこそより強く感じられるアプリの「連絡帳」活用のメリットについて、運営法人の理事・今井さまと保育士の桑田先生にお話をうかがいました。

初心者でも使いやすい操作性とサポートのフォロー体制が導入の決め手に

はじめにコドモンを導入されたきっかけについて教えてください。

桑田先生：コドモンを使っている同運営法人の保育園から、コドモンは初心者でも使いやすく、無理なく導入できるという話を聞いていたからです。さらに、サポートが充実していて質問や不明点に丁寧に答えてくれる、不具合があったときもすぐに解決してくれるなどフォロー体制がすばらしいとも言っていました。もともとは他社ICTシステムとコドモンで迷い、それぞれ系列施設で1年間使ってみた結果、コドモンに統一したと聞いています。

今井さま：法人としては、保育園と発達支援事業所(メロディ)との人事異動もあるので、同じシステムを使うことで、職員の異動にかかる不安や戸惑いを軽減できるのではないかという考えもありました。こうした業務支援システムはただ導入すればいいというわけではなく、使いこなせてはじめて効果があるものです。コドモンはシステム自体がよくできていてすばらしいですし、またそれを日々アップデートされているのも感じており、今後の改善にも期待できると思っています。

ありがとうございます。実際に導入から活用までのあいだに不安に思われることはありませんでしたか？

桑田先生：戸惑いや不安だったり、使いにくさを感じることはまったくありませんでした。コドモンのスタッフの方が定期的にお電話をくださって、今の状況や、今後やってみたいこと、活用したい機能について聞いてくれたので、その場でわからないことを聞いたり、「こういう場合はどうすればいいんですか？」という具体的な相談もできましたし。

使い始めてからは、時間帯を気にせず、保護者への連絡やお知らせ一斉配信ができるようになり、本当にラクになりました。それに、保護者からの連絡をお電話で受けていた際は、職員間での共有が手書きのメモや口頭になり、連絡ミスにつながる懸念がありましたが、コドモンになってからはそういった不安もなくなりました。
比較的若い先生が多く、みんなSNSなども使いこなしていることもあるかもしれませんが、タブレット、スマホ、パソコンとどの端末からもスムーズに作業ができていますし、みんながそれぞれの端末から正しい情報を確認でき、ミスが未然に防げるようになりました。

全員がそのように感じてくださっているとはうれしい限りです。職員の方は何名ほどいらっしゃるのでしょうか？

今井さま：職員は、児童発達管理責任者、保育士、幼稚園教諭など全部で9名です。来所児童は1日最大10名ですので、利用人数に合わせて職員の配置をしています。

不勉強で恐縮ですが、こどもサポートMelodyさまを利用している児童の人数や、通所形態についても教えていただけますか？

桑田先生：未就学児から小学生、中学生まで約20名が利用しています。日常生活で困り感のある子どもたちが、大きな集団のなかで少しでも心地よく生活できるよう、当事業所では個別療育、小集団での療育をしています。
通所は毎日ではなく、子どもの様子を見ながらスタッフ内で月ごとに日数を話し合って、保護者に提案して決めています。週3回から週4回に増やす子もいれば、週3回きていたところ2回に減らす子もいます。
保育園の子の療育時間は午前中ですので、当事業所から保育園に子どもをお迎えに行き、療育を受けたあとまた保育園へ送り届けています。小学生、中学生は午後の時間帯ですので、学校へ迎えに行き、帰りはご自宅などへ送り届けるという形で通っています。

いつも保護者が連絡しやすい状態をつくり寄り添えるようにしたい

コドモン導入について、保護者の反応はいかがでしょうか？

桑田先生：保護者からは「事業所での遊びが写真つきで見られるので、わかりやすくていい」「事業所への連絡も、朝のうちに伝え忘れたことを仕事中に思い出してもすぐ送れて便利です」というお声をいただいています。
特に小学生では送迎に関するご連絡が多く、たとえば「今日は自宅に誰もいないので、帰りは職場まで送ってください」といったご連絡が入ります。どこのご家庭でも朝はバタバタしていて、つい忘れてしまうことはあると思うのですが、働いている保護者からするとわざわざ電話をするよりコドモンで5分もかからず送信できるのは、とても便利なようです。
また、私たちとしても活動中にお電話をお受けすることが減り、省力化につながっています。

