以前使っていた保育ICTサービスが突然終了することになった、すみれ幼稚園。どのサービスが最適か改めて比較検討し、最終的にコドモンへ移行されました。移行までの懸案事項や新たなサービス選定の課題、移行の手続き、そして現在の園の様子について、教頭の福田先生にお話をうかがいました。

やっと慣れてきた頃に突然届いた保育ICTサービスの終了通知

コドモンへ移行される前の状況をお聞かせください。

以前の保育ICTサービスを導入してから1年半くらい経った2024年末に、サービス事業者から「サービスを終了します」という通知が届きました。保護者の方もやっとアプリの使い方がわかってきたところで、職員もだんだんと使い方に慣れてきて、これからもう少し色々な機能を活用しようと思っていた矢先でした。正直、本当にがっくりきましたね。

移行しなければいけないとわかって、どんなことを考えられましたか？

職員も保護者も操作に慣れてきていたので、「また一から覚え直しだろうか」「業務に支障が出るのでは」と不安になりました。移行までには1年の猶予があるとはいえ、その後のサービス提供はないということでしたので、いつ別のサービスに切り替えるかをまず考えました。新年度の4月からが職員も保護者もよいだろうということで、急いで新しいアプリを探し始めました。

再検討で重視したのは長く使える「操作性」「サポートの手厚さ」「導入実績」

どのような観点で代替の保育ICTサービスを検討しましたか？

実は前のサービスに決める前にも、さまざまな保育ICTサービスを10数個検討したことがあるんです。その際、絞った3〜4個の候補の中にコドモンも入っていました。当時もコドモンの説明を受けたのですが、その際は金額面とサービス内容を考慮して前のサービスを選択しました。

今回、そのサービスが終了するということになって、次にまたサービスが停止するようなことがあると困るので、園長と「もう失敗はできないよね」という話になりました。新その上で、ネットで検索すればすぐに出てくるコドモンは保護者にも安心感があるだろうということになりました。

最終的にコドモンにされた決め手はどのようなところでしたか？

コドモンはサービス項目が多いということが決め手でした。導入後に「こういうことできないかな」と思ったときに、できないことがあると困ると思いました。金額的には同程度の見積もりをいただいた別のサービスもあったのですが、操作性やサポートの手厚さ、導入実績といった点を重視して決めさせていただきました。

マニュアルがわかりやすく、移行は思ったよりもスムーズ

保育ICTサービスの移行は、どんなスケジュールで進めましたか？

サービス終了の連絡が年末にあり、新年度にサービスを切り替えることを決めたのは1月末でした。4月に切り替えるには急がなければいけない状況でしたので、2月にはコドモンと具体的な話をしました。その後は2月中旬に保護者に移行することを連絡し、3月中旬には保護者へアプリに入るための案内をしました。

コドモンへの移行について、不安やわからないことはなかったですか？

システム導入のスターターキットを送っていただいたり、アプリの操作案内も非常にわかりやすかったので、大きな不安はありませんでした。園内ルールの例や案内のサンプル文面なども用意されていて、活用させていただきました。私自身が若い頃からパソコンなどの機器が好きだったこともあって、作業自体は苦ではありませんでした。コドモンのマニュアルがよくできているなと思いながら進めていました。

保護者の方々の反応はいかがでしたか？

システム変更については「またですか」という反応が何人かからありましたが、それは想定内でした。前のサービスが終了することを伝えたので、しょうがないという感じで批判などはありませんでしたね。

職員の方々の反応はどうでしたか？

皆さん、苦笑していましたね。ただ、保育ICTサービスのことについては私が一手に担当していたので、何かあったら教頭がやってくれるだろうという感じだったと思います。

新たに始めた給食管理機能や「せんせいトーク」でコミュニケーションが改善

コドモンへの切り替え後は混乱などはなかったですか？

保護者の方は保護者の方でアプリ内のヘルプを見て対応してくれました。職員もどこに何が書いてあるのかを各自が探りながら使い始めました。当初はデイリーボードに保護者が家庭の様子を書いてくれていることを、職員の側が知らなかったということもありましたね。保護者から電話をもらって、初めて気づきました。失敗はそれくらいで、保護者も職員も利用するうちに自然と使い方を覚えてくれました。

保育ICTサービスによって園内の業務は改善されましたか？

まず、朝の電話連絡がなくなったのが大きかったです。朝は電話を受ける当番を置いているのですが、今後はどうしようかなと思っています。また、園からの紙の配布プリントはほぼなくなりました。未満児の保護者さんは排便や午睡、身体情報などがアプリで確認できるので、安心感を得られているようです。

コドモンに移行してから新たに使い始めたサービスはありますか？

給食管理機能はコドモンになってから使い始めました。自前の献立と写真をアップしていて、保護者から喜ばれています。献立表は別でも配信しているのですが、コドモンのアプリ内の献立表の方が見やすいと保護者から言われました。
料金徴収はまだ利用していないのですが、これから使ってみたいと思っています。
「せんせいトーク」も使い始めています。「せんせいトーク」は資料も添付できるので便利ですね。今後は職員間の資料配布もペーパーレス化できそうだなと思っています。まだ全員の職員が参加してくれていないので、できるだけ参加してほしくて皆さんにお勧めしているところです。
それから、研修（コドモンカレッジ）の案内が届くのがいいですね。これまでは地元の連合会からしか保育士への研修会の案内がなかったので。これだけ研修があると、保育士さんも時間があるときにやってみてもらえるんじゃないかと思います。

自園に合ったコドモンの使い方を見つけて、活用していきたい

今後はどのように活用されていく予定ですか？

今年中は引っ越し応援プランでさまざまなサービスのお試し期間にしたいと思っています。給食管理や保育記録、園内連絡の学年別の運用など、実際に利用してみて園に合うサービスを見つけていきたいですね。

前のサービスの終了からコドモン移行を振り返ってみて、改めていかがですか？

サービスの終了は驚きましたが、コドモンの案内やマニュアルが非常に整備されていたので、コドモンへのサービス移行自体に困ったということはありませんでした。ヘルプや詳細を読んで理解できたので、移行にあたってコドモンには数回しか電話をしていません。乗り換えしてから4か月くらいですが、すでに前のサービスがどうであったか思い出せないほどです。コドモンには無料で受講できる「コドモンカレッジ」があるので、職員個々人のスキルアップも期待したいと思っています。

前のサービス終了からコドモン移行の心境や過程がとてもよく理解できました。貴重なお話、どうもありがとうございました。

■施設情報
施設名：すみれ幼稚園
住所：〒847-0824　佐賀県唐津市神田1790-2

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