以前から職員同士の連絡に有料の業務チャットツールを導入していた「桃ヶ丘保育園」。コスト面やアカウント管理の課題を感じ、チャットツールを「せんせいトーク」へと切り替えました。「せんせいトーク」を使い始めてからの変化や、具体的な活用方法について、園長の中曽根先生にお話をうかがいました。

個人情報流出の懸念から導入した有料チャットツール。しかし月額のコストと利用開始までの手間が課題に

以前から有料の業務用チャットツールを導入されていたとうかがいました。チャットツールを導入したきっかけを教えてください。

もともとは、職員が個人で使っているプライベート用のチャットツールでグループをつくって連絡を取り合っていました。 なので、園としては個人情報の流出などが心配でしたね。 プライベートのチャットツールとは切り分けをしなければならないという危機感があり、業務用チャットツールの導入を決めました。

チャットツールを使っていく中で、何か課題などはありましたか？

正規職員は有料版、パート職員は無料版で運用していたのですが、月額で2万円近いコストがかかっていて、これが一番課題に感じていました。

それから、新規職員用にアカウントをつくるときにつまずくことも多くて。法人の詳細情報など、パート職員が把握しきれていない情報も登録が必要なので「登録しておいてください」と言うだけだと「ここがわからないんですが」と止まってしまう。 そこはちょっと面倒だったかなと思いますね。

また、無料版だと結構制限があるんですよね。 履歴を見られるのが3か月ぐらいまでだったり……。 半年ぐらい前の内容について見てもらおうと思っても、さかのぼれないので不便でした。

チャットツールの利用料がゼロに。登録も簡単で、思った以上にスムーズに移行できました

せんせいトークに乗り換えてよかった点はなんでしょうか？

（コドモン導入済みの施設は）せんせいトークが追加料金なく使えると知り、すぐに導入を決めました。 月額でかかっている費用を早くなくしたいという思いがあったからです。

せんせいトークに切り替えて、アカウントの開設がラクになったなと思います。 以前のツールと違って、園側で登録してしまえば職員アカウントができますから。あとは職員にログインしてもらえばいいだけなので、説明はしやすくなりましたね。

導入はスムーズに進みましたか？

以前から業務チャットツールを利用していたこともあり、特に違和感なく移行できました。職員もチャットツールを使い慣れていたということもありますが、マニュアルなどを特に読まなくても何も困らずに導入できたというのは、非常に素晴らしいことだと感じています。

パート職員も、以前のツールの無料版で感じていた「前のデータをさかのぼれない」という不便さが解消されたと言っています。 せんせいトークは過去5年ぐらいはデータを見られると聞いたので、その点がよかったなと思います。

「ケガ報告」「休暇メモ」など目的別にグループをつくり、必要な情報へすぐにアクセスできる環境に

せんせいトークはどのように活用されていますか？

個別のトークに加え、職員全体のグループ、リーダーと事務員のみのグループ、出席確認、ケガ報告など、用途に応じて細かくグループを分けて活用しています。

例えば「ケガ報告」のグループは、 ケガがあったその日のうちに、どんなことがあって、どのように対応したかを全部書いて、次の日の早番の先生たちに伝えます。 そうすることで「昨日の夕方ケガをしてしまったようですが、大丈夫ですか？」と保護者に声かけができるんです。
あとは「休暇メモ」のグループもありますね。有給休暇などの連絡はここに全部集約して、事務の職員が共有のカレンダーに打ち込んでいく形にしています。

たくさんのグループがありますが、どのようにつくられていったのですか？

もともとチャットツールを使っていたときから細かくグループ分けしてあったので、そのまま引っ越しただけなんです。 多分、はじめは「正規」「パート」「全体」ぐらいのグループで運用していたと思います。 でも、いろんな話が混ざってしまったので、まず行事ごとに分けて。「意外と分かれていると見やすいな」というところから、テーマごとにグループを増やしていきました。

せんせいトークは「ないと仕事にならない必需品」のひとつ。今後の機能追加にも期待

せんせいトークの機能面でのご要望はありますか？

トーク内のキーワード検索機能がほしいと思っていました。ただ、先ほどその機能がすでにあるとうかがって、「素晴らしいです！」と思わず声が出てしまいました。
あとは、系列の園同士で連携することもあるので、園外の人とも連絡ができるようになると便利だなと思っています。

そう言っていただけて嬉しいです。他の園との連絡機能についても追加の予定ですので、ぜひお待ちいただければと思います！最後に、せんせいトークの導入を検討している施設の方に向けてメッセージをいただけますか？

うちの園だと、どの職員に聞いても、「ICTコドモンやせんせいトーク（チャットツール）がないと仕事ができない」と答えると思います。 うちはもともとコドモンを使っていたので追加費用なしで導入できましたし、コドモンを使っていない施設でもこのチャット機能が3300円（税込）から使えるんだったら、安いぞっていうことは言いたいですね。

あとは、プライベートチャットツールなどに比べて、個人情報の流出などの心配がなくなるので、その点に関してもすごくいいんじゃないのかなと思います。

ありがとうございます。せんせいトークが業務に欠かせないものになっていることがとてもよくわかりました。本日は貴重なお話、ありがとうございました。

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■施設情報
施設名：桃ヶ丘保育園
住所：〒370-0883　群馬県高崎市剣崎町409-3

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