学童向けアプリでできること～入退室管理から請求管理まで運営に役立つ機能と活用事例～

学童保育の利用者数は146万5,124人（2024年5月現在）*と過去最多となりました。共働き世帯が増え、学童保育は社会に欠かせない存在となっています。
しかし、学童の現場では新しい課題も生まれています。保護者の働き方が多様化しており、学童の利用時間や日数も家庭によってさまざまです。また、2024年4月からは安全計画の策定が義務化されたこともあり、学童保育の現場では、これまで以上に多くの役割が求められています。

こうした課題を解決する助けになるのが、学童向けのデジタルツールです。現場ではスマートフォンやタブレットで利用できるため「アプリ」と呼ばれることもあれば、「ICT」と呼ばれることもあります。機能の面でも、入退室の記録管理や保護者への連絡に特化したシンプルなツールから、請求管理や職員シフト作成まで含め、学童運営全体を支える総合的なシステムまで、多様なタイプが存在します。

この記事では、「学童向けアプリ」を広く「学童ICT」と呼び、その導入メリットや選び方を解説します。

*：全国学童保育連絡協議会調べ

学童向けアプリ(学童ICT)で省力化できる業務の例

学童ICTは、学童保育のさまざまな業務を支援するツール・システムです。入退室管理や保護者連絡、請求管理など多様な機能を持つものがあり、学童運営の省力化とサービス向上に役立っています。
学童ICTを導入することで以下の効果が期待できます。

• 手作業の記録ミス・伝達漏れを減らせる
• 職員の事務作業時間が大幅に短くなる
• 保護者とリアルタイムで情報を共有できる
• 法令を守った安全で安心な施設運営ができる

では、具体的にどのような機能や効果があるのか見ていきましょう。

入退室管理

児童の入退室時間をICカードや2次元バーコード、タッチパネルで正確に記録し、入室時間・退室時間を保護者のアプリへ通知します。
また、保護者からの利用申請をもとに出席簿（出欠管理）を自動作成したり、入退室の予定時刻を過ぎても打刻がない場合に、注意をうながす機能を持つシステムもあります。こうした機能によって、職員の事務作業を減らし、児童の入退室に関わる事故防止や保護者の安心につながります。

保護者とのコミュニケーション

欠席などの連絡は、スマートフォンのアプリで行うことができます。保護者は時間を気にせずに学童へ欠席の連絡ができ、職員はどの教室にいても欠席情報を確認できます。また、行事の予定やお知らせは一斉配信ですべての保護者に効率的に伝えられ、必要な情報をタイムリーに届けられます。連絡の行き違いや伝え漏れを防ぎ、保護者の満足度アップや施設への信頼関係の構築につながります。

職員のシフト管理

施設長・事務職員の負担となりがちな職員のシフト管理を省力化。適正な人員配置で法定基準を守りつつ、職員の働きやすさも向上します。

請求・集金管理

入退室のデータと連動して、利用料を自動で計算します。施設ごとの料金ルールを反映し、児童ごとに延長料金が発生する時間を自動で判定。請求書も自動で作成できるので、ミスや請求もれを防ぎ、財務管理の適正化にも役立ちます。
また、用品販売など一時的な集金についてはキャッシュレスでの集金ができるシステムも増えています。請求書の発行や現金のやりとりがなくなり、職員の負担も大幅に軽減します。

学童向けアプリ(学童ICT)導入施設の声

学童ICTを実際に導入した施設からは、操作性の良さや業務の省力化、保護者との連絡改善など、日々の運営に直結するメリットの声が多く聞かれます。ここでは、コドモンのICTサービスを活用している施設の声を紹介します。

導入事例1：長野市役所（長野県長野市）

安全管理の意識レベルや体制を全体的にボトムアップできたと感じています。また、時間帯別の利用実績が即座に把握できるようになり、より子どもの安全を守る体制が強まりました。
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導入事例2：町田市中央学童保育クラブ（東京都町田市）

特に便利なのが連絡機能で、保護者の方のご都合のよいタイミングでメッセージや電話の折り返しがあったりして、双方の負担を軽減できるのがいいですね。
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導入事例3：学童保育ひかりキッズクラブ（岡山県岡山市）

誰が今日学童を利用するのか、しないのかについてもコドモンでちゃんと把握ができるので、正しい情報を見ながら動けるというのが学童の職員にとっても安心で、ものすごく助かっています。
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このような効果を得るには、目的と実情に合わせた適切なツール選定が必要です。

続いて、学童ICT導入を検討する際に押さえておきたいポイントについて見ていきましょう。

学童向けアプリ(ICT)導入を成功させるための検討ポイント

学童ICTの導入を検討する際には、まず自施設に必要な機能や条件を整理し、それに合ったシステムを選ぶことが重要です。

1. 導入目的と機能の一致

自施設の課題と、導入するツールの機能がマッチするかを見極めることが重要です。たとえば、入退室の記録をデジタル化したい場合は、単機能ツールで十分かもしれません。しかしその場合、業務ごとに別システムの導入や管理が必要になる場合があります。一方、総合型ICTであれば、入退室情報を保護者連絡や請求管理などにも活用でき、業務全体のスムーズな連携と省力化が図れる場合もあります。

2. 使いやすい操作性

せっかくのアプリも、使いにくいと活用・定着が進まず、課題解決に至らないことがあります。日常的にアプリを活用する職員や保護者の視点で使いやすさを検証してみましょう。直感的でシンプルな操作性で、多くの施設での導入実績があるかを確認しましょう。

3. 導入後のサポート体制

導入後はスムーズに運用を開始できるよう、職員向けの操作研修やマニュアルが用意されていると安心です。また、日々の運用中に操作方法の不明点やトラブルがあっても、電話やメール、チャットなどですぐに相談できる体制があれば、業務を止めることなく対応できます。
さらに、定期的に機能改善やアップデートが実施され、使いやすさが保たれることも重要です。このように「導入」「日常運用」「継続的改善」の3つの視点でサポートが整っているか確認しておきましょう。

4. 料金体系

学童ICTの利用料は、利用者数に応じて変わる場合や、施設単位で一定の料金が設定されている場合などがあります。施設の規模に合ったプランを選びましょう。初期費用の有無、基本プランとオプション料金の違いも事前に確認しましょう。

5.補助金・助成金の活用

学童ICTの導入には、自治体や国の補助金・助成金が利用できる場合があります。たとえば、ICT環境整備のための補助金や、働き方改革推進のための助成制度などです。年度によって対象や上限額が変わるため、最新情報を確認しましょう。
システムを検討する際は、補助金活用の実績が豊富な事業者に相談すると安心です。

まとめ

共働き家庭が増え、学童保育の利用者もまた増えています。さらに、社会の安全意識の高まりや保護者の多様な働き方に応えるため、学童施設にはより幅広い役割が求められています。こうした背景から、デジタルツールはもはや「導入するかどうかを選ぶ段階」ではなく、「どのように取り入れていくかを考える段階」といえるでしょう。

学童向けアプリ(ICT)には、保護者連絡、出欠管理、請求管理など、さまざまな機能があります。料金形態や対応範囲もツールごとに異なるため、「安さ」や「機能の数」だけで選ぶのではなく、自施設の運営方針や目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。

学童向けアプリ(ICT)の活用で、現場の負担を軽減しながら、子どもたちのよりよい環境づくりを目指してみませんか。

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