有限会社ボンサンス　第二あおば南草津保育園、第三あおば草津保育園「突然のシステム終了も、「引っ越し応援プラン」でスムーズにICTを切り替え。できることも増えました」

突然のシステム終了も、「引っ越し応援プラン」でスムーズにICTを切り替え。できることも増えました

有限会社ボンサンス　第二あおば南草津保育園、第三あおば草津保育園（滋賀県草津市）

この事例の要約

以前使っていたICTシステムがサービス提供を終了。検討期間を経て3園同時にコドモンに切り替え
切り替え時に重視したポイントは、「費用」「保育者の使いやすさ」移行のスムーズさ」
「引っ越し応援プラン」を活用したことで、ゆっくり段階的にシステム移行ができた
コドモン導入とあわせて、紙の連絡帳をICT化。忘れ物や確認時間が減り保護者からも好評
コドモン上でシフトが管理できるようになり、誰がいつ勤務しているか本部も把握しやすくなった

以前使っていた保育ICTシステムが終了することになり、保育・教育施設向けICTシステム「コドモン」を導入された有限会社ボンサンス。滋賀県草津市で、3つの小規模認可保育園を運営している同社は「引っ越し応援プラン」を活用して「コドモン」を導入。これまで紙ベースでの連絡帳やシフト表の管理に課題を感じていましたが、保育ICTシステムを切り替えたことで業務省力化につながっているそうです。本部の田中さま、第二あおば南草津保育園の施設長の山田先生、第三あおば草津保育園の生水先生に、導入経緯や現場の反応、サービス切り替え後の変化について詳しくおうかがいしました。

時間をかけて、じっくり検討。保育者にとって使いやすいシステムを

お使いの保育ICTシステムの終了を聞いたときの状況とそこからの検討について、当時のことを教えてください。

田中さま：正直心配でした。前の会社から次のシステムへの案内はあったのですが、切り替えたあとで、うまく使いこなせるか不安が大きかったです。

検討は2024年夏前から始め、複数の会社のシステムを比較しました。保育者にとってどの保育ICTシステムが使いやすいかを判断するのは難しく、不安もあったため、検討期間が長くなったと思います。

比較するうえで重視したのは、「費用面」「保育者が楽に使いこなせるかどうか」「移行のスムーズさ」でした。以前のサービスのときは、すべてをICT化していたわけではなく、連絡帳など手書き業務もまだ多く残っていました。これからは、連絡帳や監査までICT化したいと考えたうえで、選んだのがコドモンでした。

山田先生：紙の連絡帳だと持参し忘れる保護者の方もいて、コピーして書いてもらう手間もありました。コドモンで連絡帳もICT化することで、業務がスムーズになるのではという期待と、保護者・職員にわかりやすく伝えられるかどうか、みんなが新しいやり方に慣れてくれるのか不安もありました。

他になにかコドモンを選んだポイントなどはありましたか？

田中さま：知り合いの方がコドモンの保護者アプリを使われていて、実際の画面を見せてもらい、使いやすそうだと感じました。また、私たちのような小規模園を複数運営している法人で使われていたことも大きな決め手になりました。

最初は不安な声も。少しずつ慣れてもらい、いまでは使えるように

コドモン導入後の保護者や職員の反応はいかがでしたか？

生水先生：紙で連絡帳を書いていたときは、保護者の連絡帳の持参忘れや記入漏れがあり、こちらから電話で連絡することが多くありました。コドモンに切り替えてからは、入力忘れがあっても後から入力が可能になったので、お互い時間を気にせずに済み、保護者からも好評です。

田中さま：パソコンやスマホ操作に不慣れな保育者からは「私たちにできるのか」という不安の声もありました。ですが、引っ越し応援プランの移行期間を活用し少しずつ慣れていったことで、今では多くの職員が入力や操作を行えるようになり、「やってみたら意外と問題なくできた」という声も聞かれるようになりました。

生水先生：私もスマートフォンなど新しい方法へ切り替える際に、保護者や職員に理解してもらえるか、スムーズに移行できるか導入前は心配もありましたが、結果的にスムーズに移行できました。
保護者の中にも機械が苦手な方にはご不安もあったかと思います。なかには、第二子の出産が間近にせまった保護者の方で、おばあさまが代理で連絡帳を書いたり、お迎えにいらしたりするケースもあり、そういった方からは、最初は「スマホからでないとだめですか？」というお声もありました。でも、丁寧に説明し、必要に応じて紙面での対応も行いながら、徐々にシステムに慣れていただき、いまではおばあさまにもコドモンを活用していただいています。

