約60名の職員がいる「城浜保育園」では、業務用連絡ツールの利用の際、人数制限が課題となっていました。全員が使える業務用ツールを求めて「せんせいトーク」を導入し、その後、業務用端末のレンタル利用も開始。働き方の壁を越えた情報共有の工夫と、その効果について担当の佐々木さまにお話をうかがいました。

導入の決め手は「人数の制限がないこと」

もともとビジネス用のチャットツールを導入していたと伺いました。きっかけを教えてください。

以前はLINEを使って職員同士の連絡をしていましたが、仕事とプライベートの連絡が混ざってしまうことに課題を感じていました。チャットの通知が鳴るたびに「仕事の連絡かな？」と思ってしまうようになってしまって。そこで、仕事とプライベートを分けるために、ビジネス用のLINEのプランを使い始めたんです。

そのチャットサービスから「せんせいトーク」に切り替えられたのは、なぜでしょうか。

そのLINEのプランに、途中から人数制限ができてしまったんです。当園は園児数も多く、保育士だけでなく調理員・事務員・用務員なども含めると職員が50〜60名います。園児の途中入所を受け入れるにあたり、職員の出入りもある中で有料プランを契約するのは難しい、と悩んでいました。
そんなときに「せんせいトーク」を見つけて。何より「人数の制限がない」というのが本当にありがたく、すぐに導入を決めました。

保育時間内・時間外での使い分けでオン・オフの切り替えがより明確に

導入当初は、私物のスマートフォンで「せんせいトーク」を使われていたとうかがいました。

はい、最初は全職員の私物スマホに「せんせいトーク」を入れて保育中も運用していました。ただ、その後、園の方針で保育中の私物スマホの利用を見直すことになり、コドモンさんの端末レンタルサービスを利用して、園内専用の業務用端末（iPhone）を導入しました。保育中など園内にいるときは、各クラスに1台ある業務用端末を使っています。

業務用端末を導入したことで、何か変わったことはありますか？

よりオン・オフの切り替えができるようになりましたね。園内では、その日の各クラスの職員数の確認や保育中に人を呼びに行けないような状況で「どこか動けるクラスはありますか？」とお願いしたり、落ち着いているクラスは「何か手伝えることはありますか？」と伝えるために使うことが多いです。主任と保育室との連携にはトーク機能を主に使っています。一方で、保育時間外にも利用しているのは掲示板機能ですね。全職員に周知したい業務内容や、行事のお知らせや変更などを配信するのに活用しています。

働き方に関わらず「全員」に発信することで連携もスムーズに

情報共有はどのように変わりましたか？

以前は正確な情報をみんなで共有することが難しい、というのが一番の課題でした。
当園には正規職員だけでなく、常勤職員、週2〜3日勤務の方、午前中だけ、夕方だけ勤務の方、調理士・事務員・用務員・派遣勤務など、さまざまな働き方の職員がいます。以前は「詳しい情報は正規職員が知っていればいい」という風土もあり、正規職員がほかの職員に必要な情報を選択して伝える、という形でした。でも、捉え方や伝え方は人によって違いますし、必要な情報の選択は曖昧で、人づてでは正確な共有が難しいと感じていたんです。
「せんせいトーク」で全員に伝える方針に切り替えてからは、みんなが園の状況を知ってくれていることで、仕事がよりスムーズになりました。今は「園の情報について関係ない人はいないし、働き方も関係ない」と考えています。

具体的に、スムーズになったと感じる点はありますか？

例えば、何かをお願いしたいとき、以前はゼロから説明が必要でしたが、今は「ああ、（せんせいトークで共有があった）あれね」とすぐに伝わります。クラスごとにグループをつくってトーク活用もしているので、クラス内での仕事共有もでき、より効率よくスムーズにフォローしあえるようになりました。
情報を伝えることで「（非正規職員の）仕事を増やしてしまうのではないか」と心配していた面もあったのですが、情報が共有されていることで、むしろ「だから今、正規の先生はこうしているんだ」と現状を理解してもらいやすくなりました。子どもたちのためにみんなで保育園をまわしている、という感じがしています。

職員同士が気軽に「お願い」を言いやすい場所ができた

職員間のコミュニケーションで何か変化はありましたか？

先日、土曜日に年長さんの歌の発表会があり、正規職員が出席しました。以前なら、その記録動画は連絡を取り合った職員間だけで共有して終わりだったんです。でも今回、「せんせいトーク」で「見たいという方がいたら動画を送る」と発信してみたんです。そうしたら、元担任や保育士だけでなく「見たいです」と言ってくれる先生がたくさんいて。子どもたちの動画を送るのも、プライベートのツールだと難しいですが、業務用ツールだからこそ送りやすいなと感じました。
職員の人数が多いと、現場では直接顔を合わせることが少ない先生もいます。他クラスの状況や行事担当者の仕事負担を把握しづらい中で、「せんせいトーク」が職員間で気軽に「お願い」と言いやすい場所になっていると感じます。

一方通行の「発信」から、双方向の「話し合いの場」へ

今後、職員同士のコミュニケーションをよりよくするためにどんな活用を期待していますか？

今は、私や先輩という立場の職員から情報を発信することが多い状態です。現在の「掲示板」は本当に掲示板という感じなので、今後はそれぞれがコメントできるようになって、「どうですか？」と問いかけた時に声が返ってくるような、「話し合いの場」になってもいいのかなと思っています。

双方向のコミュニケーションの場として、ということですね。

はい。ただ、やはり私のキャリアが長いこともあって、「どう思いますか？」と書いても「いいと思います」で終わってしまうことも多くて。意見を伝えることにとても勇気がいることは十分理解をしていますし、私自身も後輩の立場だったら言えないなと思うこともあります。でも、みんな意見を持っていないわけではないと思うので、もっと聞きたいな、と感じています。
例えば、匿名で書き込みができる「会議」欄のようなものがあったら、「私の意見」としては言いづらくても、誰かがつぶやいたことであればコメントできる人もいると思うんです。匿名で書いた意見に「いいね」と言われていて、それを書いたのが実は1年目の先生の意見だったら本人は嬉しいでしょうし、「実はそれ私のです」とあとから言えるかもしれない。長く子育てを経験した先生だからこその保護者視点の意見も聞けるかもしれない。同僚や同期と楽しく議論した結果を誰かがコメントしてくれるかもしれない。少し想像しただけでも楽しそうです。今の関係が、もっとざっくばらんになるんじゃないかなと感じています。

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