【保育ICTラボ事業】茨城県つくば市・さくら学園保育園　現場の熱意と工夫で事務負担が大幅に軽減。保育の質向上につながった劇的な成果（後編）

茨城県つくば市のさくら学園保育園は、全18クラス、園児数380名、職員数95名の市で一番の大規模園です。今回、こども家庭庁の保育ICTラボ事業に「基礎モデル園」として参画し、コドモンの基本機能（登降園管理・保護者連絡・請求・帳票管理など）を導入してゼロからの保育ICT化に乗り出しました。

過去に保育ICT導入を試みるも断念した経験を持つ同園でしたが、二度目の挑戦となった今回は、驚くほどのスピードで園全体に保育ICTが浸透。

永沼真由美園長（写真中央）、統括主任の横島清美先生（写真右から二番目）、主任の沖山陽子先生（写真右端）、事務の福田恵理佳先生（写真左から二番目）、看護師の中村記子先生（写真左端）にお話をうかがいました（※導入前のインタビュー記事：前編・中編）。

【まとめ】
・現場の声にあわせて細やかなカスタマイズを重ねてICT化のハードルを下げた
・帳票管理と請求業務のデジタル化で事務負担が大幅に軽減
・保護者とのコミュニケーションもデジタル化により利便性が向上した
・「一時預かり」部門からもICT切り替えの希望を受けている
・ICT化によるポジティブな意識改革が園全体に波及した

「使いづらさ」を放置しない現場発の工夫

―前編では保育ICTを導入した背景を、中編では導入後2か月の時点での変化についてお聞きしました。導入から約半年が経った現在の状況はいかがですか？

横島：保護者連絡に関してはとても順調です。園全体のお知らせ一斉配信はもちろんですが、最近はクラス別の発信も活発になっています。特に進んでいるのは細かい連絡事項が多い0歳児クラスです。以前は、担任のシフトの都合と保護者の送迎のタイミングが合わないとお伝えできないことも多かったため、伝え漏れが生じることもあったのですが、今は連絡帳機能のおかげで情報を取りこぼしなくお伝えできるようになりました。保護者からも「詳しく書いてくれてありがとうございます」という声をいただくことも増えたように実感しています。

中村：感染症のシーズンになると「園で感染者が出たら教えてください」という保護者からの要望も多いので、お知らせ一斉配信を使って情報をこまめに共有するようにしています。最近だとアタマジラミのお子さんが出たので、本人のプライバシーは守りつつも「こういう卵が見つかったらアタマジラミです」と画像を添付して一斉メールでお伝えしました。

福田：登降園管理はシステム自体に問題はないのですが、登降園の打刻を忘れてしまう保護者がどうしても一定数いらっしゃるのが課題です。お子さんは登園しているけれども打刻はない、というケースですね。毎日10名弱ほどあるので、どのようにお伝えすれば忘れずに打刻していただけるのかを考えている最中です。

永沼：当日の欠席連絡でもそうですが、打刻がないとどうしても園から確認のお電話をしなければなりませんから。

福田：現時点では担任から直接お願いしたり、お会いできるタイミングでお話ししたりと、地道に打刻忘れがないようお伝えしていくしかないかなと思っています。

―帳票管理はICTに詳しい中村先生がカスタマイズに注力されたとうかがいました。

中村：導入当初は研修でいただいたひな形を参考に週日案を作成したのですが、実際に運用してみると「当園にはここが使いづらい」という点がいくつか見えてきたんですね。たとえば、日付の入力を忘れてしまう先生が多かったので日付が自動入力される設定に直したり、評価と補足事項が1マス内だと書きづらかったので2マスに分けたりなど、どれも本当に細かい部分なのですが。他にも、「どんな文章を書けばいいかわからない」という声があったので文例を挿入するなど、現場の先生方の困りごとにすぐに対応できるように心がけています。

沖山：現場からあがってきた困りごとを伝えると、中村先生がすぐにコドモンのヘルプセンターで調べて解決してくれるんですよ。もうコドモン側の開発担当者なんじゃないかなと思うくらい頼りになる（笑）。

―現場の先生方のニーズにあわせて、さくら学園仕様にどんどん進化させているのですね。

中村：私は縁あって20数年ここの園に勤めていますので、10年程前にICT導入を試みるも、断念した記憶が残っているんですね。当時はWi-Fi環境の問題や職員が馴染めなかったなどの理由で断念せざるを得ませんでしたが、今回は同じことの繰り返しにならないように、という気持ちが強くあります。ICTってひとつでもつまずくと、全部が億劫になってしまう人が多いんです。だから先生方にストレスを感じさせないように、困りごとの声にはすぐさま対応するように努めています。それにICTは一度慣れてしまえば、あとはずっとラクになることがわかっていましたから。

永沼：園児の健康診断のデータ化や、職員の自己評価シートまでつくってくれましたからね。本当に感謝しています。

（職員の希望を受けて、中村先生が仕様を変更した帳票のひな型）

空いた時間を保育の充実にあてられるように

―請求管理に関しては、新たにコドモンの口座振替代行の利用もスタートしたそうですね。

福田：昨年11月から保護者の方々にアプリ上での口座登録をお願いして、12月からは口座振替代行に移行しました。移行のお知らせは紙とアプリの両方で行い、暗証番号がロックされたなどの諸事情でアプリの手続きができなかった数名のみ、初回は紙での申請と現金回収という形になりましたが、スタートとしてはおおむね順調です。なによりも延長料金の自動計算、それから請求書のデジタル発行ができるようになったことで、事務作業が大幅に軽減されて本当に助かっています。