導入前には不安もあったとのことですが、進めるにあたって気を付けたことなどはありますか？

田中さま：職員に対しては、2〜3か月の移行期間を設けて、連絡帳やシフト管理、アンケート機能など必要な部分だけをまずは試してもらいました。コドモンの「引っ越し応援プラン」を使ったことで、うまくいかない部分は後回しにするという方針で、時間をかけて慣れることができました。いまもまだ完全に使いこなせているわけではありませんが、少しずつ新しいことを進めている状態です。コドモンにはたくさんの機能があるので、応援プランの契約期間中にいろいろと試しています。その中で、自園に合いそうなことはその後も取り入れ、必要ないと思った機能は使わないつもりでいます。おかげさまで納得しながら余裕を持って進めています。

生水先生：保護者にも、利用開始の1か月以上前にコドモンに切り替えること、連絡帳が紙媒体ではなくなることを説明しました。進級児の保護者には紙媒体とコドモンの連絡帳の両方を使用する練習の機会を設けたので、4月から本格的に切り替わっても大きな問題はなく運用できたと思います。

誰がいつ勤務しているかが一目でわかるようになった

他に業務の変化はありましたか？

田中さま：以前はExcelでシフトを作成し紙で各園に掲示していたので、本部ではいつ誰がどの園に勤務しているかがわかりませんでした。いまは、コドモン上でシフト管理をしているので、誰がいるか・いないかが一目でわかるようになったのが大きな利点です。特に週数日しか勤務しない職員への連絡が非常にスムーズになりました。また、市への提出が必要な関係で、職員それぞれの勤務時間を管理しなければならないのですが、システム上で時間を確認できるので、事務手続きが楽になりました。

生水先生：いままでは行事の出欠や保護者へのアンケートを職員が手作業で集計していたのでかなり手間がかかっていました。コドモンの「アンケート機能」を使い始めたことで、全員の回答結果が一覧で出て、一目で結果の数値がわかるので、集計の業務が減ったのは大きな変化です。

たとえば、雨の日の活動前の「長靴や雨具をお持ちですか？」といった細かな質問から、日々の保育に対する思いまでアンケート機能を使って確認しています。以前は、都度紙に書いて提出してもらわないといけないので気軽にアンケートをとることができず、口頭で確認することも多かったのですが、いまでは気軽にアンケートを送れるようになり、保護者とコミュニケーションがよりとりやすくなりました。

山田先生：アンケートを送付したらすぐに回答してくださる方もいて、リアルタイムなやり取りができていると感じます。以前は、園からのおしらせも紙での配布がほとんどだったので、毎回コピーしないといけなかったり、休まれた方に渡し忘れてしまったりもあったのですが、コドモンで一斉配信や予約配信ができるようになったので、連絡漏れを防げるようになりました。

連絡帳についても、コドモンを入れたことで確認の手間が大幅に減りました。朝の時点で連絡がない方も、少し遅れて記入してくださることがほとんどなので、こちらから電話で確認をしなくてもよくなりました。保護者の方もその点は助かっているのではないかと思います。

「引っ越し応援プラン」を利用してみての感想を教えてください。

田中さま：ゆっくり段階的に移行できたので助かりました。コドモンはいろいろな機能があって、各園で使用するものを選べるのが、すごくいいところだと思います。まだ導入するかどうか検討中の機能もありますが、少しずつ時間があるときに試しています。

生水先生：不安や困ったことが出てきても、コドモンには電話対応があり、丁寧かつ迅速に対応してくれるので、すぐに解決できています。

山田先生：そうですね。使用前に心配ごとがあっても、丁寧にサポートしてくれるので、不安を解消することができました。

田中さま：「いつ頃までにこれをして、この頃までにこれを終わらせる」といった導入スケジュールも細かく組んでもらえたので、迷うことなく進められました。自分たちでスケジュールを決めても、ずるずると後ろ倒れてしまったり、いつまでになにをしたらいいか、よく分からなかったりするので、期限を決めてスケジュールを組んでいただいたのはすごく助かりました。スケジュールを決めるだけではなく、都度電話でフォローもしていただけたので、とても安心感がありました。不安があっても、まずは相談してみることをおすすめします。