姉妹園全園でコドモンのほぼすべての機能を活用されている(株)granpockeの保育園。コドモンを使うことで、保護者に「伝わる」コミュニケーションが可能になり、職員のプロ意識・スキルも高まったそうです。パソコンやタブレットの操作に不安がある職員もいたなかで、いかにして活用を深めたのでしょうか。sansui保育園を立ち上げた(株)granpocke取締役の園子先生、統括マネージャーのまちこ先生、そして西宮山水保育園と甲東山水保育園の主任・副主任の6名にお集まりいただき、お話をうかがいました。

別システムを活かせなかった反省を活かして、職員全員が使いこなせる体制を構築

コドモン導入を検討された背景について教えてください。

園子先生：きっかけは事務作業の省力化をしたいと考えたことです。実は、コドモン導入以前も別のシステムを入れていたのですが、活かしきれずほぼアナログのままでした。
事務作業で特に大きな課題を感じていたのはシフトと保育料請求、帳票の手書き文化です。
シフトはExcelで作っていたのですが、関数が崩れてエラーになれば修正に何時間もかかっていましたし、保育料は集金袋を使って現金を集めていて、金額が合わないこともありましたね。

まちこ先生：「口座振替代行サービス」は、コドモンを導入してすぐに取り入れましたね！
コドモンを選んだ決め手は、「コドモンは園内連絡の機能が便利だ」と聞いたことでした。それまではノートに手書きで連絡事項を書いて、職員全員で読んでいたので、直感的にノートのかわりにもなり便利そう！と感じました。

事務作業の省力化だけでなく、職員同士のコミュニケーションの面でも効果的に使えそうだと感じていただけたのですね。

園子先生：さらに現場の先生からは、連絡帳や日誌などの帳票の手書きが負担だという声も聞いていましたし、持ち帰って家で作業できてしまう点も問題だと感じていました。ICT化すれば作業にはデバイスが必要になりますから、職員の働き方の面でもよさそうだと思いました。
しかし、「導入するだけでは意味がない」ということは前のシステムで感じていました。使いこなせないと逆に手間が増えることすらあります。ですので、コドモンを導入するときは、会社として職員一人ひとりが活用できるように取り入れられるかという点をすごく考えました。

まちこ先生：全員が活用できる状態をつくるには、デバイスの充実が不可欠です。まずは数を揃え、その上でなにか困ったことがあった際の対応として、アカウントの管理表や仕組みづくりをしました。職員のなかにはPCやタブレットの操作が苦手な先生もいますから、安心して使えるように。

園子先生：労務や出退勤の報告、シフトなどは、コドモンに合わせてそれまでのやり方からかなり大きく、仕組みから変えていきました。思い描いている成果が出るように、ひとつずつ整理していきました。

「園だより」もスマートフォンにあわせた形式に一新！

現場の先生が関わる部分で大きく変更されたものもあるのでしょうか？

まちこ先生：「園だより」の形式を縦長に変えたことでしょうか。アプリを導入したら保護者の方は、おたよりをスマホで見ることになるので、スマホで見やすい形に工夫しました。
「園だより」というと、A4かB4の用紙に合わせて作成したものを印刷してお配りし、保護者は冷蔵庫に貼って……というイメージがあるかと思います。当園でももともとはA4で作成していましたが、コドモン導入と同時に「スマホで見やすい形」に変え、現在も少しずつバージョンアップしています。

スマホに合わせた園だよりのフォーマット、はじめて拝見しました！

まちこ先生：保護者からも好評ですし、職員のモチベーションも上がり、行政の監査でも「こんなことをやっている園は見たことない！」と絶賛されました。ほかの園にもこのやり方を伝えます、とおっしゃる方もいました。

えみ先生(西宮山水保育園 副主任)：保護者の方からよくうかがうのは、「出先ですぐに予定が確認できるのがいい」ということですね。紙のおたよりをいつも持ち歩くのは現実的ではないですが、スマホはいつも持ち歩きますから。フォーマットに入っているイラストがかわいいというお声もいただいたことがあります。まちこ先生が入れてくださっていたもので、私が用意したものではないんですが、「ですよね～！」と一緒に盛り上がったのも楽しい出来事でした。

このフォーマットはパワーポイントで作られているんですね。えみ先生はもともとパソコンの操作がお得意だったのでしょうか？

えみ先生(西宮山水保育園 副主任)：いえ…私はパソコンが得意ではなかったので、本当に使えるのかは不安でした。ただ、実際に運用がはじまってから困ることはありませんでした。
園だよりはフォーマットが整っていましたし、まちこ先生やパソコンが得意なほかの先生にも教えてもらえました。

えみり先生(甲東山水保育園 副主任)：コメントさえ揃っていれば、30分～1時間もあれば作成できますよね。配信もすぐにできますし、手書きでやっていたときとは大違いです。

えみ先生(西宮山水保育園 副主任)：ですね！ コドモンの操作については、コドモンの研修にも参加させていただきましたし、サポートセンターに電話すればわからないことはすぐ教えてもらえるので、これなら安心して使えると思いました。

まちこ先生：先生たちは、もともと制作するのが好きな人が多く、アイディアも豊富です。パソコンの基本的な使い方さえわかればどんどんすてきに作ってくれるので、使いやすいように形式を整えて、操作をレクチャーする、それだけです。PC操作やITに苦手意識のある先生もいましたが、コドモンの運用により1人ひとりのITスキルはかなり向上しました。導入がいいきっかけになったとありがたく思っています。