送りの場所の変更にまで対応されていらっしゃるとは驚きです！

桑田先生：当事業所は子どもの困り感をサポートする施設ですが、困り感を抱える子どもを育てている保護者の方へも寄り添いたい、できる範囲で支援したいと思っています。ですので、送迎など対応できることはフレキシブルにやっていますね。
ただ、送迎をこちらでやっていると、保護者の方と毎回お会いすることはできません。月に一度は面談の機会を設けていますが、日々の活動の様子などのこちらからの情報発信や、保護者からの連絡がしやすい状態を作るのはとても重要なことなんです。

ほかのスタッフが書いた連絡帳を見られることが、職員の資質の向上にもつながっている

その重要な部分をコドモンに任せていただき、ありがとうございます。コドモンの連絡帳を使うことによってよい変化がありましたら教えてください。

桑田先生：実はコドモン以前にもこうした業務支援システムを使っていたのですが、そこからコドモンに変わってよかったことといえば、エラーが少なく安心して利用できること。そして、連絡帳作成途中に下書き保存ができるところですね。
連絡帳には、その日の活動、その活動のねらいや背景、効果を書いています。おうちでも楽しくカンタンにでき、さらに療育効果のある遊びをお伝えするよう心がけています。保育園の連絡帳よりも専門的な内容が多く、その分長くなるので、途中で下書きができるのはすごく便利です。

今井さま：保育園との違いでいうと、連絡帳を送信する頻度もですね。保育園では、以上児になると連絡帳を書くのは月に1、2回ほどですが、事業所では来所のたびに毎回必ず送りますから、職員にとって時短になり、安心して書けるのは重要なポイントになります。

桑田先生：連絡帳は保護者への情報共有のツールですが、スタッフ同士の情報共有にも使っています。ほかのスタッフが作成した連絡帳を読むことで、どういう風に保護者に伝えれば伝わりやすいのか、写真を添えたときに保護者の方が想像しやすい表現などを学べて、すごく参考になります。自分自身の資質の向上にもなっていると感じています。

保育ドキュメンテーションで保育園との連携を深め、子どもが困り感なく過ごせる場をつくっていきたい

今後コドモンで実現したいことはありますか？

桑田先生：保育ドキュメンテーションを使って、保育園との連携を深めていきたいと思っています。当事業所に通っている未就学児は系列の保育園に通っている子がほとんどです。同じ子が保育園でも過ごしているので、保育園の先生から「こういうときどうしたらいいの？」「環境づくりはどうしたらいいの？」と相談されることがたびたびあるんですが、言葉で伝えるだけではお互いに思い描いているものがズレてしまったり、うまく伝えきれなかったりします。
それを保育ドキュメンテーションを通じて写真と文字で、事業所ではこういう風にやっていて、子どもたちにはこんな変化があるということを共有できると、子どもたちも今より困り感すくなくどちらでも生活できるようになるんじゃないかな、と。せっかく同じ運営法人で、同じビジョンをもって子どもたちと関われる環境にあるので、よりつながりを深めるためにコドモンを活用していきたいですね！

今井さま：保育園側では昨年から保育ドキュメンテーションを活用しはじめています。スタッフ研修がしっかりしているおかげで、精度もあがってきて、子どもの活動をふり返ることができ、いろんな面で非常にプラスになっています。いま、当法人では職員の紹介にも力を入れているのですが、大人であっても自分の好きなもの、興味のあるものについて語るときは目が輝きますよね。子どもならより一層です。その子がなにに興味を持っているのか、どういう関わりをしたらより楽しく成長していけるのかを保育園と事業所(メロディ)で同じ方向を向いて進めていきたいですね。

今後の活用、連携が進みましたら、ぜひまたお話をうかがわせてください。本日はありがとうございました！