永沼：アプリ上で口座登録が完了するので、保護者の方からも好評です。保護者とのコミュニケーションという意味では、教室前のホワイトボードに手書きしていた内容を、今週からコドモンでの一斉配信に切り替える新たな試みもちょうど始まったところです。

沖山：これまではクラスごとの様子をホワイトボードに手書きしていたのですが、今月からはコドモンの「お知らせ一斉配信」に完全移行しました。まずは1クラスで試してみてトラブルもなかったので、今週からは全クラス、週に2回ずつの配信を予定しています。なぜここをデジタル化に踏み切ったかというと、保護者のみなさんはお迎えのときにホワイトボードの伝達事項をスマホでパシャッと撮影して、それをご自宅で確かめているようなんですね。

永沼：帰宅した保護者から「今日のホワイトボードに書いてあった内容を教えてもらえますか？」という電話がくることもこれまでは多々ありましたね。

沖山：でも、帰宅後にどうせスマホを見て確かめるのであれば、最初からアプリでその内容を配信したほうが確実ですよね。その日のお迎えには来ていない保護者との情報共有も簡単になります。

福田：保護者の方が頻繁にアプリをチェックする習慣がつく、という意味でもありがたいです。園からのお知らせもより確実に届くようになれば、園と保護者、お互いがよい関係性を築くきっかけにもつながっていきますから。

―ICT活用を進めていくにあたって、コドモンが保育現場を直接訪問して、導入と定着をサポートする「巡回支援研修」はいかがでしたか？

沖山：書類作成に関しては「必要なものを、必要なだけやればいいんだ」と気づけたことが一番大きな気づきでした。これまでは「監査のためにあれもこれも用意しないと」という焦りが強かったのですが、そうではなく、必要なものとそうでないものをきちんと仕分けて、必要な書類だけを用意すればいいんだ、と教えてもらったおかげで迷いが消えて、午睡の時間内に書類仕事を済ませられるようになりましたね。残業や持ち帰り仕事もなくなりましたし、空いた時間を打ち合わせや次の保育の準備に時間を割けるようになったのが嬉しい。現場の先生方も、「本来やりたかった保育にしっかりと向き合えるようになりました」と力いっぱい喜んでいます。

中村：普段の業務に余裕が生まれましたよね。そんな私たちの変化を見て、今回のプロジェクトには参加していなかった一時預かりの担当者からも、「私たちもICT化でラクになりたいです」という相談があったんですよ。一時預かりは毎日違う子が来ますから、記録の手続きも煩雑なんですね。その作業が少しでもラクになればと、オリジナルの週日案のフォーマットを新たにつくって共有したところすごく喜んでもらえました。「これが当たり前だ」と思っていたことも、誰かが声を上げれば変わっていける。今回の保育ICTラボ事業による改革のおかげで、そう気づけたことも園全体にいい影響を及ぼしているように思います。

（午睡中の様子。クラスに1台あるiPadを使うことで、午睡中も作業がしやすく）

成功の鍵はチームの熱量とトップの決断力

―保育ICT導入からの約6か月間を振り返ってみると、とてもよい変化があったことが伝わってきます。成功の要因はどこにあると思われますか。

横島：職員同士で教え合える関係性が生まれたこと、それから巡回支援研修でアドバイスされた「一気に進めなくてもいいんです。少しずつやっていきましょう」という言葉に励まされました。最初はデバイスの「電源ってどう入れるの？」から教わるレベルだった先生たちも、今ではお互いに便利な使い方を教えあうようになりました。それに、できるようになることが増えると、どんどん便利におもしろくなっていく。そんなよい循環が生まれた半年間でした。

福田：保育ICTラボ事業というレールにうまく乗ることができたかな、という実感がありますね。始める前は不安がたくさんありましたが、いざ導入してみると、わからないことや失敗も安心して相談できる環境があったことがよかったように思います。一方で、私は事務担当ですが、紙の書類のすべてを否定するわけではありません。バックアップとして紙が必要な場面は今後も必ずありますし、そこはデジタルの便利さとうまく使い分けていきたいですね。

中村：現場の先生方の「変えたい」という熱量の高さも大きかったと思います。ICT導入担当の私としては、ちょっとした不満や大変さを抱えながらも長年頑張ってきた先生たちの思いに、今回の保育ICTラボ事業を通じてようやく応えることができたことが本当に嬉しいですね。

沖山：中村先生の細やかでスピーディーな対応も大きかったですが、成功した要因をもうひとつ挙げるならば、やはり思い切って環境を整備してくださった園長先生の決断力です。「やりましょう」と宣言した直後にタブレットを一気にドーンと23台購入して、Wi-Fi環境もしっかり整えてくれた。そのフットワークの軽さと対応の速さが、私たちを後押ししてくれました。

永沼：最近は採用面接を行うと、「ICT化がどこまで進んでいるか」を勤務する際の基準にしている人も見かけるようになりました。園長先生の中には、ICT導入に消極的な方もいらっしゃいます。その園で働いている先生方も同じようにICTは不要だと思っているかというと、実はそうではなくて、書類作成や持ち帰りの仕事に悩まされていたりすると思います。私は園長の役割は、職員が本来の保育に専念できる環境を用意することだと思っています。それが巡り巡って、子どもたちの幸せにつながっていくはずですから。今後も現場の職員一人ひとりの気持ちを汲み取ることを大切にしていくつもりです。

■さくら学園保育園
事業種別：認可保育所
定員：380名
所在地：茨城県つくば市上野1302

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