「伝わる」コミュニケーションを大切に、伝わるまで伝え続ける

さきほど、「園だより」の配信についての保護者からの声をお聞きしましたが、ほかにも保護者からの反応があれば教えてください。

りか先生(西宮山水保育園 主任)：保育園の生活のなかで、子どもが体調を崩すことがよくあります。熱が高かったら電話してお迎えをお願いしますが、そこまでではないけれど毎日見ているからこそ「なんか違う」と感じるときがあります。そういうときに、保護者にお知らせを個別でお送りしておくと、折り返し電話をくださることもありますし、お迎えのときに病院の予約をとってから来てくださる方もいます。迅速に子どもの様子を共有できるようになり、保護者から「安心です」と言っていただけており、信頼につながっているように思います。

園子先生：連絡帳が紙からコドモンに変わったとき、私は自分の子どもを預けている保護者の立場でもありました。保護者として感じたのは、先生たちがいかに子どものことをよく見てくれているかが「伝わる」ようになったという点です。
紙の連絡帳のときも丁寧に細かく書いてくださっていたのですが、やはりコメントの枠が限られています。コドモンだとスペースの限りなく、また書くのにかかる時間や負担も軽減でき、しっかり伝えられるようになったのだと思います。コドモンを通して、職員の保育者としての強いプロ意識を感じました。その日の子どもの様子をより細かく言葉にすることで、職員のプロとしての想いを表現できることにつながっているんじゃないでしょうか。

まちこ先生：コドモンで保護者に情報を伝える機能は、「お知らせ一斉配信」「連絡帳」「資料室」、場合によっては「アンケート」といろいろありますが、思ったことをただ書いても内容によっては伝わりません。相手に伝わるように、わかりやすく書くことが重要です。結論を先に書いて、そのあとに説明や補足を入れるなど、文章の型についてはレクチャーしています。
また、連絡をとるための便利な手段がさまざまあるからこそ、伝わるまで伝え続けられるのがいいところですね。コドモンは既読がわかるので、大事なお知らせを見ていない保護者にだけ個別配信したり、電話をすることで確実に伝わるまで伝えることができています。

りか先生(西宮山水保育園 主任)：つい先日、保育見学の計画をたて、「アンケート」を作成しました。副主任のえみ先生と確認しあって、これなら大丈夫だろうとまちこ先生に見ていただいたら「相手がどうしたら回答しやすいか」「理解しやすいか」という観点でさらにアドバイスをいただきました。送信したらすぐに反応がきて、伝える内容も大切だけど、伝わる書き方も大事だということを実感しました。
コドモンを使うことでアンケートの配信も回収も短い時間ででき、ツールに助けられていると感じるとともに、だからこそコミュニケーションをより丁寧にできているのだと思いました。

園子先生：「伝わる」には場所やタイミングも重要です。私たちが大切にしてきた「伝えるじゃなくて伝わる」という想いが、コドモンとフィットしたのだと思います。要所要所でコドモンが助けとなり、「伝わった」と感じています。予期せぬうれしい成果ですね。

姉妹園全施設でほぼすべての機能を活用、その秘訣はコミュニケーションの積み重ね

姉妹園3園でほぼすべての機能をご活用いただいています。導入当初から使う機能を全園で統一しようと決められていたのでしょうか？

まちこ先生：全園で統一しようとか、ここまで使おうということは決めていませんでした。職員たちは本当に忙しいですから「絶対にしよう」という無理強いはできません。「1回だけ、無理かもしれへんけど1回だけやってみよ！」と話して、合意を得られたら進めてもらう…その積み重ねです。
やってみると「あ、おもしろい」「うまくいった」という瞬間がある。そうすると、「あれもできるかも」「これもやってみようか」と職員からも提案が生まれてきます。
えみ先生は発信力があり、人の心を動かす力があり、そういう面ではとても頼りにさせてもらっていました。

えみり先生(甲東山水保育園 副主任)：私の所属する甲東山水保育園は去年開園したばかり。西宮の園のICTに詳しい先生が園内研修でコドモンの使い方を教えてくれたところからはじまりました。保護者への配信の仕方や保育ドキュメンテーションの使い方などを聞く機会があり、「あっ、ええやん」と取り入れることで活用が広がっていきました。

しょういち先生(甲東山水保育園 主任)：先にコドモンを使っていた西宮園で、実際に使っている様子を見せてもらうと「こういう使い方をしたいな」「こういう使い方もできそうだな」と、どんどんやりたくなるんですよね。気軽に行き来して、情報を園に持ち帰るスタイルです。

まちこ先生：風通しがよいことが自慢の園です！(笑)

職員のプロ意識、保護者の自信につながる一手が「コドモン」だった

ここまでお使いいただいているので、きっと活用の効果は感じていただけているものと思いますが、本来の目的は達成できていますでしょうか？

園子先生：事務作業の省力化という点では予想通り、達成できています。導入するだけでなく、機能を理解して、人や園にあわせてカスタマイズをしてきました。保護者に伝わるコミュニケーションを実現できたことで、職員のみんなには仕事自体の「楽しさ」をより体感してもらえているんじゃないかと思っています。
業務省力化という目的で導入し、その目的達成を超えて、一人ひとりのプロ意識とスキルを高めることができました。これこそ、保育の質の向上といえると思います。

話は変わりますが、自園に子どもを預けるいち保護者として、スマホで子どもの成長曲線がいつでも見られるのはとても重宝します。
病院で診察を受けてお薬をもらうときは、必ず「今の体重」を聞かれますよね。
熱などで受診して「体重は？」と聞かれたときに「16.8キロです」とすぐに答えられること。すごく些細なことですが、ここでパッと答えられることは「便利」を超えて「親としての自信」にもつながるのではないかと思っています。

より多くの施設に保育者の資質向上や、保護者の自信にもつながるような活用方法をお伝えしていきたいと感じました。この度は、お話をお聞かせいただきありがとうございます。